Табель учета рабочего времени работников: образец заполнения, как правильно вести, кто несет ответственность за ведение, сроки хранения

Компании должны учитывать, какое количество времени фактически отрабатывают все сотрудники предприятия в течение дня или смены. Для этого требуется ведение табеля учета рабочего времени работников. Данный документ составляется по специальной форме.

Каждая компания и ИП должны заполнять эту документацию. Пользоваться для этого надо учетными бланками Т-12 и Т-13, разработанными Госкомстатом. Заполнять табель достаточно просто, но для этого должны учитываться некоторые правила и требования, чтобы отчет был корректным.

От его содержания зависит правильность расчета зарплаты работников предприятия.

Понятие документа

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:

• учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
• контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
• отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
• фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
• обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
• пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
• вносить данные в статистические формы.

Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия.

Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания.

Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.

Нюансы использования документа

В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.

С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.

Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.

Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.

Какие формы являются удобными?

Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.

Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:

• Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
• Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
• 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.

Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.

Кто заполняет табель?

Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров.

Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями.

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. В нем указывается, какой именно сотрудник предприятия ответствен за ведение этого документа.

В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.

Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.

Правила заполнения

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми.

Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии.

На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.

К основным правилам заполнения документа относится следующее:

• изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
• заполняется документ только в одном экземпляре;
• допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
• у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
• подготавливать табель надо в начале нового месяца;
• в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
• указывается дата начала учета;
• в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
• основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
• обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
• столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
• напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
• если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
• сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
• если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.

Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

Нюансы внесения разных сведений

Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:

• допускается увеличивать количество граф;
• вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
• у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
• за совместителями закрепляется два номера;
• указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
• в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
• если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
• указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.

Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

Специфика для бюджетных организаций

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

• в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
• если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
• существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Какие применяются кодовые обозначения?

При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:

• продолжительность дневной смены – Я01;
• ночная работа – Н02;
• деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, – РВ03;
• выполнение сверхурочных заданий – С04;
• отправка специалиста в командировку – К06;
• оформление обязательного оплачиваемого отпуска – ОТ9;
• предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска – ОД10;
• нахождение человека на больничном – Б19;
• оформление временной нетрудоспособности без оплаты – Т20.

Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.

Какие часто совершаются ошибки?

Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:

• указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
• праздники прописываются как рабочие дни;
• в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.

Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.

Как заполняется при сдельной оплате?

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

• оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
• в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
• допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
• в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
• отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Ответственность за ошибки

Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу.

Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается.

При необходимости достаточно просто внести разные изменения.

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб.

При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП.

Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.

Заключение

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.

Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа.

Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности.

На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.

Табель учета рабочего времени: особенности ведения и кто заполняет

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 .

Это быстро и бесплатно!

• Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.
• Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.
• Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.

Выполнять это по единому образцу и нормам делопроизводства позволяет первичная документация для учета.

Унифицированная форма табелей утверждена законом (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.).

Документ позволяет фиксировать все виды занятости и периоды для восстановления сил.

Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.

Учет ведется с момента устройства гражданина на предприятие.

Унифицированная форма позволяет бухгалтерии и кадровому отделу контролировать часы, отработанные либо неотработанные специалистами.

Бланк помогает отслеживать, как выполняется график занятости, т. к. указывается присутствие специалиста, опоздания.

1. Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.
2. Бухгалтерам табель позволяет подтверждать правильность подсчетов объема заработной платы и компенсационных начислений для каждого специалиста.
3. Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.

Кадровые служащие могут отслеживать посещаемость и обосновывать взыскания с сотрудника. Бланки контроля рабочего времени относятся к документации, которая может выдаваться при уходе из предприятия специалисту по его требованию (ст. 84.1 НК РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Понятие трудового времени отражено в ст. 91 ТК РФ. Это часы, в которые сотрудник выполняет работу по контракту и внутренним нормам предприятия.

Включаются и отрезки времени, которые по трудовому кодексу, нормативным правовым актам РФ относятся к рабочему.

Это перерывы на обогрев и передышку, которые положены сотрудникам, действующим на открытом воздухе в холодные периоды года либо работающих в помещениях без обогревателя.

К трудовому времени относится и отдых днем специалистов, занятых погрузочной и разгрузочной деятельностью (ст. 109 ТК РФ).

Не вычитаются из рабочих часов перерывы на кормление ребенка до 1,5 года у занятых женщин (ст. 258 ТК РФ).

При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).

Неполное рабочее время может вводиться обоюдным соглашением работодателя и сотрудника (ст. 93 ТК РФ). Утверждено уменьшение на 1 час длительности предпраздничного трудового дня (ст. 95 ТК РФ).

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табели контроля часов занятости формирует и заполняет уполномоченный специалист отдела кадров.

Нормы делопроизводства не указывают должность сотрудника, поэтому руководитель предприятия имеет право определить для выполнения данного функционала любого специалиста, владеющего навыками ведения документооборота.

Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.

• Без соблюдения юридических формальностей работодатель не имеет права настаивать на исполнении функционала по ведению табеля.
• Для крупных корпораций ответственных за учет рабочих часов специалистов назначают в каждом отделе.
• Работник фиксирует данные в бланке календарный месяц, затем отдает документ на визирование начальнику подразделения.
• После проверки сведений руководитель отдела отдает бланк кадровику.
• Специалист вносит на основании данных табеля исправления в рабочую документацию, визирует бланк и отдает в бухгалтерию.
• В небольших компаниях соблюдения всех этапов не требуется.
• Табельный лист заполняет сотрудник кадрового отдела, по завершении календарного периода передает бумагу бухгалтеру.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

На предприятиях с бюджетным финансированием контроль за трудовым временем осуществляется с помощью формы № 0504421. В бланке встречаются специальные обозначения дней на учебные цели, заместительство в продленной группе и т. д.

1. Порядок ведения схож с оформлением табелей Т-12 и Т-13.
2. Документ формируется в 1 варианте, открывается ведомость за 2-3 дня до учетного периода.
3. Исправления в оформление типового бланка не вносятся.
4. Приняты также 2 формы регистрации сведений.
5. В 1 варианте фиксируются все явки-неявки, во 2 отмечают только нарушения в рабочем графике.

Есть специфика оформления таблицы табеля у бюджетных структур. В шапке документа, кроме названия предприятия, отдела (подразделения), дней ведения, указывается цифрой его вид.

Бланк без правок называют первичным и обозначают вверху таблицы как «0». Последующие исправления отражаются в нумерации документа.

Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.

Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа.

В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т. д.

Как правильно заполнить

Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия.

Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию. Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.

• По образцу заполнения табелей учета рабочего времени страницы 2 и 3 занимают таблицы для информации об отработанных часах на каждого штатного специалиста.
• Данные берутся из личных карточек, обязательно указание табельной нумерации должностных лиц.
• Страница 4 отводится под расчет заработной платы, которая выполняется бухгалтерами.

В бухгалтерию бланк предоставляют в начале 2 половины месяца — для определения аванса. Изменения в периоды отсутствия бланка у кадровика вносятся позже — по сведениям из корректирующего табеля.

При необходимости к документу прикладывают пояснение, обосновывающее исправления и последующий пересчет зарплаты, а также листы больничные, приказы на отпуск и т. д.

Закрывают бланк по окончании месяца. Стоит учесть, что, согласно ст. 136 ТК РФ, начисление зарплаты осуществляется заранее — с 25 числа. На эти даты и приходится подсчет итогов и передача документа в бухгалтерию.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Учетные данные сохраняются согласно порядкам делопроизводства в 2 вариантах: на электроном носителе и в рукописном (распечатанном) виде. Это требуется для контроля и предоставления по требованию сведений о кадрах.

Заполненные бланки отправляют в бухгалтерию либо архив (п. 586 Приказа Минкультуры №558), т. к. данные необходимы для начисления вознаграждений сотрудников.

1. Табели сохраняют до 5 лет.
2. Исключение составляют предприятия с тяжелыми и вредными условиями, на которых положены компенсирующие доплаты.
3. В таких случаях время сохранения документа достигает 75 лет.
4. Требование обусловлено тем, что из организаций с тяжелыми условиями труда работники могут выйти на пенсию раньше срока.

Для получения права требуется необходимое количество обработанных часов (без учета отпускных, больничных). Эти данные и отражаются в табеле.

Трудовой кодекс предоставляет сотрудникам право все время работы либо при уходе из предприятия получать копии бумаг, отражающих их деятельность. Требование относится и к табелю (ст. 62 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени форма Т-13: образец заполнения

Бланки формы Т-13 оформляют письменно либо с помощью технических средств. Существует 2 формы ведения документа. В 1 варианте ежедневно отмечают явки, невыходы на работу и т. д.

Во 2 случае необходимо указывать лишь отклонения от типового графика. На предприятиях распространен первый способ оформления бланка.

Для заполнения данных форма имеет таблицу с отдельной строкой на каждого специалиста. Графы 2-3 занимают должность, ФИО специалиста и табельный номер.

В блоке 4 отмечают явки и дни отсутствия в компании. Под период (месяц, квартал) отводится отдельная графа, сверху ставят кодовое значение отрезка времени, ниже — число рабочих часов.

Специальными кодами обозначается следующая информация: был задействован день полностью либо нет, выходное это время либо праздничное, командировки, сверхурочная занятость и т. д.

К концу месяца подсчитывают число задействованных деловыми задачами дней и часов на 1 и 2 половины месяца.

На это выделяются графы 5-6. В графе 5 вверху указывают число дней, отработанных сотрудником за 1 и 2 половины месяца. А внизу колонки пишут количество часов.

Шестая графа отводится под число задействованного времени (часы, дни) за календарный период.

В графах 7-9 содержатся данные для подсчета вознаграждений специалистам. Каждый вид оплаты имеет кодовое значение: 2000 — рабочие и командировочные дни, 2012 — отпускные периоды, 2300 — часы, оплата которых осуществляется по листам временной нетрудоспособности в связи с болезнью работника и т. д.

• Если на сотрудников компании распространяется первый тип оплаты, оформление следующих граф выполняется так: код вида оплаты заносится вверху блоков 7-9, оставшееся пространство остается незадействованным.
• В 9 графу заносится число задействованных на работе дней (часов) каждым специалистом.

При использовании разных типов оплаты на предприятии данные вносятся во все графы: 7, 8, 9. Столбец 7 отводят под оплату труда, 8 — под счет для перевода средств по данной системе вознаграждения, 9 — под число часов и дней.

1. Следующие блоки табеля занимают причины невыходов сотрудников.
3. Вместе с кодом причины прописывают число дней либо часов отсутствия специалиста по указанным обстоятельствам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

• +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
• +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!    
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

• +7  (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
• +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!    

Требования и порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени.

Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени.

Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном — это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

• рабочие дни,
• выходные,
• больничные,
• отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Второй же — подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени.

Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается.

Единственное исключение — ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

  Особенности труда при ненормированном рабочем дне

В табеле указываются все работники, в том числе:

• принятые на сезонную работу,
• учащиеся с оплатой труда,
• временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя.

Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц.

Обычно данные передаются два раза в месяц — для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать — остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

1. ФИО сотрудника.
2. Должность сотрудника.
3. Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
4. День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
5. Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
6. Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 — универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно. Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме. Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
2. Указывается ОКПО.
3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
4. Указывается номер документа.
5. Отчетный период — срок, за который рассчитывается зарплата.
6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 — осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
8. Заполняется ежедневно.
9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 — причина, по которой это произошло.
12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

Заполняется табель уполномоченным на это лицом. Им может быть любой сотрудник, выбранный руководителем организации. Это происходит либо с выпуском специального составленного приказа, либо с указанием этих обязанностей в договоре. В противном случае незаконно требовать заполнения документов от какого-либо сотрудника, т.к. это не входит в его прямые обязанности.

В больших компаниях после заполнения табель передается на сверку сотруднику отделов кадров, а только после этого подписывается руководителем и передается в бухгалтерию.

Какие проблемы могут возникнуть в организации из-за неправильного заполнения табеля

Если в организации будет отсутствовать табель, это повлечет наложение штрафа при проверке организации соответствующей инспекцией. Обратить внимание на заполнение документов с учетом рабочего времени могут и в ходе налоговой проверки. Такие ситуации возникают, если заработная плата занимает существенный % от общего количества расходов организации, и есть подозрения в завышении этих выплат.

Типичные ошибки при заполнении:

• Не были указаны данные о работе сверх нормы, т.е. переработки и сверхурочные часы.
• Неверно указаны соответствующие коды.
• Данные о зарплате, указанные в табеле, не соответствуют выплаченным фактически.

Ошибки в заполнении могут повлечь наложение штрафа в размере 5 000 рублей. Если же табель отсутствует на рабочем месте во время проверки инспекцией, то штраф для руководителя предприятия может достигать до 50 тысяч рублей.

Если заполнить табель учета рабочего времени по правилам и своевременно, то никаких проблем возникнуть не должно.

Ответственность, связанная с оформлением табеля учета рабочего времени

Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Мы уже писали о том, зачем нужен табель учета рабочего времени, как он выглядит и каких ошибок следует избегать при заполнении этого документа.

В этой статье речь пойдет о юридической стороне вопроса.
Корректно заполнять формы Т-12, Т-13 важно не только для формирования
объективной статистики о работе сотрудников, но и во избежание санкций.

Дело в том, что ведение табеля учета рабочего времени – это обязательство
работодателя, зафиксированное в статьях Трудового кодекса РФ. При этом есть
вполне четкий набор сведений, которые подлежат фиксированию в табеле,
конкретные требования его к использованию и хранению.

• Игнорирование данных положений является, по сути, нарушением
  законодательства, что предусматривает определенную ответственность.
• Как выявляются
  нарушения
• Установить, что табель учета рабочего времени не
  соответствует существующим требованиям, могут специальные проверяющие инстанции
  – Фонд социального страхования РФ, Федеральная налоговая служба России,
  Пенсионный фонд России, Прокуратура РФ, Министерство труда и социальной защиты
  РФ, Территориальная инспекция по труду и другие уполномоченные органы.
• Также проблема может быть обнаружена в ходе судебного
  разбирательства, инициированного против данного предприятия в рамках трудового
  или налогового права.
• Наконец, ненадлежащее заполнение табеля может выявиться и на
  уровне предприятия – руководителем или лицом, ответственным за данный участок
  работы.
• Чем грозит несоблюдение требований к формам Т-12, Т-13

Недопустимым считается как отсутствие на предприятии табеля
учета рабочего времени, так и неправильное его заполнение, а также отказ
предоставить документ для контроля профильным органам. Все три случая
трактуются как правонарушения.

Отсутствие табеля

Если табель не ведется вообще, ответственность за это лежит
на руководителе предприятия. Он рискует быть привлеченным по статье 5.27 часть
1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. За это предусмотрено
вынесение предупреждения или штраф.

Что касается штрафа, то конкретный его размер зависит от
формы собственности предприятия:

• Если оно находится в государственном подчинении, то руководитель как должностное лицо обязан выплатить от 1 000 до 5 000 руб. РФ.
• Такой же штраф предусмотрен, если речь об индивидуальном предпринимателе.
• Если табель отсутствует у юридического лица, то его руководитель штрафуется на сумму от 30 000 до 50 000 руб. РФ.

Ненадлежащее
заполнение табеля

За ошибки, нарушения и иные проблемы, связанные с ведением
форм Т-12, Т-13, ответственен сотрудник, которому было поручено работать с
табелем. При этом контроль правильности заполнения данного документа
осуществляет как непосредственный начальник этого сотрудника, так и иные
уполномоченные лица, включая руководителя предприятия.

Выявленные нарушения в оформлении табеля учета рабочего
времени подлежат оперативному устранению. Конкретная ответственность за них
наступает в соответствии с внутренним трудовым распорядком.

По решению руководителя могут применяться различные
дисциплинарные взыскания (предупреждение, замечание, выговор, увольнение).
Дополнительными мерами считаются решение о понижении в должности, переводе в
иное структурное подразделение и т.д.

Главное условие наложения взыскания на сотрудника – наличие
внутреннего документа, вменяющего в его обязанности ведение табеля учета
рабочего времени, либо указание соответствующего пункта в трудовом договоре.

Непредставление табеля
для ознакомления контролирующим инстанциям

Формы Т-12, Т-13 могут периодически проверяться
представителями Трудовой инспекции, Фонда социального страхования РФ,
Федерального форма обязательного медицинского страхования РФ или Пенсионного
фонда России. Такие проверки необходимы для контроля над начислением на
предприятии заработных плат, пособий по временной нетрудоспособности, а также
для определения правильности налоговых отчислений работодателя.

Сокрытие данных об учете рабочего времени, предоставление их
в неполном виде, искажение или намеренное изменение их объема является
административным правонарушением.

За это должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 руб. РФ.
В дополнение к этому оплачивается по 200 руб. РФ за каждый отдельный
непредоставленный документ, который мог бы заменить часть данных из табеля.

Распределение ответственности
за корректность учета рабочего времени

Если внимательнее разобраться в ситуации, то очевидной
становится необходимость коллективной ответственности за проблемы с ведением
форм Т-12, Т-13.

Комплексный контроль над всей работой предприятия и его
сотрудников возложен на руководителя. При этом учет рабочего времени обычно
связан с деятельностью бухгалтерии и кадровой службы.

С другой стороны, указанные структурные подразделения не
имеют возможности отслеживать реальное соблюдение рабочего распорядка каждым
отдельным сотрудником. Даже назначение конкретного работника ответственным за
заполнение табеля Т-12 или Т-13 не дает ему возможности лично проконтролировать
всех сотрудников предприятия.

Зачастую данные в табель заносятся на основании данных,
предоставленных руководителями структурных подразделений или же самими
работниками. Конечно, достоверность их оценить почти невозможно. В итоге это
приводит к ошибкам и нарушениям при расчете зарплат, пособий и налоговых
отчислений.

Избежать подобного помогает система электронного учета явки
сотрудников на работу – автоматические турникеты, использование электронных спецпропусков
и т.п. В этом случае информация, попадающая в табель, является максимально
объективной.

Простой способ
избежать проблем

Заполнение табеля учета рабочего времени гораздо удобнее и быстрее осуществлять в электронном виде. Для этого в свое время и была введена форма Т-13 как компьютерный аналог бумажной формы T-12. Чем более автоматизировано ведение табеля, тем легче с ним работать.

Современные электронные формы Т-13 можно заполнять онлайн. Они не зависят от наличия свободного места на компьютере ответственного сотрудника, не привязаны к его IP и не требуют установки специального программного обеспечения.

Заполнять электронные табели легко и необременительно, что
минимизирует проблемы ненадлежащего учета рабочего времени сотрудников.

Детальнее посмотреть, как устроена электронная онлайн-форма Т-13, можно здесь.