Удержания из заработной платы ТК РФ позволяет производить работодателю как на основании закона, так и по желанию работника. В этой статье рассмотрим особенности трудового законодательства и образцы основных документов, которые помогут правильно оформлять отношения с сотрудниками.
Бухгалтеры на практике долго могут не сталкиваться с удержаниями из зарплаты. Но однажды приходит сотрудник, который платит алименты. А потом приставы присылают неуплаченный штраф, или сотрудник берет кредит и просит часть зарплаты отправлять в банк. Появляется необходимость правильно оформить документы.
Трудовой кодекс предусматривает как удержание по исполнительному листу из заработной платы, так и другие выплаты на основании закона. Существуют только ограничения на их размер.
Случаи возможных удержаний из заработной платы ТК РФ перечисляет в ст. 137 и 138:
| Виды для удержаний | Максимальный размер | Обоснование |
| Алименты на несовершеннолетних детей, выплаты по возмещению вреда здоровью, потере кормильца, компенсация ущерба от преступления (все выплаты производятся по решению суда) | 70% | Ст. 138 ТК РФ, п. 3 ст. 99 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ |
| Выплаты по нескольким исполнительным листам | 50% | Ст. 138 ТК РФ |
| По приказу руководителя: возмещение неотработанного аванса, возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, за неотработанные дни уже отгулянного отпуска. ВАЖНО! Такие удержания производятся не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса, погашения задолженности и с согласия работника | 20% | Ст. 137, 138 ТК РФ |
| Добровольные удержания по заявлению работника (по кредитам, обучению, коммунальным платежам или по займам, предоставленным организацией, а также по алиментам, уплачиваемым на основании соглашения) | Ограничений не предусмотрено | Письмо Роструда от 26.09. 2012 № ПР/7156-6-1 |
Удержания производятся с сумм, оставшихся после выплаты подоходного налога, за счет работника, т. е. он должен компенсировать стоимость банковских услуг или почтовых расходов, в зависимости от способа выплаты.
Пример от КонсультантПлюс: На работника с окладом 40 000 руб. поступили два исполнительных листа: алименты на ребенка — 25%, возмещение вреда здоровью в результате ДТП — 30 000 руб.
Оклад без НДФЛ — 34 800 руб. (40 000 руб. — 40 000 руб. x 13%). Размер алиментов… См. продолжение примера в КонсультантПлюс, оформив пробный демо-доступ к системе. Это бесплатно.
Более подробно об удержаниях рассказано в материале «Ст. 138 ТК РФ: вопросы и ответы».
Удержания по исполнительному листу
Удержание по исполнительному листу из заработной платы производится со дня получения документа организацией и продолжается до погашения обязательств, увольнения работника, отказа взыскателя или по приказу пристава-исполнителя.
В этом случае необходимо не позднее следующего рабочего дня вернуть исполнительный лист взыскателю или его копию приставу с отметкой о выплаченных суммах (п. 4.1 ст. 98 закона № 229-ФЗ), иначе работодателя ожидает штраф от 50 000 до 100 000 руб.
, а должностных лиц — от 15 000 до 20 000 руб. (ст. 17.14 КоАП РФ).
Так как выплаты осуществляются на основании закона, дополнительных распоряжений руководителя или заявлений работника не требуется — достаточно наличия исполнительного листа или его копии.
Заявление на удержание — образец
- Если сотрудник обратился с просьбой делать какие-либо выплаты из его зарплаты, нужно оформить заявление на удержание из заработной платы — образец представлен здесь.
- Скачать образец
Пишется оно на имя руководителя, должно содержать Ф.И.О. и должность работника, паспортные данные и адрес регистрации. В заявлении следует указать вид удержания, сумму, периодичность выплаты, реквизиты получателя и документ-основание. Оно должно иметь дату составления и подпись работника с расшифровкой. На заявлении ставится указание руководителя о принятии его к исполнению.
ВАЖНО! Соглашение об уплате алиментов должно быть заверено нотариально и имеет силу исполнительного листа в соответствии с пп. 1, 2 ст. 100 СК РФ, поэтому после написания заявления работником выплата становится обязательной.
Приказ на удержание — образец
Бывают ситуации, когда необходимо произвести удержание:
- за полностью отгулянный отпуск при увольнении до окончания года;
- в случае если выданный аванс больше начисленной суммы за отработанное время;
- при счетной ошибке;
- при выявленной недостаче у материально ответственного лица.
- В этом случае необходимо оформить приказ на удержание из заработной платы — образец можно посмотреть здесь.
- Скачать образец
Приказ оформляется на фирменном бланке организации, содержит номер и дату. В нем нужно обязательно указать основание для удержания, его размер, ответственного за исполнение приказа. Сотрудника следует ознакомить с приказом под подпись.
Подробнее об особенностях оформления удержаний можно посмотреть в статье «Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении».
Порядок действий организации при выявлении недостачи и ее удержании подробно описан в статье «Положение о материальной ответственности работников — образец».
Проверить правильно ли вы проводите удержания из зарплаты сотрудника можно с помощью разъяснений экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Удержание остатка подотчетных сумм
Удержание из заработной платы подотчетных сумм возможно на основании приказа или по заявлению работника. Основанием является окончание срока для отчета за неиспользованные суммы.
Оформление расчетов с подотчетниками подробно описано в статье «Как вычесть из зарплаты выданные под отчет средства».
Итоги
Все удержания из зарплаты работников должны соответствовать нормам ТК РФ и быть правильно оформлены. Тогда ни у бухгалтера, ни у руководителя не возникнет проблем и дополнительных расходов на трудовые споры.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Удержание недостачи из заработной платы
Для каждого работодателя важно, чтобы нанятый им персонал бережно относился к принадлежащему ему имуществу, материальным и денежным ценностям.
На практике добиться этого удается не всегда и зачастую работники допускают растрату, хищения, небрежное выполнение обязанностей по обслуживанию ценностей.
В результате, при наличии вины работника наниматель вынужден производить удержание недостачи из заработной платы для покрытия причиненного ущерба.
При каких обстоятельствах возможно взыскание недостачи с работника?
Для того чтобы, быстро получить ответы на свои вопросы, обращайтесь за юридической консультацией в онлайн-чат справа или звоните по телефону: 8 (800) 302-32-85
Безосновательное лишение сотрудника заработка полностью или частично противозаконно. В то же время согласно ст. 232 ТК РФ участники трудовых отношений обязаны возмещать ущерб причиненный одной из сторон по вине другой стороны договора. Возможным вариантом возникновения потерь по вине сотрудника может быть недостача.
Для появления у работодателя права произвести удержание в счет погашения недостачи из зарплаты сотрудника должны быть соблюдены следующие условия:
- С работником подписан договор:
- О полной коллективной, бригадной ответственности;
- Об ограниченной индивидуальной материальной ответственности;
- О полной индивидуальной материальной ответственности – скачать образец.
- Вина сотрудника достоверно установлена в ходе расследования, что нашло свое отражение в соответствующем акте;
- Сотруднику было предоставлено право дать письменные пояснения о причинах недостачи по итогам проверки;
- Факт и сумма причиненного ущерба должны быть подтверждены результатами инвентаризации, проведенной с участием ответственного лица;
- Размер удержания не превышает среднего заработка сотрудника за месяц;
- Взыскание производится в течение месяца с момента определения окончательного размера материального ущерба,
Несоблюдение любого из указанных параметров лишает работодателя права на самостоятельное взыскание потерь с заработка виновного сотрудника.
Покрывать возникшие по вине сотрудника потери из его заработка право, но не обязанность работодателя и он может этого и не делать.
Условия освобождения материально ответственного лица от ответственности
Работодатель, как сторона договора о материальной ответственности обязуется создать сотруднику все условия для выполнения обязательств по сохранению вверенных ему ценностей.
То есть, надлежащим образом оборудовать помещения для хранения, обеспечить их запирание с целью недопущения посторонних лиц, предоставить сотруднику полномочия для контроля за движением имущества.
Невыполнение этих требований лишает нанимателя возможности на взыскание средств.
Кроме того, есть прямо закрепленные в ТК РФ ситуации, когда невозможно возложить вину за недостачу на сотрудника:
- Наступление события непреодолимой силы (ураган, наводнение, пожар, революция с погромами);
- Нормальный хозяйственный риск (опробовали новое оборудование, в ходе запуска оно было повреждено);
- При порче имущества в результате устранения опасности для жизни или здоровья себя, или окружающих;
- Ущерб причинен в результате самозащиты.
Если указанных обстоятельств нет, то работодатель может взыскать ущерб с виновного.
Документальное оформление недостачи и ее взыскания
Дорогие читатели! Если у вас возникли вопросы, обратитесь за консультацией к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефону (звонок бесплатный): 8 (800) 302-32-85
Факт утраты работодателем имущества может быть выявлен как в ходе рабочего процесса, так и в ходе ревизии.
При этом проведение инвентаризации обязательно для случаев, когда нужно взыскать недостачу с виновных лиц. Документы по ее итогам будут служить основным доказательством факта причинения ущерба и его суммы.
Процедура отнесения недостачи на виновного сотрудника будет следующей:
- Оформление результатов инвентаризации и ознакомление с ними ответственного работника под роспись:
- Инвентаризационной описи;
- Сличительной ведомости;
- Акта по результатам инвентаризации.
- Создание комиссии по расследованию причин недостачи;
- Проведение разбирательств с обязательным запросом письменных объяснений с ответственного лица;
- Оформление акта или протокола по итогам расследования;
- Вынесение приказа руководителя о взыскании суммы недостачи в пределах среднемесячного заработка.
Недополученные в результате действий работника доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Исключение – руководители организаций.
На разовый размер удержания с сотрудника распространяется ограничение в 20% от объема месячной заработной платы.
Что делать если недостача больше месячного заработка?
Сложности у нанимателя возникают в случае значительных по сумме потерь, существенно превышающих размер месячного дохода виновного в них работника. В этом случае, за работодателем сохраняется право на взыскание суммы среднемесячного заработка. А вот с размером его превышения можно поступить следующим образом:
- Договариваться с работником о написании заявления на удержание суммы превышения в добровольном порядке – скачать образец;
- Подача искового заявления в суд о принудительном взыскании оставшегося ущерба с работника.
Для работодателя более приемлем первый вариант, еще и с учетом того, что в этом случае сумма удержаний из зарплаты может быть не ограничена в 20%.
В случае обращения в суд нанимателю необходимо доказывать:
- Нет причин для не привлечения к материальной ответственности в силу закона;
- Ущерб вызван корыстными мотивами или небрежным отношением к работе сотрудника;
- Виновность сотрудника;
- Связь между возникшими потерями и действиями (бездействиями) ответственного лица;
- Сумму ущерба, подлежащего взысканию.
Если хотя бы одно из указанных обстоятельств не будет в достаточной степени подтверждено, суд откажет в иске. Более того, даже если доказательств будет достаточно у сотрудника есть шанс представить более убедительные доводы об отсутствии своей вины и избежать принудительного взыскания.
Надоело читать? Позвоните юристу и он быстро вас проконсультирует по любым вопросам (бесплатный звонок по всей России): 8 (800) 302-32-85 Юрист. Общий трудовой стаж 10 лет. Член Ассоциации юристов России. Занимаюсь проверкой и редактурой публикаций на сайте. Оказываю квалифицированную юридическую помощь. Моя почта: savo992@bk.ru, профиль на ЯндексУслугах.
Виды удержаний из заработной платы: примеры и образцы расчетов
Все виды законных удержаний из доходов работников закреплены в действующем законодательстве. В первую очередь особенности применения удержаний из зарплаты прописаны в Трудовом кодексе России, а именно в статьях 130, 136–138 и 248 ТК РФ. Помимо трудового законодательства, порядок изъятий регламентирован в Налоговом и Семейном кодексах РФ, а также в некоторых федеральных законах:
Именно эти НПА являются законодательной основой в части регулирования вопросов по удержанию из заработка российских граждан.
Виды удержаний из заработной платы
Действующая нормативная база предусматривает следующие виды:
1. Обязательные удержания из зарплаты — это виды изысканий из заработной платы российских граждан, которые производятся на основании законодательных норм. Например, налог на доходы физических лиц, который должен удерживаться практически со всех видов доходов и поступлений в пользу физических лиц.
В состав обязательных удержаний входит не только НДФЛ, но и удержание по исполнительному листу из заработной платы: алименты, удержания с заработка осужденных граждан.
Ключевое отличие от других видов — наличие законодательного или распорядительного документа, на основании которого производятся удержания с должников.
Под распорядительным документом понимается решение суда, исполнительное делопроизводство, исполнительный лист, иное.
2. Необязательные — это вид удержаний из заработка, которые производятся по распоряжению работодателя, по соглашению между нанимателем и работником.
По решению работодателя из доходов подчиненных могут быть удержаны суммы, излишне перечисленные в пользу граждан, например, в результате счетной ошибки. Также из заработка рабочих могут быть удержаны денежные средства в следующих случаях:
- по распоряжению органа по решению индивидуальных трудовых споров, если была установлена вина работника в причинении ущерба, неисполнении обязанностей, возникновении простоя;
- постановлением суда было установлено, что заработная плата сотруднику выплачена излишне, в связи с неисполнением им служебных обязанностей;
- по решению работодателя производится удержание неотработанного аванса, перечисленного в счет будущей зарплаты;
- по распоряжению нанимателя удерживаются неизрасходованные и(или) неподтвержденные авансы по командировочным расходам, подотчетным суммам, аналогичным выплатам;
- возмещение работодателю материального ущерба материально ответственными лицами и прочее.
Оснований для необязательных взысканий с зарплаты немало. Некоторые ситуации рассмотрим более подробно.
3. Добровольные — любые виды изысканий с заработка, производимые по собственному заявлению работника, будь то перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, профсоюзные взносы или суммы добровольных пожертвований.
Основное отличие от других видов — наличие заявления от работника, в котором обозначены условия, размеры и назначения удержанных сумм. Примерный образец можно скачать в конце статьи.
4. Особые или индивидуальные — это отдельный вид взысканий, которые предусмотрены локальными нормативами работодателей. Например, в компании введен штраф за опоздание. Обратите внимание, что такие взыскания не предусмотрены в действующем законодательстве. Чиновники считают такие удержания незаконными. Однако некоторые работодатели продолжают вводить систему штрафов в систему оплаты труда.
Общие правила и ограничения
Обязанность по удержанию денежных средств с заработка граждан возложена на лиц, которые начисляют и выплачивают доход. По большей части данную функцию выполняют работодатели.
Удерживайте деньги с заработка с учетом ключевых принципов:
- Расчет налога на доходы физических лиц производите с учетом требований фискального законодательства. Учитывайте право налогоплательщика на льготы, возвраты, налоговые вычеты и послабления.
- Налог на доходы, исчисляемый с материальной выгоды или с натурального дохода, не может превышать 50 % заработка. Такое мнение выразила ФНС в Письме от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@.
- Суммы к взысканию (кроме налога) рассчитывайте от суммы зарплаты за вычетом НДФЛ. То есть сначала удерживается подоходный налог. И только потом к сумме к получению применяются все остальные виды исполнительных производств.
- Максимальный размер взыскания по исполнительным листам в части алиментов, возмещения вреда здоровью или ущерба в связи со смертью кормильца — 70 %.
- Максимальный размер взысканий по исполнительным листам в части иных оснований устанавливается в размере 50 % от дохода.
- При удержании по заявлению работника максимальных ограничений не установлено. Может быть взыскана любая сумма, прописанная в заявлении. Такие нормы обозначил Роструд в Письме от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1.
- Максимальный размер любых других взысканий — 20 %.
Пример. В отношении работника допущена счетная ошибка (выявлена недостача, переплачен аванс, не подтвержден подотчет).
Работодатель может удерживать не более 20 % зарплаты в месяц до полного погашения долга.
Однако если в отношении этого сотрудника уже действует исполнительное производство, например 25 % на алименты, то удерживать переплату неправомерно. Максимальные ограничения по удержаниям не суммируются.
Порядок взыскания: таблица
Как правильно и в какой очереди взыскивать суммы с заработка подчиненных? Разобраться поможет таблица:
| Номер очереди | Виды удержаний | Максимальный размер удержания (от суммы дохода работника за вычетом НДФЛ) |
| Первая очередь | Алименты по исполнительным документам в пользу несовершеннолетних детей, безработных супругов или престарелых родителей | 70 % |
| Исполнительные листы на возмещение вреда, причиненного здоровью | ||
| Исполнительные делопроизводства на возмещение вреда в связи со смертью кормильца | ||
| Исполнительные листы на возмещение ущерба, причиненного преступлением | ||
| Первая очередь | Исполнительное делопроизводство по компенсации морального вреда | 50 % |
| Вторая очередь | Исполнительные бумаги и производство по удержанию выходных пособий и оплаты труда лиц, работающих (работавших) по трудовому договору | |
| Удержания по исполнительным делам выплат вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности | ||
| Третья очередь | Исполнительное производство по обязательным платежам в бюджет и во внебюджетные фонды | |
| Четвертая очередь | Удержание по исполнительным документам на все остальные требования (например, взыскание долга банковского кредита, взыскание суммы административного наказания в виде штрафа, возмещение имущественного или материального ущерба работодателю) |
Если в отношении одного физического лица инициировано несколько листов, действуйте по правилам:
- требования каждой следующей очереди удовлетворяются только после удовлетворения требований предыдущей очереди в полном объеме;
- в рамках одной очереди (в том числе при наличии нескольких исполнительных листов) требования удовлетворяются пропорционально сумме, причитающейся каждому взыскателю.
С сумм, причитающихся взыскателю, никакие налоги, сборы и взносы удерживать не нужно, только если иного не предусмотрено требованиями исполнительных листов.
Удержать в обязательном порядке
К таким видам удержаний можно отнести все суммы, удержанные работодателем с заработка подчиненного на основании законодательства. То есть часть заработка была удержана в силу закона.
Налог на доходы физических лиц
Работодатель в данном случае выступает в качестве налогового агента и удерживает исчисленный подоходный налог в том размере, который предусмотрен НК РФ. Для российских граждан (резидентов РФ) ставка налога составляет 13 %.
Пример 1.
Посмотрим пример того, как удерживается подоходный налог с зарплаты.
В сентябре 2020 г. в пользу Березкина Ивана Петровича были начислены:
- зарплата в сумме 50 000 рублей;
- пособие по нетрудоспособности — 17 500 руб;
- отпускные — 45 000 рублей;
- материальная помощь — 4000 рублей.
Право на налоговые вычеты из заработной платы Березкин не имеет.
Расчет НДФЛ:
- По зарплате: 50 000 × 13 % = 6500 руб.
- По больничному листу: 17 500 × 13 % = 2275 руб.
- По отпускным: 45 000 × 13 % = 5850 руб.
- Материальная помощь до 4000 руб. включительно НДФЛ не облагается. Подробнее: «Облагается ли материальная помощь НДФЛ».
Итого из общих доходов Березкина 116 500 рублей (50 000 + 17 500 + 45 000 + 4000) будет удержано 14 625 руб.
Страховые отчисления с заработной платы не удерживаются. Правило действует для всех видов стандартного страхового обеспечения граждан (ОПС, ОПС, ВНиМ и НС и ПЗ). Добровольные взносы, наоборот, удерживаются непосредственно из заработной платы и иных доходов специалиста.
Удержания по исполнительному листу из зарплаты
Отметим, что в части изъятий по исполнительным листам речь идет не только о взыскании алиментов в пользу несовершеннолетних детей или престарелых родителей, но и по взысканиям в пользу погашения просроченной кредиторской задолженности (например производство по ипотечному или потребительскому кредиту), оплате административных штрафов и иных форм удержаний по исполнительному листу из заработной платы в пользу юридических и(или) физических лиц.
В соответствии со ст. 138 ТК РФ, ст. 99 закона № 229-ФЗ, удержания по исполнительным листам в части алиментов, возмещения вреда жизни и здоровью граждан, возмещения ущерба по потери кормильца не могут превышать 70 % от общего дохода.
Изыскания по остальным видам исполнительных листов — не более 50 % (исполнительный лист на погашение долга по договору, кредиту, возмещение морального вреда).
Другие виды удержаний не могут превышать 20 % от заработка (например, возмещение недостач, исправление счетной ошибки и т. д.).
Пример 2. Исполнительный лист, алименты.
Рассмотрим аналогичный пример, как удерживать алименты из зарплаты.
В конце августа 2020 г. работодатель получил три исполнительных листа в отношении работника Кредитовой Ирины Павловны. Общий долг составил 410 000 руб., в том числе в пользу:
- исполнительное производство ОАО «Банк России» — 210 000 руб.;
- исполнительное дело ОАО «Кредит всем» — 120 000 руб.;
- исполнительные бумаги АО «Займы быстро» — 80 000 руб.
По условиям исполнительного листа удержания следует производить ежемесячно до полного погашения задолженности по кредиту перед банком, но не более 50 % от суммы дохода в месяц.
Заработок за сентябрь составил 46 500 руб.
Исчисление суммы, сколько удержать по исполнительным листам, производится после исчисления НДФЛ! Издавать дополнительные приказы или получать согласие работника не нужно.
Расчет удержаний:
46 500 – (НДФЛ 46 500 × 13 %) = 40 455 руб.
Сумма удержаний: 40 455 × 50 % = 20 227,50 руб.
Распределяем сумму между банками в процентном соотношении к общей сумме задолженности:
- Исполнительный листок ОАО «Банк России»: 20 227,5 × (210 000 / 410 000 × 100 %)= 20 227,5 × 51,2 % = 10 356,48 руб.
- Исполнительная документация ОАО «Кредит всем»: 20 227,5 × (120 000 / 410 000 × 100 %) = 20 227,5 × 29,3 % = 5926,66 руб.
- Исполнительные требования ОАО «Займы быстро»: 20 275,5 × (80 000 / 410 000 × 100 %) = 20 227,5 × 19,5 % = 3944,36 руб.
Далее наниматель будет погашать долги перед банковскими организациями до полного погашения образовавшейся задолженности по исполнительным делам.
Алименты по соглашению
Не всегда обеспечение несовершеннолетних детей оплачивается родителями по исполнительным бумагам. В некоторых ситуациях наниматель удерживает деньги из заработка работника по нотариальному соглашению. Данное соглашение заключается между родителями несовершеннолетнего ребенка в присутствии нотариуса. В нем прописываются суммы, периодичность выплат, а также иные условия.
Как удержать алименты из зарплаты, пример 3.
Иванов Сергей Никифорович заключил нотариальное соглашение со своей женой Ивановой Марьей Яковлевной об уплате алиментов на своих несовершеннолетних детей Алену и Петра. Сумма ежемесячных выплат в пользу детей составляет 35 % от дохода Иванова С.Н.
Должностной оклад Иванова С.Н. — 100 000 рублей, отработан полный месяц.
Расчет:
100 000 – НДФЛ 13 % = 87 000 рублей.
87 000 × 35 % = 30 450 руб. — перечислено алиментов в пользу несовершеннолетних детей.
Отметим, что удерживать алименты в пользу несовершеннолетних детей работника можно и на основании его заявления, а не только по соглашению или исполнительному делопроизводству.
Заявление на удержание из заработной платы (образец)
Добровольные отчисления
Некоторые суммы могут быть удержаны с работников в добровольном порядке. Например, профсоюзные взносы, которые сотрудник решил перечислять в профсоюзную организацию. Или добровольные взносы на страховое обеспечение граждан. Самый распространенный вариант — уплата взносов на формирование накопительной части пенсии в негосударственные пенсионные фонды.
Также в группу можно отнести и суммы, удержанные с работника в пользу погашения ссуд, кредитов и займов, выданных предприятием ранее. Например, специалист получил от нанимателя беспроцентный заем. Погашение его проводится за счет удержаний из начисленной заработной платы в фиксированном размере.
Удержание любых сумм на основании письменного заявления работника, а также по соглашению между сотрудником и его работодателем также относятся в группу добровольных взысканий.
Как взыскать подотчетные суммы
Переплата аванса по командировочным расходам или по подотчетным деньгам — ситуация распространенная. Спланировать будущие траты до копейки практически невозможно, поэтому неизрасходованные подотчетные средства постоянно встречаются в работе бухгалтера.
По сути, работник должен вернуть деньги сам. Но это в идеале. Если подчиненный не желает самостоятельно вернуть подотчетные деньги, работодатель может удержать переплату из его заработка.
Удержать из зарплаты можно не только суммы переплаты, но и задолженность по неутвержденному авансовому отчету. Например, если работодатель не утвердил авансовый отчет из-за отсутствия подтверждающей документации.
План действий обозначен в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0. Чтобы произвести удержания из заработной платы подотчетных сумм:
- в течение одного месяца с момента истечения срока возмещения образовавшейся переплаты издайте приказ об удержании денег с зарплаты работника.
Если срок упущен, то производить взыскания подотчетных сумм с заработка неправомерно. В такой ситуации возместить переплату можно только через суд.
- после издания приказа об удержаниях ознакомьте должника с распоряжением под подпись. Работник должен прописать в приказе, что он согласен с взысканиями из зарплаты. В противном случае придется обращаться в суд.
Подотчетные деньги, не возвращенные работодателю, не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ, так как это задолженность перед нанимателем.
Как удержать ущерб с сотрудника — Удержания из зарплаты сотрудников — Деловая среда
Если сотрудник сломал имущество или нанес иной вред компании, то с него можно взыскать сумму материального ущерба. Порядок взыскания устанавливает Трудовой кодекс РФ. Однако полную стоимость имущества можно вернуть не всегда.
Деловая среда
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Instagram Деловой среды
Деловая среда в Instagram — подписывайтесь, чтобы получать порцию пользы каждый день!
Подписаться на Instagram
Когда можно удержать с сотрудника, а когда нет
Работника можно привлечь к материальной ответственности:
Работник обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб. Прямой действительный ущерб – это реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, которое находится у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).
Внимание! Вы не можете привлечь работника к материальной ответственности, если ущерб возник в силу обстоятельств непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны, либо если работодатель не обеспечил надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику. Это следует из статьи 239 ТК РФ «Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника»При этом вы не можете взыскать с работника недополученные доходы (упущенную выгоду).
Если работник причинил ущерб, то организации необходимо:
- оценить нанесенный ущерб;
- выяснить причину инцидента, степень вины работника, собрать доказательства;
- документально оформить результат проверки, а также взыскание ущерба с сотрудника .
Примеры. Вы можете рассчитывать на возмещение причиненного ущерба, если, например, работник случайно пролил на клавиатуру чай или уронил монитор со стола.
Или материально-ответственный сотрудник неправильно принял товар, не досчитавшись одной коробки при выгрузке, тоже по закону должен возместить недостачу в пользу организации.
Но если сотрудник поехал в командировку и, к примеру, не явился на важную встречу с потенциальными клиентами, а вы потеряли выгодную сделку, то тут возмещать нечего – все это трактуется как упущенная выгода, которую с работника взыскать никак нельзя.
Шаг 1. Служебное расследование
Прежде, чем привлекать работника к ответственности, работодатель должен провести проверку, установить причину инцидента и определить сумму ущерба (ст. 247 ТК РФ). Чтобы провести проверку, можно создать специальную комиссию – ее состав утверждает руководитель организации.
Важно! Все виды оценки производятся только по остаточной стоимости. По закону нельзя взыскивать с работника сумму, превышающую балансовую стоимость имущества организации.
Также нужно запросить письменное объяснение от сотрудника – в нем нужно указать обстоятельства произошедшего. Если сотрудник откажется или уклониться от предоставления объяснения, то нужно будет составить соответствующий акт. Если работник предприятия не признает свою вину по нанесению ущерба или отказывается его компенсировать, то организации следует обратиться в суд.
Комиссия оценивает причиненный ущерб на предмет соответствия нескольким условиям:
Условие 1. Был факт прямого ущерба, нанесенного компании. А именно: фактически уменьшилось количество имущества на балансе, либо данное имущество не может выполнять все возложенные на него задачи, либо работодателю придется ремонтировать имущество, а значит, тратить на это собственные средства.
Условие 2. Работник нарушил свои инструкции. Именно для этого сегодня существует практика ознакомления под роспись с должностными инструкциями, трудовым договором, внутренним трудовым распорядком. Если какие-то действия сотрудника идут в разрез с определенными пунктами этих документов, то это означает его вину, то есть ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Условие 3. Есть причинно-следственные связи между нененадлежащим исполнением работником своих обязанностей и возникновением ущерба. Например, с помощью камер наблюдения доказать, что кладовщик не поставил склад на сигнализацию, когда уходил.
Условие 4. Установить характер вины сотрудника. Вариантов не очень много: ущерб в результате умысла, либо неосторожного обращения с имуществом.
Шаг 2. Оформление документов по итогам расследования
По завершении служебного расследования комиссия составляет заключение или акт. Шаблон такого документ может утвердить сама организация. Он должен содержать:
- дату, номер и место написания, название организации;
- описание причиненного повреждения, наименование и количество пострадавших вещей, примерную сумму оценки;
- данные виновнике: должность, фамилию, имя, отчество;
- причины, по которым произошла порча или утрата имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и наказания) с приложением доказательств;
- выводы о последствиях вреда – можно ли имущество восстановить или же его можно только списать.
Окончательное решение о взыскании материального ущерба принимает только руководитель организации. Если он хочет наказать своего сотрудника и принудить к возмещению причиненного им вреда, то создает на основе Акта приказ о привлечении к ответственности работника.
Закрытый клуб – Деловая среда Премиум
Вступайте в клуб и получите доступ к множеству материалов для развития бизнеса. Для вас 14 дней – бесплатно!
Попробовать бесплатно на 14 дней
Шаг 3. Расчет суммы ущерба, которую можно взыскать с работника
Размер ущерба нужно определять по фактическим потерям, исходя из рыночных цен, которые действуют в данной местности в день причинения ущерба. Однако стоимость ущерба не может быть выше стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).
Ущерб в полном размере можно взыскать с работника, только если с ним заключен договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Однако такие договоры работодатель вправе заключать только если выполнены два условия:
- работнику исполнилось 18 лет;
Когда еще возможна полная материальная ответственностьПолная материальная ответственность наступает в случае:– недостачи ценностей, которые вверили работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;– злоумышленного причинения ущерба;– причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;– причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;– причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;– разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную);– причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Все эти случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
Во всех остальных случаях работник несет материальную ответственность только в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Также важно помнить, что совокупный размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемой зарплаты, оставшейся после удержания налогов (ст. 138 ТК РФ).
Пример. Допустим работник причинил ущерб на сумму 20 000 руб. Его зарплата составляет 40 000 руб. (до налогов) – на руки работник получает 34 800 руб. (40 000 руб. — 13%). Таким образом ежемесячно с работника можно удержать не более 6960 руб. (34 800 руб. х 20%). Всю сумму долга можно будет удержать в течение трех месяцев (20 000 руб. / 6960 руб. = 2,9 мес.).
Шаг 4. Взыскание денег с сотрудника
Здесь есть два варианта – работник либо соглашается с возмещением вреда, либо нет. Рассмотрим данные ситуации.
1. Работник согласен. По общему правилу погашение ущерба сотрудником происходит ежемесячно – в размере 20% от своего среднемесячного заработка (деньги удерживаются из зарплаты на основании приказа руководителя).
Однако если сотрудник не против погасить сразу всю сумму ущерба, то он может это сделать – важно, чтобы сотрудник письменно подтвердил свое желание.
Например, на приказе руководителя он может написать, что с приказом ознакомлен и обязуется всю сумму погасить до определенного числа (работник должен поставить дату и подпись).
2. Работник не согласен с положениями Акта комиссии. В этом случае работодатель вправе обратиться в суд, приложив все документы служебного расследования к делу. Сумму материального ущерба в этом случае определит суд.
Курс
Учитесь на чужих ошибках! Смотрите курс «Академия провалов»
Смотреть курс
Удержание недостачи и подотчетных средств из зарплаты, оформление кадровых документов в выходной: обзор новых разъяснений от Роструда
При инвентаризации обнаружена недостача: можно ли взыскать ее с работника? Правомерно ли удержание из зарплаты подотчетной суммы? Можно ли оформлять кадровые документы в выходные и праздничные дни? На эти и другие вопросы ответили эксперты сервиса Роструда «Онлайн-инспекция.рф».
Вправе ли работодатель удержать из зарплаты работника недостачу, установленную по результатам инвентаризации?
Да, вправе, но только при соблюдении следующих условий:
- работник является материально ответственным лицом;
- сумма недостачи не превышает размера среднего месячного заработка;
- распоряжение о взыскании вынесено не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 242, 243, 248 ТК РФ).
Также см. «Минтруд разъяснил, когда работник не может отказаться от полной материальной ответственности».
Бесплатно рассчитывать зарплату с удержаниями и стандартными вычетами по НДФЛ в веб‑сервисе
Удержание невозвращенных подотчетных средств
Работник не смог полностью отчитаться за всю денежную сумму, выданную ему под отчет. Вправе ли работодатель удержать из заработной платы невозвращенные средства, если работник отказывается вернуть их добровольно?
Да, вправе, но только в том случае, если сумма, которую работник отказывается возвращать, не превышает его среднего месячного заработка. Если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке (ст. 137 и 248 ТК РФ).
Также см. «Как правильно производить удержания из заработной платы».
Проценты на излишне выплаченную зарплату
При ревизии заработной платы за 2019 год обнаружено, что из-за счетной ошибки сотрудникам были выплачены лишние суммы. Работникам сообщили, что они должны вернуть переплату. Обязаны ли сотрудники заплатить предприятию проценты за пользование чужими денежными средствами на основании пункта 1 статьи 395 ГК РФ?
Нет, не обязаны. Выплата процентов в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса РФ не предусмотрена нормами действующего трудового законодательства.
Рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей
МРОТ и работа в выходной
Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Входит ли оплата за работу в выходной в минимальный размер оплаты труда или начисляется сверх МРОТ?
Месячная заработная плата работника, который полностью отработал за этот период норму рабочего времени, не может быть ниже минимального размера оплаты труда (ст. 133 ТК РФ).
Поскольку работа в выходные или нерабочие праздничные дни выходит за рамки норм труда и за рамки нормы рабочего времени, то оплата такой работы должна начисляться после доведения размера месячной заработной платы до МРОТ.
Также см. «Конституционный суд: выплаты за сверхурочную работу, а также за работу в выходные и праздники должны начисляться «поверх» МРОТ».
Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 2022 года
МРОТ и «вахтовая» надбавка
Вправе ли работодатель установить оклад меньше МРОТ, мотивируя это тем, что с учетом вахтовой надбавки получается намного больше «минималки»?
Нет, не вправе. Надбавка за вахтовый метод работы не включается в состав заработной платы, так как она выплачивается в качестве возмещения расходов, связанных с проездом и проживанием работника вне места постоянного жительства.
Выплата указанных расходов не связана с работой в особых условиях и производится вместо оплаты суточных (ч. 1 ст. 302 ТК РФ).
Таким образом, сравнение заработной платы работника с минимальным размером оплаты труда с учетом надбавки за вахтовый метод работы является неправомерным.
Рассчитать зарплату с учетом «северных» коэффициентов и надбавок
Оформление кадровых документов в выходные дни
Можно ли оформлять кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приеме, направлении в командировку и т.д.) в выходные и праздничные дни?
Действующее трудовое законодательство не запрещает оформлять кадровые документы в выходные или нерабочие праздничные дни. Это возможно при условии, если сотрудник, который будет составить указанные документы, выйдет в этот день на работу.
Удержание из зарплаты ущерба за недостачу
При проведении инвентаризации может быть выявлена недостача товарно–материальных ценностей. Рассмотрим особенности отражения в программе 1С операций по удержанию суммы недостачи из заработной платы сотрудника, признанного виновным.
Вы узнаете:
- как отнести сумму недостачи на виновное лицо;
- как отразить удержание недостачи из заработной платы виновного сотрудника;
- как проверить взаиморасчеты с сотрудником по результатам удержания ущерба.
Пошаговая инструкция
По итогам плановой инвентаризации товаров на складе была выявлена недостача товара:
- комплект штор «Версаль» — 2 шт. (себестоимость 8 000 руб./шт.).
Виновным лицом признано материально ответственное лицо (МОЛ) — Иванов А.П.
- Недостача подлежит взысканию с него по рыночной стоимости товара.
- Сумма к взысканию — 18 000 руб.
- Договор о полной материальной ответственности с работником не заключался.
- Среднемесячный заработок работника — 30 000 руб.
- По соглашению между работником и Организацией сумма недостачи удерживается в течение 5 месяцев равными долями путем удержания из заработной платы работника.
31 июля работнику начислена зарплата — 40 000 руб., НДФЛ составил 5 200 руб.
Из зарплаты работника удержано 20% (1/5) от рыночной стоимости недостачи — 3 600 руб.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Отнесение суммы недостачи на виновное лицо | |||||||
| 01 июля | 73.02 | 94 | 16 000 | 16 000 | 16 000 | Отнесение суммы недостачи на виновное лицо | Операция, введенная вручную — Операция |
| 73.02 | 91.01 | 2 000 | 2 000 | 2 000 | Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимостью товара | ||
| Начисление зарплаты | |||||||
| 31 июля | 26 | 70 | 40 000 | 40 000 | 40 000 | Начисление зарплаты | Начисление зарплаты |
| 70 | 68.01 | 5 200 | 5 200 | Удержание НДФЛ | |||
| 26 | 69.01 | 1 160 | 1 160 | Начисление ФСС | |||
| 26 | 69.11 | 80 | 80 | Начисление ФСС (несч. случ.) | |||
| 26 | 69.03.1 | 2 040 | 2 040 | Начисление ФФОМС | |||
| 26 | 69.02.7 | 8 800 | 8 800 | Начисление ПФР | |||
| Удержание ущерба из зарплаты сотрудника | |||||||
| 31 июля | 70 | 73.02 | 3 600 | Удержание ущерба из зарплаты сотрудника | Операция, введенная вручную — Операция |
Начало примера смотрите в публикации:
- Недостача ТМЦ. Виновное лицо обнаружено
Отнесение суммы недостачи на виновное лицо
Нормативное регулирование
Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Материальная ответственность сотрудника может быть:
- ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
- полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях:
- на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
- обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- ущерб причинен умышленно;
- ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
- были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
- причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Материальная ответственность наступает при одновременном наличии следующих условий (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1):
- противоправного поведения (действий или бездействия) сотрудника;
- причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
- наличия вины в совершении противоправного действия (бездействия).