Кто прав: с 1 января 2009 года нам не правильно начислялась заработная плата

При переходе на новые редакции 1С и сбоях программы могут возникать ошибки в регистрах учета. На примере ошибки в ведомости на выплату зарплаты, мы покажем:

• Как искать ошибки, используя настройку Универсального отчета.
• Как записывать данные непосредственно в регистр, чтобы исправить ситуацию.

Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости

При формировании ведомости на выплату зарплаты за сентябрь бухгалтер обнаружил, что сумма по графе К выплате включает долг за август и не соответствует задолженности организации по зарплате перед одним из работников Кузнецовой А.В.

Из Оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 видно, что перед работником Кузнецовой А.В. образовалась следующая задолженность по выплате зарплаты:

• за сентябрь — 26 100 руб.

Таким образом, расхождение налицо — программа показывает разные суммы задолженности по выплате зарплаты сотруднику Кузнецовой А.В.:

• в ведомости на выплату зарплаты – 27 904,04 руб.;
• кредитовое сальдо по счету 70 – 26 100,00 руб.;
• разница (ошибка) – 1 804,04 руб.

Но в программе не получится выявить ошибку на основе проводок бухгалтерского учета, которая отражается в ведомости на выплату зарплаты. Так как в 1С создана специальная подсистема учета зарплаты и кадров, которая базируется на регистрах накоплений.

За ошибку заполнения ведомости на выплату зарплаты отвечает регистр накопления Зарплата к выплате.

См. также Как узнавать какой регистр что двигает?

Учет зарплаты к выплате в НУ

Начисление зарплаты

Для понимания допущенной ошибки сначала обратим свое внимание на проведение документа Начисление зарплаты.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по отражению начисленной зарплаты за минусом НДФЛ:

• запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом;
• запись вида движения Приход — удержанная сумма НДФЛ с минусом.

Выплата зарплаты

Далее бухгалтер для выплаты зарплаты оформил документ Ведомость в кассу.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по выплате зарплаты работникам:

• запись вида движения Расход — сумма к выплате.

Схема формирования записей в регистр Зарплата к выплате при проведении ведомости на выплату зарплаты.

Если долга по выплате зарплате по работнику нет — данные по Приходу и Расходу должны «схлопнуться». Остаток по работнику в регистре Зарплата к выплате сигнализируют о том, что в данных имеется проблема, и нужно с этой проблемой разобраться.

Выявление ошибки

• Для выявления ошибки воспользуемся настройкой Универсального отчета — Проверка выплаты зарплаты в НУ.
• Сформируем отчет с заданными настройками.
• 

Из отчета видно, что в августе 2018 г. Кузнецовой А.В. было выплачено меньше, чем начислено. Поэтому остаток задолженности за август 1 804,04 руб. попадает в ведомость за сентябрь, при ее формировании мы получим следующий результат.

1. 
2. После этого необходимо сформировать ОСВ по счету 70 по работнику и разобраться, действительно ли организация имеет задолженность перед работником или все же это ошибка?
3. Расхождения могут быть связаны с:

• ошибками в базе данных;
• проведение некорректно заполненных документов, в т. ч. документов Операция, введенная вручную;
• ошибками переноса базы;
• ошибками «обрезки» базы;
• сбоем программы.

После обнаружения ошибки надо решить, что с ней делать:

• если ошибка образовалась в «незакрытом» месяце, то тогда надо поправить документы и перепровести их;
• если ошибка образовалась в уже «закрытом» месяце или не понятно в связи с чем она появилась, то тогда мы советуем ее поправить, сформировав исправительную запись в регистр Зарплата к выплате.

Исправление ошибки

Выбор регистра Зарплата к выплате

Откройте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную. Выберите для работы регистр Зарплата к выплате по кнопке ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.

Корректировка регистра Зарплата к выплате

Перейдите на вкладку Зарплата к выплате и добавьте запись в регистр:

• Дата документа — месяц образования задолженности по выплате зарплаты работнику организации согласно отчету по регистру.
• Вид движения — Расход:
  • Расход — используется для корректировки выплаты зарплаты работнику.
  • Приход — используется для корректировки начисленной зарплаты.
• Сотрудник – работник, по которому выполняется корректировка.
• Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник.
• Период взаиморасчетов — начало месяца, в котором производится корректировка.
• Сумма к выплате — сумма корректировки:
  • положительная сумма при «недоплате».
  • отрицательная сумма при «переплате».

Запишите документ Операция введенная вручную по кнопке Записать и закрыть.

Проверка выполненной корректировки

Для проверки выполненной корректировки повторно сформируйте настроенный отчет в Универсальном отчете.

Как видно из отчета, ошибка ушла: работнице Кузнецовой А.В. начислено и выплачено в августе 3 404,04 руб.

Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты

Перезаполните документ Ведомость в кассу на выплату зарплаты за сентябрь.

Теперь по ведомости сумма к выплате за сентябрь для работника Кузнецовой А.В. составляет 26 100 руб., т. е. совпадает с кредитовым оборотом по счету 70.

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как исправить ошибки в расчете зарплаты. Всегда ли закон на стороне сотрудника?

Иногда работник может получить больше, чем причитается, а работодатель эти деньги захочет вернуть. Трудовое законодательство, пусть и достаточно гуманное, в этой ситуации далеко не всегда на стороне работников. С другой стороны — работодатель может ошибиться и в другую сторону — выплатить меньше. Разбираемся как исправить ошибки в расчетах по заработной плате в учете и отчетности.

Статья 137 ТК РФ. Читайте до конца

Традиционно это выглядит так: на просьбу вернуть излишне выплаченное сотрудник ссылается на Трудовой кодекс, ведь там сказано, что:

«Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана…»

Но любой документ стоит дочитать до конца. Тот же пункт 4 статьи 137 ТК РФ предусматривает как минимум три случая, когда излишне выплаченная зарплата все-таки может быть взыскана:

• если переплата произошла вследствие счетной ошибки;
• если работник виноват в невыполнении установленных норм труда или простое (ст. ст. 155, 157 ТК РФ), и этот факт признан комиссией по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС);
• переплата возникла в связи с неправомерными действиями работника (при условии, что это установлено судебным актом).

Если есть основания для возврата излишне выплаченной зарплаты, то можно предложить работнику вернуть лишнее добровольно. Если сотрудник отказался, то из 100% законных методов остаются лишь обращение в КТС и суд.

Как вернуть излишне выплаченное

Счетная ошибка — это всегда арифметическая ошибка, т. е. та, что допущена при расчетах. Например, надо было сложить, а произошло умножение. Не считаются счетными ошибками:

• опечатки в платежках;
• двойная выплата заработной платы;
• неправильное применение закона (см. разъяснение Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1).

Сознательный работник вправе вернуть переплату наличными в кассу, или согласиться на удержание. У работодателя есть месяц, чтобы удержать переплату у работника (при условии, что сотрудник его не оспаривает).

Действовать можно следующим образом: издать приказ об удержании из зарплаты, в котором работник обозначит свое согласие как с основанием, так и с суммами удержания. Формулировка может быть следующей:

«В связи с допущенной счетной ошибкой при расчете заработной платы за август 2021 г. и на основании частей 2 и 3 статьи 137 ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Удержать из заработной платы М. А. Ивановой за сентябрь 2021 г. излишне выплаченную сумму в 5 500 (пять тысяч пятьсот) руб.»

Виза сотрудника:

«С приказом ознакомлена, с основанием и суммой удержания согласна, М. А. Иванова».

Собственноручная подпись обязательна.

Аналогичный порядок действий применим и тогда, когда переплата произошла в других, установленных законом, случаях (доказанная вина работника в невыполнении норм труда, простое и т.п.).

И при этих обстоятельствах необходимо согласие работника с основаниями и размерами удержания.

Следует помнить о том, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ).

Если же трудящийся не спешит соглашаться или уже уволился, то для возврата переплаты имеет смысл сразу обращаться в суд.

Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы

Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…»).

Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:

• за период начисления излишка;
• за последующие периоды того же года, за которые уже были представлены расчеты.

Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.

Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.

Налог на прибыль. Как исправить ошибку

• Если ошибка обнаружена и исправлена до того, как излишне начисленные суммы были учтены при исчислении налога на прибыль, то, определяя налоговую базу отчетного (налогового) периода, достаточно включить в расходы на оплату труда уже исправленные, уточненные суммы.
• Исправленные суммы страховых взносов и взносов на травматизм включаются в прочие расходы.
• В противном случае — если излишек уже учтен при расчете налога на прибыль, — придется пересчитать налоговую базу за тот период, в котором учтен этот излишек, уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.

Если сотруднику недоплатили

Мы обсуждали ситуацию, когда сотруднику переплатили заработную плату, ведь именно такая ситуация вызывает множество споров и разногласий, как по самому факту переплаты (действительно ли работодатель совершил ошибку при расчете и выплате), так и по суммам удержания.

Но, когда дело касается недоплаты, то тут все однозначно: сотруднику недополученную зарплату надо доплатить, да еще и с компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Расчет компенсации

Компенсация рассчитывается так. Сначала считаем, сколько дней составляет просрочка (отсчет начинается со дня, следующего за днем, в который должна была быть выплачена зарплата по графику, и включает день погашения долга). Затем умножаем между собой три показателя:

1/150 ключевой ставки * дни просрочки * сумма недоплаченной заработной платы

Пример: зарплата в организации выплачивается 10 числа. Но в августе 2021 года бухгалтер одному из работников случайно не перевела зарплату (не отправила платежку в банк) и перечислила ее только 13 августа. Сумма зарплаты — 18 000 рублей, количество дней просрочки — 3 дня (с 11 по 13 августа включительно).

Ключевая ставка рефинансирования — 5,5%.

Считаем компенсацию:

5,50/150 % * 3 * 18 000 = 19,80 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

• строку 110 — сумму начисленного дохода;
• строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
• строку 140 — сумму исчисленного налога.

Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.

Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам. Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.

Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).

Корректировка отчетов в связи с недоплатой

Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.

Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:

• строку 110 — сумму начисленного дохода;
• строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
• строку 140 — сумму исчисленного налога.

Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.

Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам. Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.

Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).

Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.

Как исправить ошибки в бухгалтерском учете

Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.

Напомним, что критерии существенности организация должна указать в своей учетной политике и обосновать.

Несущественные ошибки текущего года исправляются просто — нужно сделать необходимые проводки — например, сторнировать зарплату рабочему основного производства проводкой:

Д 20 К 70 — сторно

Исправление делается в месяце обнаружения ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010).

Ошибка, выявленная уже после того, как год закончился, но до подписания директором баланса, исправляется датой — 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Если же ошибка обнаружена уже после того, как бухгалтерская отчетность подписана, то она исправляется текущим периодом (п. 14 ПБУ 22/2010).

В этом случае также важно — повлияла ошибка на финансовый результат отчетного года или нет.

• Если повлияла — делается запись по принципу — проводка, обратная некорректной в корреспондирующая с 91-м счетом «Прочие доходы и расходы». Т.е. если была излишне начислена зарплата (используя предыдущий пример, проводка начисления зарплаты — Д 20 К 70), то обратная проводка выглядит так:

Д 70 К 91

Смысл в том, что ранее сумма зарплаты была включена в расходы. А раз она начислена излишне, то включать ее в расходы было нельзя — восстанавливаем справедливость, отражая ее в прочих доходах.

Отметим, что сумму с 70 счета логичнее перенести на 73 — прочие расчеты с работниками, т.к. она не является оплатой труда:

1. Д 73 К 70
2. При возврате денег сотрудником делаем проводку:
3. Д 50 (51) К 73

• Если ошибка не повлияла на финрезультат — еще проще. Достаточно отсторнировать неверную проводку и сделать верную.

В случае с излишне начисленной зарплатой просто сторнируем необходимую сумму:

Д 20 К 70 — сторно

Напомним, что малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, вправе все ошибки исправлять, как несущественные — при условии, что это правило закреплено в учетной политике (п. п. 9, 14 ПБУ 22/2010).

Примеры из судебной практики

Решения, вынесенные не в пользу работника:

Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14.09.2016 № 33-7457/2016.

Суд взыскал излишне выплаченную заработную плату, которую сотрудница, уволенная за прогул, сама себе «начисляла» непосредственно перед подписанием ведомостей электронной подписью и отправкой их в банк.

Суд счел доказанными факты:

• нарушения сотрудницей должностных обязанностей;
• необоснованного начисления себе самой завышенной зарплаты.

Это основание для взыскания излишне выплаченной зарплаты, предусмотренные ст. 137 ТК РФ (последний абзац).

Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.07.2020 № 33-19647/2020.

Суд отклонил довод работницы о том, что работодатель неправомерно удержал средства из ее зарплаты. В период временной нетрудоспособности зарплата ей не начислялась, т. е. фактически удержания из зарплаты, на которые она жаловалась, не производились.

Учет выплаченных сумм заработка в период нетрудоспособности, вопреки доводам истца, является перерасчетом, а не удержанием, как это определено статьей 137 ТК РФ. Действующее законодательство не предусматривает возможности выплаты работнику за один и тот же период заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности. Трудовые права не нарушены.

Решение в пользу сотрудников

Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764.

Суд отказал в удовлетворении иска о взыскании суммы переплаты заработной платы, указав на то, что излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана в связи с неправильным применением работниками бухгалтерии положения о начислении заработной платы.

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5505/2021, 2-153/2020.

Суд решил, что не может быть признана счетной ошибкой допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы в связи со случившемся сбоем учетной программы.

Как исправить ошибки в начислении зарплаты | Полезное от «Мегаконсалт»

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

Ошибки при расчете заработной платы возникают из-за большого количества нормативных документов, регулирующих эту сферу учета, а также факторов и показателей, которые нужно принимать во внимание при определении размера выплаты, начислений на ФОТ, налоговых и иных платежей. Возникающие ошибки при расчете зарплаты влекут за собой тяжелые последствия для работодателя со стороны контролирующих органов. Поэтому необходимо корректировать неточности сразу после их обнаружения. Рассмотрим подробнее, как исправить ошибки в начислении зарплаты.

Для начала необходимо определить, какие погрешности чаще всего допускают бухгалтера или специалисты, которым поручен этот участок учета.

Неправильное определение состава заработной платы

Понятие термину заработная плата дано в Трудовом кодексе нашей страны. Статья 129 это нормативного документа четко определяет, какие выплаты сотруднику являются его заработной платой. К ним относятся:

• Денежные средства, которые получает сотрудник за выполнение своих обязанностей на рабочем месте. Размер выплаты зависит от уровня квалификации наемного работника, сложности поставленных перед ним трудовых задач и их объема.
• Компенсационные выплаты. В состав ЗП включаются суммы, которые выплачиваются сотруднику за работу в особых условиях. Речь идет о работе в северный районах страны, на объектах, где сотрудник подвергается радиоактивному излучению или иному вредному воздействию. Выплаты этого типа устанавливаются общегосударственными и местными нормативными документами.
• Стимулирующие выплаты. Наиболее распространенной является премия по результатам работы. Однако трудовым законодательством предусмотрены также другие выплаты, которые мотивируют сотрудника лучше выполнять свои служебные обязанности.

Кроме того, для исключения ошибок в расчетах бухгалтерам следует систематически отслеживать изменения, происходящие в трудовом законодательстве. Начисление зарплаты новое в 2020 году:

• увеличен размер МРОТ, теперь он составляет 12 130 рублей,
• изменен предельный размер базы для начисления страховых взносов — 1 292 000 рублей (на ОПС) и 912 000 рублей (на ОСС)

Неправильное определение средней ЗП

Ошибки при расчете зарплаты чаще все обусловлены тем, что бухгалтер неправильно определяет размер выплат, которые входят в ЗП, и, соответственно, делает ошибки при вычислении среднего размера оплаты труда за предыдущие месяцы. Порядок расчета средней ЗП строго регламентирован Постановление 922, принятым в 2007 году. Согласно этому нормативно-правовому документу в состав выплат, которые нужно учитывать при расчетах, включается:

1. Выплаты сотруднику, которые сделаны за выполнение им служебных обязанностей. Они могут начисляться в виде оклада или в виде оплаты сдельной работы. Также сюда включаются доплаты, которые начисляются как процент от реализации товаров и услуг либо комиссия за реализованные сделки.
2. Выплаты сотруднику, который не исполняет свои прямые трудовые обязанности из-за того, что занимает некоторые государственные должности в федеральных или местных органах государственной власти.
3. Выплаты, которые получают муниципальные работники за выполнение ими своих обязанностей.
4. Гонорары, которые получают авторы литературных и иных произведений. Также при расчете средней зарплаты учитываются денежные вознаграждения авторам, которые официально работают в СМИ или других подобных организациях.
5. Выплаты, которые педагоги в различных учебных заведениях за преподавательские часы сверх нормы по итогам отчетного периода.
6. Выплаты, которые сотрудник получает после завершения календарного года. Но при этом они начислены за результаты работы в прошлом году согласно внутренним нормативным документам компании или общегосударственным законодательным актам.
7. Выплаты в виде надбавок к основной зарплате сотрудника за стаж работы, классность, руководство коллективом сотрудников, совмещение функций нескольких сотрудников и так далее.
8. Премиальные выплаты, которые получает сотрудник согласно положению об оплате труда, принятому на предприятии.

Обратите внимание, что сотрудники на предприятии могут получать компенсационные выплаты согласно отдельным нормативным документам государства. Однако они не являются заработной платой и не включаются в фонд оплаты труда. Следовательно, их нельзя использовать для расчета средней ЗП для целей учета. Аналогичная ситуация возникает и с премиями. Если поощрительная выплата предусмотрена трудовым договором или коллективным соглашением, она включается в зарплату. А если денежная премия выписывается сотруднику к празднику, ее нельзя учитывать в расчете средней ЗП. Использовать дополнительную выплату в расчете средней ЗП можно только в том случае, если ее получение предусмотрено трудовым соглашением с сотрудников. В противном случае подобные действия запрещены и приводят к появлению ошибки при расчете заработной платы.

Неправильное определение счетного периода

Расчетный период, который принимается во внимание при расчете средней ЗП, также определяется согласно Постановлению 922. При выполнении расчетов из расчетного периода исключаются определенные промежутки времени в таких случаях:

• Сотрудник компании не выполнял свои функции, но получал среднюю заработную плату. Исключение составляет только время, которое работница тратила на кормление новорожденного.
• Работница компании получала выплаты по листку нетрудоспособности или находилась на больничном в связи с беременностью и рождением ребенка.
• Сотрудник получал заработную плату, но не работал по независящим от него причинам или по вине самой компании;
• Работник не принимал участие в забастовке сотрудников компании, но из-за этого мероприятия не имел возможности выполнять свои служебные обязанности, поэтому имеет право на получение зарплаты.
• Работник получал денежные средства, но находился дома по причине ухода за детьми с ограниченными возможностями.
• Другие случаи освобождения сотрудника от выполнения им основных обязанностей, при которых он продолжал получать зарплату.

Все сведения в бухгалтерский учет при начислении ЗП вносятся на основании табеля учета рабочего времени, который ведется на предприятии. В этом случае минимизируются ошибки при расчете зарплаты и исключаются возможные проблемы со стороны контролирующих органов. Обратите внимание, что если при выполнении расчетов по работнику существуют невыясненные обстоятельства (например, он не явился на работу, но причина отсутствия не выяснена), этот период не исключается из расчетного промежутка времени.

Как избежать ошибок при расчете заработной платы

Во избежание появления ошибок и неточности при вычислении ЗП рекомендуется следовать нескольким правилам:

• Разграничивать заработную плату сотрудника и выплаты, которые учитываются при расчете средней ЗП;
• Учитывать при выполнении расчетов требования местных нормативных документов и внутренних документов компании;
• Правильно заполнять табель рабочего времени и указывать коды в соответствующих графах.

Согласно нормам трудового права деньги, выплаченные работнику сверх положенной суммы, подлежат удержанию из его зарплаты. Но при этом в статье 137 содержится явное указание на то, что удержанию подлежат только деньги, переплаченные из-за счетной ошибки.

Что понимают под счетной ошибкой

Понятие счетной ошибки не встречается в законе. Однако в определении Высшего административного суда и Письме Роструда указывается, что под этим термином понимают ошибки, допущенные из-за неправильного выполнения арифметических действий при начислении зарплаты. Сейчас расчетчики и бухгалтера выполняют расчеты и составляют отчетные документы с помощью компьютеров, а не вручную. Поэтому неправильный результат арифметических действий исключен. Ошибки при расчете заработной платы происходят из-за неправильного ввода данных в приложение. Но эти действия также относятся к счетным ошибкам, о чем свидетельствует определение Московского суда апелляционной инстанции. Согласно решению 33−5026/2019 суд поддержал апелляцию работодателя и отверг довод работника компании о том, что неправильное внесение информации в таблицу программы 1С Бухгалтерия не является счетной ошибкой.

В определении Высшего административного суда и Письме Роструда указывается, что под счетными ошибками понимают ошибки, допущенные из-за неправильного выполнения арифметических действий при начислении зарплаты.

Еще одна причина выплаты зарплаты сверх нормы — это сбои в программном обеспечении, которые приводят к ошибкам в вычислениях даже при правильно введенных данных. Например, используемое приложение дважды начислило ЗП, что привело к выплате денег за два месяца. Это действие также считается счетной ошибкой, что указано в судебном решении Хабаровского краевого суда. Таким образом, счетной ошибкой являются:

• Неточности, допущенные из-за неправильного совершения арифметических действий;
• Ошибки, произошедшие вследствие неправильного ввода данных в учетное приложение на компьютере;
• Сбои в используемом программном обеспечении.

Но существует и противоположная практика применения законодательства. Суды Санкт-Петербурга и Мурманской области при рассмотрении исков приняли сторону работника и постановили не удерживать из них излишне выплаченную зарплату, так как это противоречит статье 137 ТК. По мнению этих судебных органов счетными не считаются такие ошибки:

• Технические ошибки, совершенные по виде расчетчика;
• Ошибки в используемом программном обеспечении;
• Неправильное применение нормативно-правовых актов, регулирующих начисление ЗП.

Как удерживается излишне оплаченная сумма зарплаты

Удержать из зарплаты сотрудника деньги, выплаченные вследствие счетной ошибки при начислении зарплаты, можно при соблюдении двух основных условий:

• С момента выплаты денег не прошло месяца;
• Работник дал согласие на удержание излишне выплаченной суммы и его зарплаты.

Факт удержания денег должен быть оформлен приказом. Формы такого нормативного документа законодательством не предусмотрено, поэтому она остается на усмотрение работодателя. Но если работник не согласен с удержанием, то взыскать с него деньги можно только в рамках искового производства. По иску взыскиваются деньги и в случае, если пропущен месячный срок с момента совершения ошибки. Также при удержании суммы необходимо удостовериться, что размер удержания не превышает 20% от общего размера ЗП. Таким образом, если выплачена двойная зарплата, можно удерживать сумму несколько месяцев.

Другие виды удержаний

Помимо удержания излишне выплаченных денег, из ЗП могут удерживаться:

• Суммы аванса, который был выплачен работнику, но не отработан до конца;
• Для погашения подотчетных сумм, которые не были возвращены в кассу;
• В качестве компенсации части отпуска, который был использован, но не отработан.

Трудовое законодательство гарантирует всем работникам компании ежемесячную выплату зарплаты в полном объеме в соответствии с трудовым договором. Нарушение сроков выплаты или оплата не всей суммы является нарушением требований ТК. Поэтому при выявлении ошибки при расчете заработной платы, из-за которой сотрудник недополучил зарплату, необходимо составить докладную записку и бухгалтерскую справку. После этого в учетном приложении нужно произвести доначисление и сделать выплату недостающей суммы. Обратите внимание, что в случае недоплаты работник имеет право на дополнительную компенсацию. Она выплачивается в размере 1/150 от ставки ЦБ за каждый просроченный день. Первым днем просрочки считается день, который следует за датой обычной выплаты зарплаты. Налог на доходы физлиц с этой компенсации не удерживается.

Если работник, которому ошибочно была начислена неверная сумма заработной платы, уже уволился, то у компании есть два выхода из ситуации:

• можно попробовать связаться с бывшим сотрудником и попросить добровольно вернуть сумму переплаты,
• если уволенный кадр не пожелает идти на контакт, то единственным выходом будет обращение в суд

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Налоговые последствия ошибок в зарплате зависят от их характера. Тут возможна два варианта: 1. Была недоначислена сумма заработной платы, что привело к занижению налога, подлежащего перечислению в бюджет — если это обстоятельство обнаружено после завершения отчетного периода, налоговая инспекция назначит пеню. Ее размер составляет 20% от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ). В этом случае компании необходимо будет произвести следующие действия:

• пересчитать начисления и внести недостающую сумму в бюджет,
• уплатить пеню,
• направить в налоговую уточненную декларацию.

Аналогичные последствия также ожидают в случае недопоступлений по страховым взносам. В такой ситуации нужно будет сдать уточненный расчет и форму 4-ФСС. 2. В результате ошибки произошла переплата по налогу — в этом случае существенных последствий не будет. Компании достаточно скорректировать налоговую базу текущего периода. При этом представлять уточненную декларацию не обязательно.

Отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете нужно на дату ее обнаружения. Используется метод — «красное сторно».

«Мегаконсалт» возьмет на себя

Хотите правильно начислять зарплату сотрудникам? Вам не нужны налоговые последствия ошибок в зарплате? Передайте этот участок учета на аутсорсинг компании «Мегаконсалт». В нашей организации работают квалифицированные бухгалтера и расчетчики, которые имеют большой опыт работы по начислению ЗП в различных сферах деятельности. Для получения консультации по этому вопросу и оформления заказа обращайтесь к менеджерам по работе с клиентами нашего консалтингового агентства. Контактные данные для связи с ними указаны на сайте.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Подписаться на нашу рассылку