Директор отказал в предоставлении документации. Хранение документов ООО и ЗАО

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться.

Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами.

Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Вопрос в тему

Прошу уточнить, почему все-таки надо ставить в известность руководителя организации, если бухгалтерия по-прежнему не хочет сдавать бухгалтерские документы в архив? И руководитель тоже ничего не хочет знать об этом.

Новый вопрос читателя, видимо, созрел в результате прочтения предыдущей статьи. И теперь он касается взаимоотношений с руководителем организации в подобной ситуации. Вы правы, тут важно дать дополнительные пояснения.

Руководитель организации, действительно, обычно не очень хочет знать (и практически не знает), что он отвечает за организацию работы с документами и состояние делопроизводства (см., например, п. 1.10 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).

Не знает также, что общие принципы работы с документами и порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение применяются к бухгалтерской, кадровой и другим специальным системам документации (п. 1.4 тех же Правил делопроизводства). Получается, что профессиональная служба делопроизводства и архив контролируют управленческие риски первого руководителя.

Рекомендуем с позиций управления рисками говорить с юристами, бухгалтерией и заместителем руководителя, который назначен председателем экспертной комиссии (ЭК) организации.

На заседании ЭК можно ситуацию обсудить публично и включить в протокол принятое решение о месте архивного хранения бухгалтерских документов: в бухгалтерии, на чем она настаивает, или все-таки в архиве.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета регламентируются более строго, и об этом всегда хорошо знает главный бухгалтер. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»1 подчеркивается, что:

хранение бухгалтерских документов осуществляется «в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (ч. 1 ст. 29);
«экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений» (ч. 3. ст. 29);
при этом «ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта2» (ч. 1 ст. 7), т. е. единоличным исполнительным органом – генеральным директором, председателем правления, директором и т. п.

В случае грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету ответственность по КоАП РФ может нести как руководитель организации (который отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета), так и главный бухгалтер, (на которого возложена функция ведения бухгалтерского учета). В случае спора о том, кто подлежит привлечению к административной ответственности, суд будет определять степень виновности каждого, исходя из их должностных обязанностей.

Обратите внимание на ст. 15.11 КоАП РФ, примечание к которой относит к грубым нарушениям «…

отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения…

в течение установленных сроков хранения таких документов». А в самой статье 15.11 устанавливаются виды ответственности должностных лиц организации:

Фрагмент документа

Статья 15.11 «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» КоАП РФ

Конечно, суммы штрафов не испугают руководителей, но вот риск дисквалификации и потеря репутации, которую очень трудно восстановить, должны напоминать руководителю, что служба делопроизводства и архив, соблюдая правила работы с архивными документами, фактически контролируют риски руководства.

Не советуем сосредотачиваться на санкциях и нарушениях, переводите все ситуации на служебно-товарищеский и технологический уровень. Начните все-таки со служебной записки руководителю организации и председателю ЭК, которые должны принять решение о передаче бухгалтерских и налоговых документов на архивное хранение в установленном порядке (или сознательно отказаться от этого, понимая риски).

Мнение эксперта

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

Руководитель организации, как правило, выступает в качестве единоличного исполнительного органа (см., например, п. 3 ст. 65.

3 ГК РФ).

Таким образом, по смыслу приведенных норм именно на руководителе юридического лица лежит ответственность за приобретение прав и исполнение юридическим лицом гражданских обязанностей (которое, по нашему мнению, подразумевает в широком смысле и организацию ведения бухгалтерского учета и хранения бухгалтерской документации в течение установленного срока).

Теперь давайте обратимся к профильному Закону о бухучете и посмотрим, что там сказано о сроках хранения: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29). Сроки хранения таких документов более развернуто представлены в Перечне типовых управленческих архивных документов3, например, в нем сказано, что:

годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) должна храниться постоянно,
а промежуточная – в течение 5 лет.

Если руководитель не исполняет требования к обеспечению сохранности бухгалтерских документов, то для него могут наступить негативные последствия. Выделим 2 наиболее распространенных:

привлечение к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ за отсутствие документов бухотчетности в течение установленного срока хранения:
- на первый раз штраф составит от 5 000 до 10 000 рублей;
- за повторное нарушение штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
привлечение к субсидиарной ответственности по долгам организации в случае ее банкротства по ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»4. При банкротстве организации отсутствие в архиве бухгалтерской документации может затруднить проведение соответствующих «банкротных» процедур, выявление активов, дебиторской задолженности, оспаривание кредиторской и т.п. В такой ситуации руководителя организации и ее владельца могут привлечь к субсидиарной ответственности по долгам организации (в законе используется формулировка «контролирующее должника лицо», под которую эти лица попадают) – т.е. долги обанкротившейся организации через суд попытаются погасить за счет имущества этих людей.

Как акционерам по их требованию предоставить информацию об акционерном обществе

Какую информацию об АО и кому предоставлять

Адвокат Антонов А.П.

Акционерные общества обязаны обеспечить акционерам доступ по их требованию к информации и документам. К ним относятся, в частности (п. 1 ст. 91 Закона об АО):

устав, внесенные в него изменения и дополнения;
документ, подтверждающий госрегистрацию общества;
утвержденные общим собранием акционеров внутренние документы общества, регулирующие деятельность его органов;
положение о филиале или представительстве;
годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторское заключение о ней;
отчеты оценщиков в случаях выкупа акций обществом по требованию акционера;
протоколы общих собраний;
списки аффилированных лиц общества;
заключения ревизионной комиссии;
уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки заключивших их лиц;
судебные решения и постановления по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам.

К некоторой информации и документам общество обязано обеспечить доступ только акционерам, обладающим определенным пакетом акций (п. п. 2 — 3, 5 — 6 ст. 91 Закона об АО):

по требованию акционера (акционеров), владеющего не менее чем 1% голосующих акций:
к информации и документам, касающимся крупных сделок и (или) сделок с заинтересованностью;
протоколам заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
отчетам оценщиков об оценке имущества по крупным сделкам и (или) сделкам с заинтересованностью;
иным документам, которые общество обязано хранить по ст. 89 Закона об АО (если иное не предусмотрено уставом или акционерным соглашением, сторонами которого являются все акционеры, — только для непубличных обществ).

Если названные документы и информацию запрашивает акционер (акционеры), который обладает менее чем 25% голосующих акций, то в требовании должна быть указана деловая цель (п. 4 ст. 91 Закона об АО);

по требованию акционера (акционеров), владеющего не менее чем 25% голосующих акций (если уставом не предусмотрено меньшее количество):
к протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа;
документам бухучета.

Существуют определенные особенности предоставления информации обществами, созданными в результате реорганизации.

В частности, акционер имеет право на предоставление ему информации о юрлицах, правопреемником которых стало общество в результате реорганизации.

Например, акционер АО, созданного путем преобразования ООО, вправе требовать предоставления ему протоколов общих собраний участников этого общества (п. 20 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).

1.1. Кто имеет право доступа к документам, помимо самих акционеров

Зачем ООО хранить документы

Мы удивим вас: ООО обязано хранить внутренние документы не только для бухучёта, но и в силу корпоративных правил.

Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.

Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.
Нормативка про хранение документов:
Закон об ООО
Статья 23 НК РФ
Закон о бухучёте

Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144

Документы, которые обязано хранить ООО

Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:

— Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.
— Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.
— Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.
— Список участников.
— Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.
— Годовые отчёты.
— Решения судов по корпоративным спорам — если были.
— Договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.
— Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.
— Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.
Статья: срок хранения документов
Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно.

Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.

????

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Хочу попробовать

Участники вправе знакомиться с документами ООО

Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО.

Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.

Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО.

Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.

В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.

Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.

Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.

Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать.

Это всего лишь документы, что может пойти не так?

Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт.

Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.

Статья: как подстраховаться от партнёра по ООО

Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.

Штраф

Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.

Неустойка

Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.

Пример

Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.

Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.

Дело № А03-10777/2018.

Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.

Коротко: как не получить проблемы на пустом месте

Общество обязано хранить устав, документы о регистрации, протоколы общих собраний, договоры, платежки, внутренние положения и всё, что связано с кадрами.
Участник общества может ознакомиться с любыми документами в офисе общества или взять себе копии.
На запрос участника директор обязан среагировать в течение пяти дней.
«Терять» документы или прятать их от партнёра — это невыгодный и незаконный способ решения корпоративного конфликта. Суд обяжет показать документы и в худшем случае оштрафует и взыщет неустойку.

Статья актуальна на 08.02.2021

Сколько времени надо хранить документы организации и ИП

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
Допуски СРО (для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

Кассовые документы и книги;
Банковские документы;
Ордера, табели;
Накладные;
Авансовые отчеты;
Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
Акты о списании ТМЦ;
Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
Протоколы разногласий по договорам;
Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
Паспорт сделки;
Договоры о материальной ответственности;
Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

Паспорт кассового аппарата;
Карточка регистрации ККТ;
Журнал кассира операциониста;
Договор на обслуживание с ЦТО;
Использованные контрольные ленты;
Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

Правила внутреннего распорядка
Положение о защите персональных данных работников
Штатное расписание
Трудовой договор с каждым работником
Личная карточка работника (форма Т-2)
Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
График отпусков
Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
График сменности (при наличии сменной работы)
Коллективный договор (если такой договор заключен)
Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
Документы об охране труда
Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ	СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность	5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность	1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета	5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета	5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов	4 года
Налоговые декларации	5 лет
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС	5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование	5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)	5 лет
Документы, связанные с ККТ	5 лет
Документы по охране труда	5 лет
Трудовые договоры	75 лет
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников	75 лет
Личные карточки работников	75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)	3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета	75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Споры, связанные с передачей документов новому директору

Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст.

50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества.

И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности.

Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества.

В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно.

Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.
Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.
При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.
Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.
Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.