Как организация может вернуть оплату на командировку, если расходы не состоялись?

Как организация может вернуть оплату на  командировку, если расходы не состоялись? В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.

После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.

Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.

Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.

Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Как организация может вернуть оплату на  командировку, если расходы не состоялись?

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими расходы.

Закон не устанавливает, в каком порядке отменять командировку, какие оформлять документы. Поэтому работодатели могут предусмотреть порядок отмены поездок в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках.

Руководитель оформляет отмену командировки приказом в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

  • причины отмены командировки;
  • фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
  • место назначения командировки, которая была отменена;
  • реквизиты отмененного приказа о направлении работника в командировку;
  • порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Как организация может вернуть оплату на  командировку, если расходы не состоялись?

В приказе перечислите все документы, которые стали основанием для отмены командировки.

Например, если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, — приведите реквизиты этого письма.

Еще примеры — листок нетрудоспособности сотрудника, если поездку отменили по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д. Копии документов должны быть приложены к приказу.

Подписать приказ об отмене командировки должен руководитель организации. Ознакомьте с ним всех сотрудников, которые перечислены в приказе.

Если сотрудник работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

  • отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
  • попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). 

Если сотрудники не воспользовались билетами, не жили в гостинице, входной НДС со стоимости проезда и проживания к вычету не принимайте. Услуги фактически не оказаны, расходы на учет не приняты. Право на вычет НДС не возникает (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194).

Сбор посредника. Сбор посредника при отмене брони может быть уменьшен или отменен по условиям договора. На разницу между первоначальной и скорректированной суммами сбора посредник выставит организации корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Когда получите корректировочный счет-фактуру, восстановите принятый ранее к вычету НДС по сбору в бухучете и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.

2011 № 1137).

Дополнительный сервисный сбор за возврат. Бывает, что за отмену брони удерживают дополнительный сервисный сбор. Например, при возврате билета, который куплен через электронные сервисы. Примите к вычету НДС с дополнительного сервисного сбора на общих основаниях (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретен билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберете деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращенного билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда РФ от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

Узнать больше

В случае отмены командировки сотрудник должен вернуть аванс на служебную поездку, если деньги он уже получил. Возврат подотчетной суммы оформляют в зависимости от того, были ли расходы до приказа об отмене командировки. 

Расходов не было. Сотрудник просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу или перечисляет на расчетный счет работодателя в банке. В ордере в качестве основания укажите приказ об отмене командировки.

Сотрудник израсходовал часть аванса. Сотрудник закупил что-то для командировки, например планшет для презентации. В этом случае поменяйте назначение произведенных расходов. Сделать это можно в приказе об отмене командировки или в отдельном документе. Надо зафиксировать, что планшет для презентации будут использовать в организации, а не в командировке. 

Затем сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы. Срок сдачи отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств определите в приказе об отмене командировки. 

Остаток не потраченных денег сдает в кассу или перечисляет на расчетный счет. Бухгалтер отразит расход сотрудника уже не как командировочные расходы, а по назначению согласно новому приказу.

Если сотрудник в установленный срок не вернет выданную под отчет сумму, то работодатель имеет право удержать эту сумму из его зарплаты. Такое решение работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возврата задолженности. Но при одном условии: если сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний (ст. 137 ТК РФ).

Расходы по налогу на прибыль можно признать только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчета (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучете расходы отразите проводками:

Проводка Операция
Дт 50 (51) Кт 71 Работник вернул деньги за билет или отмену брони
Дт 91.2 Кт 71 Учтены в расходах:

  • стоимость невозвратных билетов; 
  • неустойка или штраф;
  • расходы на визу
Дт 71 Кт 51 (50) Компания компенсировала сотруднику расходы

Пример. ООО «Альфа» запланировало командировку своего сотрудника Петрова в Сербию. Заранее были куплены авиабилеты — 20 000 рублей. Их компания оплатила с расчетного счета. 

На командировочные расходы Петрову было выдано из кассы 18 000 рублей.
Бухгалтер сделал проводки:

Проводка Операция
Дт 76 (60) Кт 51 20 000 рублей — оплачена стоимость билетов
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) 20 000 рублей — получены авиабилеты
Дебет 71 Кредит 50-1 18 000 рублей — выданы деньги сотруднику

В день вылета клиент отказывается от сделки. Командировка отменяется. Петров возвращает деньги. Авиабилеты сданы, агентство вернуло их стоимость — 17 000 рублей и удержало неустойку — 3 000 рублей.

Проводка Операция
Дт 50-1 Кт 71 20 000 рублей — возвращена неизрасходованная подотчетная сумма
Дебет 76(60) Кредит 50-3 17 000 рублей — возвращены билеты
Дебет 51 Кредит 76 (60) 17 000 рублей — получена стоимость билетов
Дебет 91-2 Кредит 76 3 000 рублей — сумма неустойки за возврат билетов отнесена на прочие расходы
Читайте также:  Можно ли совершать сделки с недвижимостью?

В налоговом учете удержанная неустойка — 3 000 рублей — была принята для целей налогообложения прибыли.

Если сотрудник находится в командировке, но вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам — нелетная погода, наводнение, карантин, компания должна возместить работнику:

  • суточные;
  • расходы на проживание.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Задержка командированного сотрудника в пути может быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т.п.), справкой МЧС и т.п.

Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Проще издать приказ о продлении командировки. Тогда можно списать затраты как обычные командировочные расходы.

Советуем попросить партнера, к которому направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки.

То есть в дни командировки будут включены и дни форс-мажора. Если по каким-либо причинам отметку поставить нельзя, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами.

Однако в этом случае возможны разногласия при проверке с налоговой инспекцией.

Елена Галичевская, эксперт по бухучету и налогообложению Норматива

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа».

Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Материал по теме
Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ

Что делать с комиссией за перевод?

  • Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
  • Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
  • Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
  • Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Как организация может вернуть оплату на  командировку, если расходы не состоялись?

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Материал по теме
Минфин разрешил перечислять подотчетные суммы на ГСМ на банковские карты

К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

Сенин Н. К., эксперт журнала

Как организация может вернуть оплату на  командировку, если расходы не состоялись?

Вопрос:

Работник перед командировкой получил аванс для возмещения возможных расходов. Если он не возвращает аванс полностью или частично и не предоставляет оправдательных документов, возникает ли в какой‑то момент база для обложения НДФЛ и страховыми взносами?

Когда надо отчитаться по командировке?

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение) работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Далее в п.

 26 Положения говорится, что по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Эта норма, очевидно, призвана прежде всего защитить интересы работодателя, устанавливая специальные правила погашения задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие расходы, либо вернуть денежные средства, подтверждения расходования которых нет.

Разумеется, часть командировочных средств не подлежат документальному подтверждению. Согласно п. 3 ст. 217 и п. 2 ст.

 422 НК РФ это суточные и расходы по найму жилого помещения (и те, и другие в отдельности в размере не более 700 руб. за каждый день в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб.

за каждый день в заграничной командировке). Иные расходы, связанные с командировкой, должны подтверждаться документально.

Пункт 26 Положения сформулирован так, что из него, по нашему мнению, можно сделать следующий вывод: трехдневный срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете отдельно говорится, что он должен быть произведен, а не представлен.

Поэтому по поводу срока произведения окончательного расчета надо обратиться к п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенного порядка ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Им установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

То есть законодательно конкретный срок возврата не израсходованных в командировке сумм не предусмотрен, этот срок должен определить руководитель, на что указывается в Постановлении АС МО от 01.02.2017 № Ф05-21676/2016 по делу № А40-143426/2016.

Если работник потратил денег меньше, чем ему выдали, то должен вернуть в кассу неизрасходованные деньги, полученные под отчет.

Контролеры требуют пополнить бюджет

Чиновники часто рассматривают в качестве компенсации затрат на командировку только те выданные командированному деньги, в отношении расходования которых имеются обосновывающие документы.

И если неподтвержденная часть аванса не возвращена работником, то они включают ее в доход, который облагается НДФЛ и страховыми взносами. Об этом говорится, например, в Письме Минфина России от 01.02.2018 № 03‑04‑06/5808.

Только в случае возврата полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника не возникнет.

Причем, по мнению финансистов, поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ об освобождении от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Правда, неясно, в какой момент образуется облагаемый доход. Финансисты в указанном разъяснении об этом умолчали.

Ведь у работодателя должна быть полная уверенность в том, что денежные средства работник не возвратит.

Исключение – случай, когда подтверждающие документы попросту утеряны работником, а работодатель, тем не менее, произвел ему компенсацию, считая причины утери уважительными. В этом случае обложение надо производить уже на момент выплаты компенсации, так как ясно, что возврата средств не ожидается (см. Постановление ФАС ЗСО от 23.12.2013 по делу № А27-1862/2013).

В Письме от 27.03.2015 № 03‑04‑07/17023 чиновники утверждают, что определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией – налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника (там идет речь о том, что командированному была авансом выплачена излишняя сумма суточных).

В настоящее время действует иное правило: дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Но ни в момент утверждения авансового отчета, ни в последний день соответствующего месяца нельзя достоверно утверждать, что излишняя сумма выданных командировочных не будет возвращена работником.

Поэтому названная норма, по нашему мнению, должна применяться с условием, что между работодателем и работником достигнуто условие о невозвращении денежных средств.

Любопытно, что в Письме Минфина России от 14.01.

2013 № 03‑04‑06/4-5 утверждается: денежные средства, выданные работнику под отчет при направлении в командировку, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и, соответственно, дохода до возвращения работника из командировки и утверждения руководителем организации представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

Формально получается, что если нет авансового отчета (за нарушение срока его представления законодательно наказание не установлено), то нельзя определить доход работника.

Читайте также:  Какие документы нужны для подачи на алименты на ребенка после развода

Однако порядок представления отчета по командировке может определить сам работодатель локальным нормативным актом – и при нарушении этого порядка он вправе спросить с работника как отчет, так и неиспользованные денежные средства.

Нет у работника дохода – нет и облагаемой базы

В Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 по делу № А55-15647/2012 указывается, что денежные средства, выданные организацией подотчетному лицу, образуют задолженность физического лица перед организацией и в случае, когда они не израсходованы на цели, на которые были выданы, либо израсходованы не полностью, подлежат возврату.

Следовательно, эти денежные средства не являются для физического лица экономической выгодой и не относятся к его доходу (см. также Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306‑КГ16-3205 по делу № А65-2127/2015).

Работодатель должен принять меры по возврату этих денежных средств, вплоть до обращения в суд.

Предполагается, что эти средства не могут остаться у работника, значит, он не сможет их использовать в своих интересах.

Напомним, что до 01.01.2017 страховые взносы исчислялись и уплачивались не налоговой службой, а органами контроля внебюджетных фондов. В связи с этим интересно мнение, изложенное в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06-5250.

Орган контроля рассудил примерно так же, как судьи в Постановлении ФАС ПО № А55-15647/2012. Он указал, что на основании ст.

 137 ТК РФ выданные под отчет денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, признаются его задолженностью перед организацией и могут быть удержаны из зарплаты работника.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работодатель удержал из зарплаты работника вышеуказанные денежные средства на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения страховыми взносами не возникает.

И только если работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Более того, если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными) в случае, когда организация уже начислила страховые взносы на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных взносов.

* * *

Таким образом, при анализе природы задолженности работника по выданным ему командировочным средствам выходит, что задолженность не может быть включена в его доход с целью обложения НДФЛ и страховыми взносами ни в какой момент.

Конечно, у чиновников на этот счет другое мнение. В том числе о нем могут заявить налоговики во время проверки.

То есть, если работодатель не получил указанные суммы от работника, он должен совершить некоторые действия, свидетельствующие о его намерении обозначенную задолженность восполнить.

Это будет подтверждать, что данная сумма не останется навсегда в распоряжении работника и соответственно не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Бухгалтер Крыма, №4, 2018 год

Отмена командировки: разъяснение к разъяснению

Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся  невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д.

Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки.

Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи  с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится.

Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, — то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения.

Обязательно потребуется и документальное оформление.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

  • издать приказ;
  • отменить брони;
  • сдать билеты;
  • утвердить авансовый отчет;
  • разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

  • причины отмены командировки;
  • реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
  • срок возврата неизрасходованного аванса;
  • срок сдачи авансового отчета;
  • порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет  (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги  могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Что делать?

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

  • расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
  • расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
  • штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

  • А в бухучете вы сделаете такие проводки:
  • Дебет 50 (51) Кредит 71
  • — работник возвратил неизрасходованные средства.
  • Дебет 91.2 Кредит 71
  • — учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
  • Дебет 71 Кредит 51 (50)
  • — компенсированы работнику понесенные им расходы.

Отмена командировки: как правильно оформить

В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.

Причины отмены командировки

Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:

  1. В ней больше нет необходимости.

Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.

В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться.

Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов.

Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе. 

  1. Работнику нужно уйти на больничный. 
Читайте также:  Отказ в доступе к бесплатному дошкольному образованию ребёнка

Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.

  1. Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.

Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку. 

Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника. 

  1. Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.

Порядок отмены командировки

Чтобы отменить командировку, нужно: 

  • определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
  • составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
  • выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
  • составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя. 

Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов. 

  • Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
  • Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
  • Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберём, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём
по порядку.

  • Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
    командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
    могут быть разные:
  • — потеря актуальности поездки;
  • — болезнь сотрудника;
  • — семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:

  • Рекомендации Роспотребнадзора;
  • Распоряжение правительства РФ, которое
    ограничивает передвижение через государственную границу;
  • Локальные нормативные документы, действующие в конкретном
    регионе России или другом государстве, например, постановление
    о режиме ЧС и обязательном карантине для
    приезжих.

В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите
номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять ещё несколько
шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении.

Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из корпоративного аккаунта. После оформления
возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный
сбор) придут на эл.

почту, также их можно скачать
в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата денег составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги. 

Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.

3. Заполнить авансовый отчёт

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ нужно
тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать отчёт
надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

В документе напишите:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.

Подробнее про
заполнение авансового отчета

4. Произвести расчёты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах
в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учёте
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счёта (например в Туту Командировках), то деньги
возвращаются напрямую на счёт компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести
запланированную командировку на другое время.

Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку
и указать в ней причину переноса командировки. После согласования
служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий
приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник
должен ознакомиться с документом и подписать.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет
тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с баланса компании в корпоративном аккаунте. Все отчётные
документы о поездке приходят на эл. почту и доступны
в аккаунте. Подробнее про Туту Командировки

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *