В любой момент в компанию могут прийти проверяющие из трудовой инспекции. Например, сотрудник уволился со скандалом и написал жалобу в трудовую инспекцию. Чтобы проверить заявление уволенного, проверяющий инспектор запросит документы за три года. И если найдет ошибки в документах — компанию оштрафуют.
Рассказываем, что нужно знать о проверке и как действовать, если инспектор пришел в офис.Проверки бывают плановые и внеплановые, а по форме проведения они делятся на документарные и выездные. Во время выездной проверки инспектор приезжает в офис компании и на месте проверяет документы.
Дополнительно может опросить сотрудников, осмотреть производственные помещения, провести экспертизу. Во время документарной проверки руководитель компании или его представитель отвозит документы в Государственную трудовую инспекцию (ГИТ).
Документарная проверка.
Если трудовая инспекция принимает решение — провести документарную проверку, она отправляет извещение с перечнем документов, которые инспектор будет проверять. С указанных документов необходимо снять копии, заверить их печатью и подписью руководителя.
Можно представить электронные документы, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью. Срок предоставления документов — 10 рабочих дней со дня получения извещения.
Плановая проверка. До 31 декабря Прокуратура формирует сводный план проверок на следующий год и размещает его на официальном сайте. Частота плановых проверок зависит от категории риска компании:
- для категории высокого риска — один раз в 2 года;
- для категории значительного риска — один раз в 3 года;
- для категории среднего риска — не чаще одного раза в 5 лет;
- для категории умеренного риска — не чаще одного раза в 6 лет;
- предприятия с низкой категорией риска в план проверок не попадают.
Важно: в 2021 году из-за пандемии запрещено проводить плановые проверки. Категорию риска определяет Автоматизированная система управления (АСУ КНД) на основании отчетов Роструда — во внимание принимают сведения о травматизме и задолженности по зарплате, информацию о численности работников, дату регистрации компании, коды ОКВЭД. Категория риска может меняться. Если на предприятие произойдет несчастный случай со смертельным исходом, связанный с производством, — категорию повысят до высокого риска. А если в течение трех последних лет на предприятии не было случаев травматизма — категорию риска понизят.На сайте Роструда ежегодно публикуют списки компаний с высокой и значительной категорией риска. Если не нашли компанию в опубликованных списках, можете направить в инспекцию запрос и уточнить, к какой категории относится ваше предприятие. Срок плановой проверки не может превышать 20 рабочих дней. Продлить срок можно только в исключительных случаях. Например, инспектору нужно провести экспертизу проб воды или воздуха. Или он считает, что расследование несчастного случая на производстве проводилось с нарушениями и назначит повторное расследование. Решение о продлении проверки принимает руководитель инспекции или его заместитель — по их распоряжению проверку могут продлить еще до 20 рабочих дней. Для малых и микропредприятий со штатом сотрудников меньше 100 человек и ежегодным доходом до 800 млн рублей проверку могут продлить всего до 15 часов. Важно: решение о продлении вы должны получить не позднее трех рабочих дней до планового окончания проверки.Внеплановые проверки. Иногда проверяющие проходят внезапно, например, чтобы проверить жалобу работника. Срок внеплановой проверки также не превышает 20 рабочих дней, и продлевать его нельзя.
Ваши действия во время выездной проверки
Заранее узнайте время плановой проверки. Включена ли компания в план проверок, можно посмотреть на сайте Прокуратуры, а также на сайте территориального управления ГИТ, например, города Москвы или Республики Татарстан.
В поисковую строку нужно ввести ИНН или ОГРН организации и проверить результаты поискаЕсли проверка компании не запланирована, появится запись «Найдено 0 КНМ (контрольно-надзорных мероприятий)». Если сервис нашел компанию, вы сможете посмотреть дату проверки, проверяющую организацию и цель. 
Это ООО проверяют, потому что поступила жалоба от настоящего или бывшего работника обществаЗа три дня до начала плановой проверки на юридический или электронный адрес компании пришлют уведомление. В уведомлении должны быть указаны реквизиты проверочного листа, то есть номер, который соответствует теме проверки. Например, если предмет проверки ― охрана труда, инспектор применит проверочные листы №№ 18, 20–31, 33–106, 114–133, а по основным кадровым вопросам ― проверочные листы №№ 1–17, 19, 32, 107–113. Каждый проверочный лист содержит перечень контрольных вопросов. Зная, о чем вас будут спрашивать, — можете подготовиться к проверке: восстановить утраченные документы, проверить кадровый учет, попросить сотрудников не общаться с проверяющим в неформальной обстановке, например, в месте для курения или в буфете.
Подготовьтесь к проверке. Если обнаружили свою компанию в списке плановых проверок, с помощью бесплатного Электронного инспектора труда вы можете самостоятельно проверить, насколько хорошо в компании соблюдаются требования трудового законодательства. Это официальный сервис Роструда содержит все вопросы, которые связаны с кадровой политикой.
Проверка проводится в форме анкетирования. Вам нужно выбрать категорию — всего их 14. Каждая категория разделена на темы, например, «Трудовой договор», «Режим рабочего времени», «Требования об охране труда». Во время тестирования вам предложат ответить на вопросы — нужно выбирать вариант ответа из предложенного списка.
По окончании теста сервис показывает, по каким трудовым нормам вы допустили ошибки. 
По окончании проверки сервис формирует Акт, в котором перечислены выявленные нарушенияВажно: если не уверены, что кадровый учет соответствует всем нормам трудового законодательства, обратитесь в аудиторскую компанию — эксперты найдут и помогут устранить ошибки в документах. Проверьте полномочия проверяющего инспектора. Если в офис придет посторонний и представится проверяющим — вы не обязаны верить ему на слово. Потребуйте у инспектора служебное удостоверение и распоряжение или приказ руководителя ГИТ о назначении проверки. Сверьте, совпадает ли ФИО в распоряжении с фамилией из удостоверения: проверку может проводить только тот инспектор, который указан в распоряжении. Если фамилии не совпадают, вы можете запретить ему вход на территорию компании.
Выделите сопровождающего. Если с документами проверяющего все в порядке, назначьте сотрудника, который будет сопровождать инспектора, отвечать на его вопросы, приносить запрашиваемые документы. Лучше, если сопровождающим будет юрист организации — он проконтролирует, чтобы проверяющий не превысил свои полномочия. А при необходимости можете привлекать руководителей подразделений, например, когда инспектор проверяет производственный отдел — позовите начальника производства, когда транспортный — руководителя транспортного отдела.
Исполняйте только законные требования проверяющего. Во время плановой проверки инспектор может задавать вопросы только из проверочного листа. Если инспектор задает дополнительные вопросы — сотрудник может на них не отвечать.
Так выглядит проверочный лист, по которому трудовой инспектор задает вопросыОдними вопросами инспектор не ограничится и будет проверять документы. Он вправе запросить любой документ за любой период, но обычно смотрят документы за последние 3 года. В первую очередь инспектор запрашивает кадровые документы:
- трудовые договоры с работниками;
- личные карточки;
- штатное расписание;
- приказы о приемах на работу и увольнениях.
Если в компании работает несколько десятков или сотен человек, инспектор может попросить список сотрудников и наугад выбирать несколько фамилий — трудовые договоры и приказы по этим сотрудникам он и будет проверять. Помимо кадровых документов, инспектор запросит документы, которые касаются цели проверки. Например, если инспектор проверяет охрану труда — он запросит журналы регистрации вводного, первичного и повторного инструктажа на рабочих местах.
Оспорьте решение, если не согласны с результатами проверки. По окончании проверки инспектор составляет акт, один экземпляр которого передает руководителю компании или его полномочному представителю.
К акту инспектор прикладывает заполненные проверочные листы, протоколы или заключения исследований, испытаний и экспертиз, если их проводили, а также объяснения работников, которые ответственны за обнаруженные нарушения и другие связанные с проверкой документы.
Если не согласны с результатами проверки, в течение 15 дней можете подать письменное возражение на имя руководителя ГИС.
Обжаловать можно:
- процессуальные ошибки, например, инспектор самовольно продлил срок проверки — вместо 20 дней проверял компанию 22 дня;
- нарушения, связанные с нормативами материального права, например, инспектор неверно истолковал или не учел один из представленных документов.
В заявлении укажите свои фамилию, имя, отчество, ФИО инспектора, распишите его действия, с которыми вы не согласны, и объясните, почему. К заявлению приложите документы, подтверждающие обоснованность возражений.
Отличие внеплановой выездной проверки от плановой
О внеплановой проверке компанию могут предупредить за сутки или не предупреждать вообще, поэтому у руководителя нет времени на подготовку.
Поскольку внеплановую проверку проводят обычно по жалобе работника, инспектор проверяет документы в соответствии с этой жалобой.
Например, работник пожаловался на задержку зарплаты — инспектор проверяет документы, которые связаны с зарплатой: зарплатные ведомости, расчетные листки. Смотрит, есть ли в расчетном листе сведения о сумме зарплаты, ее составных частях, размере и основаниях для удержания.
Образец расчетного листа — форму документа компания принимает самостоятельно и утверждает в учетной политикеПри внеплановой проверке инспектор не использует проверочные листы и может проверить все кадровые документы.
Ответственность за нарушение трудового законодательства
Если инспектор обнаружит нарушения, компанию оштрафуют. Причем могут оштрафовать могут не только компанию, но и должностное лицо, например, директора или начальника отдела кадров. Размер штрафа за нарушение трудового законодательства:
- для компании ― от 30 000 до 50 000 ₽;
- для ИП и должностных лиц ― от 1000 до 5000 ₽.
Однако вместо штрафа инспектор может вынести предупреждение. Например, если нарушение совершили впервые, от него не пострадали люди, животные, имущество и окружающая среда. Если нарушение небольшое, например, кадровик неправильно указал реквизиты приказа на увольнение, — инспектор может ограничиться устным замечанием.
Важно: чтобы инспектор заменил штраф предупреждением, подайте ходатайство и укажите основания, по которым можно заменить меру ответственности.
За повторные нарушения руководителя могут дисквалифицировать на срок от года до трех, а деятельность компании ― приостановить до 90 суток, например, за повторное нарушение порядка проведения спецоценки.
Что делать, если в компанию пришел инспектор Роструда
- Проверьте документы инспектора: решение о проведении проверки и служебное удостоверение.
- Назначьте сотрудника, который будет сопровождать инспектора, отвечать на его вопросы, приносить запрашиваемые документы. Если проходит плановая проверка, инспектор может задавать вопросы только из проверочного листа.
- Подпишите акт проверки. Если не согласны с решением инспектора, оспорьте результаты в течение 15 дней.
Проверки трудовой инспекции: виды, причины, ошибки, штрафы
Трудовая инспекция приходит только к тем предпринимателям, у которых есть сотрудники. И скорее даже к тем, кто с этими сотрудниками не нашёл общего языка.
Виды проверок
Проверки бывают: плановые и внеплановые. О плановых проверках можно узнать ещё до начала года, на сайте Генпрокуратуры. Чтобы подготовиться к такой проверке, Роструд сделал проверочные листы, которые можно заполнить онлайн.
То есть вы проходите тест и в конце вам формируют что-то вроде проверочного акта. Там будут предупреждения и советы о том, что важно исправить перед проверкой.
Формулировки в тестах не самые простые, но сама идея этого инструмента — хорошая и может быть полезна.
Хорошая новость в том, что малый бизнес освободили от проверок до конца 2021 года. Правда, и тут есть исключения — малый бизнес в сфере образования, здравоохранения, социальной сфере и с лицензируемыми видами деятельности всё равно могут проверить.
А вот от внеплановых проверок никто не застрахован, об их причинах расскажу ниже.
Плановые и внеплановые проверки бывают выездными и документарными:
Документарные — это когда вас просят прислать заверенные копии документов, чтобы исключить подозрения в нарушениях, которые сейчас есть у инспекторов. Например, они видят, что вы платите совсем небольшую зарплату и просят объясниться. А вы рассказываете, что зарплата у вас такая, потому что сотрудники работают на полставки и отправляете заверенные копии трудовых договоров в подтверждение.
Выездные — это когда к вам в офис, магазин или салон приходят инспекторы лично и неожиданно. Смотреть тоже будут документы, причём за любой период, но лишь по теме проверки. Прочитайте её заранее в приказе о проверке.
Например, если тема ревизии — начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с персональными данными работников, инспекторы не вправе.
А распоряжение, в котором не указан предмет проверки совсем — незаконно.
Причины проверок
Самая распространённая — жалоба ваших же сотрудников. Ещё звоночки могут прийти из прокуратуры, полиции, налоговой, фондов и даже с сайтов с вакансиями. Например, когда одно из условий найма — московская прописка.
По данным портала трудинспекции больше половины жалоб касается именно оплаты труда. То есть работники готовы терпеть нарушения своих трудовых прав и идти на компромиссы с работодателем, пока дело не касается денег.
При этом анонимные заявления трудинспекция не принимает. С жалобой нужно прийти лично или оставить её на сайте, зарегистрировавшись через портал госуслуг.
Интересный факт 1: пожаловаться на вас может не только сотрудник, чьи права нарушаются, но и его коллега.
Интересный факт 2: вам не должны раскрывать имя работника, который на вас нажаловался, как и показывать текст его жалобы.
Ошибки, которые приводят к проверкам
Работодателя могут наказать, если он:
- не вовремя выплачивает зарплату, один раз в месяц — это тоже не вовремя;
- не полностью выплачивает зарплату или она в принципе меньше МРОТ;
- задерживает расчёт при увольнении;
- не оплачивает сверхурочную работу;
- выплачивет отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
- не отпускает в отпуск;
- не проводит спецоценку условий труда;
- не выдаёт расчётный листок, в котором описано, как рассчитывается зарплата работника;
- ошибается в трудовых договорах.
Про ошибки в трудовых договорах напишу пару слов отдельно. Самая первая тактическая ошибка — замена трудового договора договором ГПХ. Не надо так. Да, на договоре ГПХ можно платить чуть меньше страховых взносов за сотрудника, но эти 4-5% не сильно помогают сэкономить, а под риск вас ставят.
Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ
А дальше фактические ошибки в тексте самого договора. Например, четкие даты выплаты зарплаты меняют на абстрактное «Выплата зарплаты до такого-то числа».
Или не указывают трудовую функцию работника — важно перечислять в трудовом договоре его основные обязанности или сослаться на должностную инструкцию.
Иначе, как сотруднику чувствовать себя уверенно в том, что вы не будете заставлять его делать вещи, которые его должностью не предусмотрены?
Например, «Почту России» оштрафовали на 2 миллиона рублей за то, что её сотрудников заставляют торговать продуктами, хотя такая обязанность не предусмотрена их трудовым договором.
Штрафы, которые выставляют за ошибки
Может повезти и контролёры обойдутся предупреждением. Если не повезёт, то ждёт штраф за административное правонарушение.
Не заключили трудовой договор, заменили его ГПХ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
- для предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей;
- для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.
Невыплата зарплаты или неполная выплата (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — предупреждением или административным штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
- для предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Платные услуги мошенников
Помните, любая проверка начинается с удостоверения проверяющего и распоряжения на проверку, которое обязательно подписывает и заверяет печатью руководитель территориального органа. Без них к своим документам даже не подпускайте.
Мошенники знают, как играть на чувствах предпринимателей — они представляются сотрудниками трудинспекции, пугают предстоящей внеплановой проверкой и предлагают помочь к ней подготовиться. За деньги, конечно же. Помните: платных услуг никакие государственные ведомства не оказывают.
Коротко
- Малый бизнес освобождён от плановых проверок до конца 2021 года и даже после этого шанс попасть на такую проверку — небольшой.
- Выездные проверки случаются чаще всего из-за жалоб сотрудников.
- Даже если найдут нарушение, можете отделаться предупреждением, особенно в самый первый раз.
Статья актуальна на 08.02.2021
Как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться
В прошлый раз мы рассказали, когда работодателю может грозить проверка Государственной инспекции труда (ГИТ). Из этой статьи вы узнаете, как проходят такие проверки с учётом изменений, вступивших в силу с 1 июля 2021 года, и как к ним подготовиться. Самый подробный гайд по проверкам ГИТ на Клерке!
Как вы узнаете о проверке
О проведении плановой проверки инспекторы предупредят заранее не менее чем за 3 рабочих дня заказным письмом или электронным документом, подписанным электронной подписью.
Про внеплановую проверку вам могут сообщить любым способом не позднее, чем за 24 часа до начала в следующих случаях:
- проверку проводят по заявлению работника;
- у вас уже прошла проверка, по результатам которой вам выдали предписание об устранении нарушений, но вы их не устранили и ГИТ назначил повторную проверку.
В остальных случаях о внеплановой проверке вас заранее не предупредят, то есть она будет внезапной.
Плановая и внеплановая проверка может быть документарной — по месту нахождения инспекции, или выездной — на территории работодателя.
Как долго длится проверка
С 1 июля 2021 года на документарную или выездную проверку отводится не более 10 рабочих дней. Для каждого филиала или обособленного подразделения срок считают отдельно. Максимальный срок проверки всей компании с обособленным подразделениями — 60 рабочих дней.
Для МСП действуют особые условия: малое предприятие проверяют не более 50 часов в год, а микропредприятие — не более 15 часов в год.
Что будут проверять
Внеплановая проверка. Обычно проводится по определённой теме, например, изучается своевременность выплаты заработной платы.
В таком случае инспекторы смогут запросить у вас только те документы, которые относятся к этой теме . Выходить за рамки темы они не имеют права.
Если же тема проверки — соблюдение трудового законодательства, то придётся предоставить практически все документы по учёту кадров и расчётов с персоналом.
Плановая проверка. Ведётся по проверочным листам. Это список контрольных вопросов по соблюдению законодательства.
В уведомлении о предстоящей проверке будут перечислены проверочные листы, которые вам нужно будет заполнить.
Обычно проверяют порядок приема на работу и увольнения, заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; соблюдение права на отпуск, оплату труда, режим работы, как функционирует служба охраны труда.
Вы можете заранее оценить состояние своего кадрового учёта и посмотреть на него глазами инспектора с помощью сервиса «Электронный инспектор» на сайте Роструда.
Перечень документов, которые может запросить трудовой инспектор, ограничен.
Так, у вас могут запросить:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- штатное расписание;
- заявления и уведомления работников;
- приказы;
- трудовые и гражданско-правовые договоры;
- должностные инструкции, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;
- личные карточки;
- договоры о полной материальной ответственности;
- табель учета рабочего времени, график отпусков;
- соглашение о разделении ежегодного отпуска на части;
- записка-расчёт при прекращении трудового договора;
- расчётные и платёжные ведомости;
- платёжные поручения на перечисление заработной платы и других выплат сотрудникам;
- расчётные листки;
- документы по охране труда, по защите персональных данных и т.д.
Большинство из этих документов составляют по унифицированной форме, бланки есть на сайте Роструда. При затруднениях в работе используйте памятки для решения наиболее распространённых трудовых ситуаций.
За какой период могут запросить документы и оштрафовать
Период не ограничен, но повторную проверку по одним и тем же обстоятельствам не проводят. То есть при плановой проверке у вас не могут запросить документы за период, который уже проверяли.
Можно не предоставлять на проверку документы, по которым истёк срок хранения. Однако документы по зарплате и кадрам обычно хранятся долго. Сроки хранения определяйте в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом №236 от 20.12.2019г.
Срок давности по административным нарушениям ограничен одним годом со дня совершения. Если такое нарушение найдут после того, как прошёл год, наказать за них уже не смогут. Поэтому перед проверкой особое внимание уделите оформлению документов за последний год.
Пример 1.
Какие документы проверяет трудовая инспекция
Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам.
Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.
Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».
По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).
Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией
- невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
- установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
- невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
- поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
- жалоба работника на нарушение трудовых прав;
- запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
- приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.
Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.
О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.
Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.
Плановая проверка трудовой инспекции
Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.
Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:
- прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
- вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
- работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).
Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.
Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:
- Проверка кадровых документов.
- Проверка безопасности выполняемых работ.
Проверка кадровых документов
В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.
Кадровые документы, которые будут проверять:
- учредительные документы;
- коллективный договор;
- все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
- штатное расписание;
- табели учета рабочего времени;
- табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
- табели расчета зарплаты;
- больничные листы;
- график отпусков;
- личные карточки;
- приказы о назначении на должность;
- трудовые книжки;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- положение об оплате труда и премировании;
- положение о защите персональных данных.
Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.
Проверка локальной внутренней документации
К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.
Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.
Проверка графика отпусков
Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас.
Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону.
В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.
Курс повышения квалификации
«Заработная плата. Средний заработок» 10 онлайн-уроков.
32 практических задачи, особые ситуации
Подробнее
Проверка выплаты зарплаты
Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.
Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.
В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.
Проверка сведений, связанных с охраной труда
Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации.
Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда.
Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.
При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:
- требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
- меры безопасности при проведении работ;
- обеспечении работников средствами защиты;
- организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.
Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.
Срок проведения проверки
По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней.
Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся.
При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Выездные проверки ГИТ: как подготовиться работодателю? Права работодателей при проверках
Ежегодно Роструд составляет план, определяющий работодателей, которых будут проверять в следующем году. Этот план согласуется с прокуратурой и находится в свободном доступе. Для того чтобы проверить, включена ли ваша организация в план проверок, необходимо посетить сайт инспекции по труду http://git78.rostrud.ru/plan/ или сайт прокуратуры http://procspb.ru/plan-proverok. В информации, размещенной на этих сайтах, кроме прочего, будет указан месяц проведения проверки, основания ее проведения, вид проверки (В – выездная или Д – документарная), а также название органа государственного контроля (надзора), с которым совместно данная проверка будет проводиться. Утвержденный план в течение года не корректируется.
Заглянуть в этот план будет нелишним перед тем, как утверждается график отпусков на следующий год с тем, чтобы в указанный в графике месяц проверки ключевые сотрудники не оказались в отпуске. А если вы уже график утвердили, то, при необходимости, его придется скорректировать. Извлечение из плана проверок на 2016 год приведено в таблице 1.
Кроме того, если в плане проверок вы видите неправомочное основание ее проведения (например, не прошло 3 года с даты государственной регистрации юрлица), то вам следует написать об этом письмо в государственную инспекцию труда, приложить копии подтверждающих документов, и тогда проверка не состоится. Как показывает практика, около 10% компаний, попадающих в план проверок, оказываются в нем без законных оснований.
- Таблица 1
- План проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2016 год (извлечение)
- Характер, виды, основания, сроки и цели проведения проверок приведены в таблице 2.
- Таблица 2
- Проверки ГИТ: виды, основания, сроки проведения
| Характер проверок | ||
| Плановые | Внеплановые | |
| Предмет проверки |
|
|
| Основания для проведения |
|
|
| Срок уведомления | Не позднее чем за 3 рабочих дня до ее начала любым доступным способом. | Не позднее чем за 24 часа до ее начала любым доступным способом. В случае, когда уведомление о проверке может нанести ущерб ее эффективности и позволит скрыть факт нарушения – уведомление работодателя о предстоящей проверке не допускается. |
| Полученное от ГИТ уведомление следует зарегистрировать в регистрационном журнале для входящей корреспонденции в целях фиксации срока уведомления. | ||
| Сроки проведения | Общее правило – срок проведения проверки не должен превышать 20 рабочих дней. Для субъектов малого предпринимательства срок проведения плановой проверки составляет:
|
|
| Виды проверок | ||
| Выездные | Документарные | |
| Место проведения | На территории работодателя. | На территории проверяющего органа власти. |
| Плюсы и минусы видов проверок | Плюсы – не нужно копировать, заверять, сшивать и передавать для проверки большое количество документов. Минусы – проверяющие могут запросить любой документ. Также инспекторы могут проверить помещения, занимаемые компанией, задавать вопросы персоналу. |
|
Правительство России внесло на рассмотрение в Госдуму законопроект № 983383-6 [15], которым предлагается установить специальные штрафы за задержку выплаты заработной платы, повысить проценты, предусмотренные статьей 236 Трудового кодекса, увеличить срок обращения работников в суд, разрешить инспекторам ГИТ проводить внеплановые проверки без согласования с органами прокуратуры.
В проекте предполагается, что в случае несвоевременной выплаты заработной платы либо установления заработной платы в размере ниже МРОТ инспекторы ГИТ получат право на проведение внеплановой проверки работодателя. Сейчас для проведения такой проверки требуется наличие жалоб и согласие органов прокуратуры.
Автором законопроекта является Правительство России, поэтому вероятность того, что в ближайшее время Госдума рассмотрит и примет этот законопроект, весьма высока. Таким образом, в ближайшем будущем, количество внеплановых проверок может существенно увеличиться.
Согласно информации, размещенной на сайте трудовой инспекции по г. Санкт-Петербургу, за 2015 год было проведено 7153 проверки, из них всего 1170 проверок выездных, остальные 5983 – документарные (см. диаграмму 1).
Диаграмма 1
По проведенным проверкам за 2015 год можно сделать вывод, что в 78% случаях проведения проверок ГИТ основанием для проведения являлись обращения граждан и только 16% – были плановыми проверками (см. диаграмму 2).
Диаграмма 2
- По еженедельным отчетам, размещаемым на сайте трудовой инспекции по г. Санкт-Петербургу за 2016 год, можно сделать следующие выводы:
- 1) в 85 случаях из 100 проверки заканчиваются выявлением правонарушений;
- 2) из выявленных нарушений более половины касаются охраны труда на предприятии;
- 3) средний размер административного штрафа составляет 50 000 руб.
- Права работодателя при проведении выездной проверки
- По требованию работодателя проверяющие обязаны предъявить служебные удостоверения.
- Перед началом проверки руководитель организации (представитель) должен получить под роспись копию распоряжения (приказа) руководителя ГИТ, ее обязаны предоставить лица, проводящие проверку.
Работодатель наделен правом запрашивать у должностных лиц всю информацию о том органе, который направил их для проведения проверки, а также об экспертах и экспертных организациях, участвующих в ней ч. 3 ст. 14 [2].
Руководитель проверяемой организации или его уполномоченное лицо имеют право присутствовать при проверке, а также давать соответствующие разъяснения п. 1 ст. 21 [2], абз. 2 п. 8 [3] и проверяющие не имеют права этому препятствовать.
Работодатель имеет право на ознакомление со всеми административными регламентами мероприятий по контролю и порядку их проведения на тех объектах, которые юридическое лицо использует при ведении своей деятельности.
Если руководитель организации (уполномоченный представитель) отсутствует при проведении проверки – выездная проверка (плановая, внеплановая) не может проводиться. Исключением являются случаи, когда проводится проверка по таким основаниям как: причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия.
По окончании проверки инспектор должен составить акт, в котором руководитель (уполномоченное лицо) ставит свою подпись, тем самым подтверждая, что ознакомлен с результатами проведенных мероприятий ч. 1 ст. 16 [2], абз. 1 п. 61 [3].
Если работодатель не согласен с выводами или фактами, изложенными в акте по результатам проверки (либо в предписании об устранении выявленных нарушений), он может представить свои возражения в письменной форме. Возражения представляются в орган, производивший мероприятия по контролю в течение 15 дней, с даты получения акта проверки ч. 12 ст.16 [2], абз. 1 п. 63 [3].
Если у организации есть документы, которые могут подтвердить обоснованность возражений, то к акту прикладывают заверенные копии таких документов.
Работодатель обладает правом обжаловать в административном или судебном порядке действия (бездействие) должностных лиц органа, проводящего проверку, в результате которых были нарушены его права ст. 254 ГПК РФ [10].
Если к работодателю было применено административное наказание по результатам проверки – его тоже можно оспорить. Для этого следует представить документы, свидетельства или иные аргументы, которые могут подтвердить вашу правоту.
Работодатель также имеет право обратиться с иском в суд о взыскании вреда или упущенной выгоды, которые были причинены действиями (бездействием) должностных лиц органа государственного контроля, и которые были признаны неправомерными ст. 22 [2].
Обязанности работодателя при выездной проверке
Работодатель обязан предоставлять для проверки документы только в том случае, если до выездной не была проведена документарная проверка ч. 5 ст. 12 [2], абз. 7 п. 8 [3].
Если передаются оригиналы документов, то лучше всего оформлять такую передачу письменно. Сделать это можно в виде акта приема-передачи или описи.
При подготовке документов работодатель должен руководствоваться порядком передачи персональных данных работников, который предусмотрен ст. 88 ТК РФ [1]. А именно: в акте нужно указать, что передаваемые данные могут быть использованы только для процедур по контролю.
Руководитель проверяемой организации обязан лично присутствовать при проведении проверки, либо обеспечить присутствие уполномоченных представителей, которые отвечают за организацию и проведение мероприятий по выполнению всех обязательных требований в сфере труда и его охраны ч. 1 ст. 25 [2], абз. 9 п. 8 [3].
Кроме того, работодатель обязан обеспечить беспрепятственный доступ проверяющих на территорию организации, а также в здания, строения, и помещения, которые используются организацией при осуществлении ее хозяйственной деятельности, а также к оборудованию и транспорту.
Оформление результатов проверки
По окончании проверки инспектор должен составить акт в двух экземплярах, типовая форма акта утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141 [9].
Один экземпляр вручают руководителю (уполномоченному лицу) проверяемой организации под роспись. Если руководитель отказывается ставить свою подпись – на акте делается соответствующая запись.
Все юридические лица и предприниматели должны вести журнал учета проверок согласно ч. 8 ст. 16 [2] и, в свою очередь, работодатель вправе потребовать от проверяющих произвести запись в таком журнале.
В случае выявления правонарушений по результатам проведенной проверки государственные инспекторы труда одновременно с актом имеют право предъявлять работодателям либо их представителям предписание об устранении нарушений трудового законодательства ч. 3. ст. 16 [2], абз. 4 п. 60 [3].
Предъявленные предписания являются обязательными для исполнения ст. 357 ТК РФ [1].
Срок обжалования предписания не должен превышать:
- 15 дней, если обжалование производится вышестоящему руководителю или Главному государственному инспектору труда РФ п. 12 ст. 16 [2].
- 10 дней при обжаловании в суд ч. 2 ст. 357 ТК РФ [1].
Срок обжалования начинает исчисляться с даты получения работодателем предписания, приложенного к акту проверки.
Если в ходе проверки были выявлены нарушения трудового законодательства и сроки привлечения к ответственности, которые установлены ст. 4.5 КоАП РФ [12], еще не истекли, инспектор в дополнение к акту составляет протокол об административном правонарушении абз. 6 п. 60 Регламента [3], п. 1 ст. 28.5 КоАП РФ [12].
Может случиться, что в ходе проверки будут допущены грубые нарушения установленных требований к организации и проведению проверок, тогда, согласно ч. 1 ст.
20 [2], ее результаты не могут являться доказательствами нарушения работодателем обязательных требований и требований, предусмотренных муниципальными правовыми актами.
Результаты таких проверок подлежат отмене вышестоящим органом государственного контроля (надзора) либо судом на основании заявления работодателя.
Грубыми нарушениями при проведении проверок являются (ч. 2 ст. 20 [2]):
- отсутствие оснований для проведения плановой проверки;
- несоблюдение сроков уведомления о проведении проверки;
- несоблюдение сроков проведения плановых проверок;
- привлечение к проведению мероприятий по контролю не аккредитованных в установленном порядке юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также не прошедших аттестацию граждан;
- отсутствие оснований для проведения внеплановой выездной проверки;
- несогласование с органами прокуратуры внеплановой выездной проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя;
- нарушение сроков и времени проведения плановых выездных проверок в отношении субъектов малого предпринимательства;
- проведение проверки без распоряжения или приказа руководителя (заместителя) органа государственного или муниципального контроля;
- затребование документов, не относящихся к предмету проверки;
- превышение установленных сроков проведения проверки;
- непредставление акта проверки;
- проведение плановой проверки, не включенной в ежегодный план;
- проведение выездной проверки с участием экспертов и экспертных организаций, состоящих в гражданско-правовых и трудовых отношениях с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, в отношении которых проводится проверка.
Глубина проведения проверки
В статье 357 ТК РФ [1] указано, что при проведении проверок государственные инспекторы труда имеют право запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения контрольных функций. При этом закон не ограничивает контролеров в отношении периода для охвата проверкой. Однако работодатель не обязан представлять документы, срок хранения которых истек.
Все кадровые документы должны храниться в организации в соответствии с установленными сроками их хранения. Существует Перечень, регламентирующий сроки хранения кадровых документов, утвержден он приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 [16]. Соблюдать указанные в Перечне сроки должны все организации независимо от формы собственности.