Право подписи на основании приказа

Согласно законодательным нормам РФ правом первой подписи всегда обладает руководитель предприятия. В процессе своей трудовой деятельности руководители компаний подписывают множество документов. Однако, при его отсутствии функционирование фирмы может затормозится.

Для недопущения этого, руководитель вправе подстраховаться и опубликовать приказ о наделении полномочий по подписанию документов другим должностным лицам. Обычно, такое право предоставляют фин. директору или гл. бухгалтеру.

Форма приказа

Право подписи на основании приказа

В законе «О бухучете» (ст. 9 № 402 от 06.12.2011 г.) отмечается, что каждое событие в деятельности компании обязано фиксироваться первичными документами учета, на которых обязаны присутствовать подписи ответственных лиц. В письме Минфина РФ № ПЗ-10/2012 разъясняется, что руководитель предприятия вправе назначить специалистов, с передачей права второй подписи первичных документов предприятия при отсутствии руководителя. Для этого директор фирмы обязан опубликовать приказ об этом. Стандартная форма такого распорядительного документа не предусмотрена законодательством РФ, однако, установлен порядок формирования такого распоряжения, учитывающий общепринятые правила в делопроизводстве.

Выглядит такой приказ следующим образом:

  1. На простом листе бумаги отображаются реквизиты предприятия.
  2. Заполняется заглавие бланка и его номер.
  3. Отмечается дата его заполнения.
  4. Приводятся ссылки на законодательные нормы РФ.
  5. Распорядительный текст отображает суть распоряжения с назначением подчиненным специалистам полномочий по подписанию документов, а также, с обозначением сроков действия приказа и видов документации для подписания.
  6. Отмечается лицо, отвечающее за исполнение распоряжения.
  7. Представляются образцы подписей уполномоченных лиц.
  8. Приказ пописывается всеми причастными субъектами.

Приказ получает действительный статус после письменного ознакомления с ним назначенных лиц.

Примечание. Право подписи нельзя предоставлять субъектам, не числившимся в штате предприятия, то есть — третьим лицам.

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги?

Право подписи на основании приказа

Для нормальной деятельности компании необходимо периодически визировать те или иные бумаги. Подписание документов может осуществлять не только директор, но и специалисты в рамках своей деятельности. Так, например, бухгалтеры подписывают документы, относящиеся к их функциональным обязанностям (балансы, счета, платежные поручения, акты сверок), экономисты — планы и калькуляции, юристы — контракты, претензии и рекламации, кадровики — приказы и трудовые книжки и т.д.

О предоставлении полномочий для подписания документов и должен быть опубликован такой приказ. При этом, надо иметь ввиду, что прерогативой первой подписи обладает директор фирмы, а остальным субъектам, отмеченным в распоряжении, передается право второй подписи. Данные сведения могут отображаться в:

  1. Приказе.
  2. Трудовом договоре.
  3. Должностной инструкции.
  4. Внутриведомственных положениях.
  5. Доверенности.

Первые четыре пункта относятся к внутриведомственным документам. Поэтому нельзя наделять правом подписи лиц, не работающих на фирме. А вот доверенность допускается оформить на стороннее лицо.

Порядок предоставления права подписи

Право подписи на основании приказа

Перед определением лиц, сталкивающихся с различными документами и принимающими решения по их внедрению, руководство фирмы обязано выбрать список должностных лиц, которым можно доверить подписание таких бумаг. После этого нужно будет определиться, каким способом передать такие полномочия. Осуществить это допускается двумя способами:

  • Оформлением доверенности.
  • Опубликованием распоряжения.

Доверенность можно оформить в ситуациях, когда документы необходимо подписать не только на территории компании, но и за ее пределами: к примеру, при получении экспедитором товара со склада контрагента или при получении банковской выписки бухгалтерским работником и т. д.

  • Еще одним отличием выписки доверенности считается то, что ее можно оформить не только на сотрудника фирмы, но и стороннему лицу.
  • Приказом же назначить лиц для подписания документов можно лишь штатных сотрудников, числящихся на фирме.
  • Подготовленное распоряжение, где отображены образцы подписей специалистов, директор фирмы обязан завизировать своей подписью.
  • Продолжительность действия такого распоряжения определяется индивидуально:
  1. Приказ может быть бессрочным.
  2. Может составляться не определенный период:
  • На один квартал.
  • На полугодие, год и т.д.

Как составить приказ на право второй подписи  в 2022 году?

Право подписи на основании приказа

Прежде чем опубликовать приказ о наделении полномочий по подписанию документов, руководителю потребуется обладать следующими основаниями:

  • Уставом или прочими учредительными документами.
  • Локальным внутриведомственным положением фирмы.
  • Трудовым договором с должностным лицом и его должностными обязанностями.
  1. При наличии перечисленного пакета материалов, руководитель вправе опубликовать распоряжение на передачу своих полномочий.
  2. Унифицированного шаблона такого распорядительного документа законодательством не предусмотрено, поэтому предприятие может сформировать такой приказ в свободном стиле, с соблюдением структуры, характерной для подобных распоряжений.
  3. Приказ может быть сформирован на стандартном листе, А4, или на фирменном бланке.
  4. Для получения приказу юридического статуса и признания его действительным потребуется в нем отобразить:
  5. 1) Полное название фирмы.
  6. 2) Заглавие, номер и дату его формирования.
  7. 3) Суть приказа, с обозначением:
  • Ссылки на законодательные нормы РФ. (Закон «О бухучете», письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012).
  • Распоряжения о делегировании права подписи.
  • Ф.И.О. и должности лиц, наделяемого таким правом.
  • Лица, отвечающего за исполнение распоряжения.

4) Подписи директора и лиц, отмеченных в распорядительном документе.

Примечание. В приказе требуется заверить образцы подписей указанных специалистов. Это можно выполнить в тексте распоряжения или в отдельном приложении, со ссылкой на него в приказе.

Приказ формируется в одном экземпляре и подлежит регистрированию в книге учета приказов предприятия.

Содержание

Право подписи на основании приказа

  • Как уже отмечалось, приказ о делегировании права подписи формируется в свободном стиле. При этом, в нем должны содержаться следующие пункты:
  • 1) Наименование организации.
  • 2) Заголовок распорядительного документа «Приказ № __ …», с присвоением номера.
  • 3) Дата его опубликования.
  • 4) Краткое обозначение темы распоряжения.

Право подписи на основании приказа

5) В вводной части распоряжения указывается причина или основание опубликования приказа со ссылкой на законодательные нормы РФ, инструкции и внутриведомственные положения.

6) Далее отображается распорядительный блок, который начинается со слова «Приказываю:» и отображением:

  • Ф.И.О. специалистов, которые уполномочены подписывать бумаги.
  • Даты передачи полномочий.
  • Перечисления категорий документов, разрешенных для подписания.
  • Лица, отвечающего за исполнение распоряжения.
  • Образцов подписей перечисленных должностных лиц.

Право подписи на основании приказа

  1. Завизировать данный приказ вправе лишь директор фирмы или лицо, уполномоченное ним на основании доверенности (распоряжения).
  2. Кроме этого в распоряжении обязаны расписаться все лица, отмеченные в приказе, с указанием даты ознакомления.

Право подписи на основании приказа

Ниже предлагают образцы распоряжений о делегировании права подписи лицам, отвечающим за разные участки работы.

Образец приказа о предоставлении права подписи

Право подписи на основании приказа

Скачать, doc

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура относится к документу, подтверждающему доставку груза или выполнения услуг, с обозначением стоимости. Оформление счета регулируется ст. 169 НК РФ, предусматривающей следующие варианты его подписания:

  1. Директором и гл. бухгалтером.
  2. Директором.
  3. Уполномоченным лицом, согласно приказу.
  4. Субъектом, обладающим доверенностью.

Право подписи на основании приказа

Скачать, doc

Образец приказа о праве подписи первичных документов

К первичным документам относятся договоры, счета, накладные и прочие бухгалтерские документы первичного учета. В этом варианте, может быть опубликован приказ о наделении полномочий по подписанию документов руководителю отдела продаж.

Скачать, doc

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые документы отображают платежеспособность и прибыльность фирмы. К таким документам можно отнести сводные отчеты о доходах и издержках, о фондах, с анализом их использования, отчеты о займах и кредитных договоров.

Скачать, doc

После написания приказа

Приказ на передачу права подписывать документы оформляется в ситуациях, когда директор фирмы хочет уполномочить какое-либо должностное лицо на визирование разных документов. В большинстве своем такое право наделяется:

  1. Специалистам отделов бухгалтерии и экономики.
  2. Руководителям отделов по реализации товара.
  3. Водителям-экспедиторам.
  4. Начальникам филиалов и т.д.

После опубликования данного приказа, данный документ обязан находиться вместе с прочими распорядительными актами предприятия до тех пор, пока не потеряет актуальность, с последующей передачей его в архив для хранения, согласно законодательным нормами РФ. При этом, на предприятии он обязан храниться не менее 3-х лет.

Как отозвать право подписи?

Отзыв права подписи можно осуществить путем опубликования нового приказа, отменяющего распоряжения о передачи полномочий по подписанию документов. В таком распоряжении, отменяющем предыдущий приказ потребуется отобразить:

  1. Какой приказ отменяется.
  2. С какой даты это должно быть осуществлено.
  3. Поле для ознакомления с распоряжением лиц, отмеченных в приказе.
Читайте также:  Трудовое право: приступив к обязанностям как материальное лицо факта передачи мне

Для аннулирования доверенности, также издается приказ руководителя, если она выдана по его распоряжению. Доверенность, выписанная нотариусом, также отменяется им же.

Как настроить право подписи в документах реализации

Главная страница » 1С Бухгалтерия » ОБЪЕКТЫ 1С » ИНТЕРФЕЙС » Работа с документами » Как настроить право подписи в документах реализации

  • Право подписи на основании приказа
  • Уполномоченные  лица в 1С – это лица, действующие по доверенности (приказу) от организации. Подставляются автоматически в документы:
  • Реализация (акты, накладные) вид операции Товары Подписи;
  • Реализация (акты, накладные) вид операции Услуги Реквизиты продавца и покупателя;
  • Счет покупателю Реквизиты продавца и покупателя;
  • Счет-фактура выданный – поля  Руководитель и Гл. бухгалтер;
  • Корректировка реализации – вкладка Дополнительно;
  • Оказание производственных услуг – вкладка Дополнительно;
  • Реализация услуг по переработке – вкладка Дополнительно.
  1. Главное – Все функции – Регистр сведений – Уполномоченные лицаПраво подписи на основании приказа
  2. В карточке заполняются следующие реквизиты:Право подписи на основании приказа
  3. Если справочник Пользователи не пустой, Пользователь – тоже обязательное поле.
  4. Назначить уполномоченных можно только для следующих категорий ответственных лиц, указанных в поле За кого подписывает:
  • Руководитель;
  • Главный бухгалтер;
  • Ответственный за оформление – используются только для печатной формы Универсального передаточного документа (УПД).

Право подписи на основании приказа

По истечении срока действия приказа (доверенности) удалить информацию об основании подписи из регистра Уполномоченные лица в ручном режиме.

В счете-фактуре и авансовом отчете в строке «Утверждаю» не меняется ФИО подписанта. Как настроить?

Ответ в статье Почему в счете-фактуре и авансовом отчете не меняется подпись руководителя?

Отчеты – Стандартные отчеты – Универсальный отчет:Право подписи на основании приказа

Право подписи на основании приказа

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Помогла статья? Оцените её Загрузка…

Право первой и второй подписи: кому принадлежит и как передать

В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры.

Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять.

Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.

Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:

По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.

До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.

Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит

Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках.

Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов.

Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:

  • заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
  • подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
  • взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.

Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.

При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников.

Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги.

Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.

Как передать полномочия

Поскольку уже не действует строгий закон о праве второй подписи и заверять документы разрешено любому сотруднику или третьему лицу, возможны две ситуации:

  1. Полномочия передают штатному сотруднику организации.
  2. Заверять документы сможет стороннее лицо, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.

В первом случае руководитель издает приказ о наделении одного или нескольких работников полномочиями по заверению определенных документов. В таком распоряжении обычно четко оговаривают, кто и какие бумаги сможет удостоверить в отсутствие начальства, либо передают все сразу.

Право подписи на основании приказа

Нельзя включить в приказ абсолютно любого работника. Если в обязанности сотрудника не входят действия с распределением денежных средств, формированием и направлением платежей, он не сможет и заверять подобные бумаги.

Второй вариант — если компания передала бухгалтерские услуги на аутсорсинг или всю бухгалтерско-финансовую деятельность ведет сторонний специалист.

В таком случае сначала заключают договор об оказании услуг, где прописывают обязанности сторон, а в дополнение оформляют доверенность на представление интересов.

Особых требований к доверенности нет, она подчиняется нормам гражданского законодательства.

Право подписи на основании приказа

Несколько нюансов

  1. Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.

Инструкция: как передать право первой и второй подписи

Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).

Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.

Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.

В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.

Нюансы в подписании бумаг главным бухгалтером

До внесения изменений в правовые акты в 2014 году обязательность наличия в некоторых бумагах визы главного бухгалтера, как и понимание, что это право второй подписи, были закреплены на законодательном уровне.

В настоящее время определения в законодательстве не предусмотрено. По сути, это визирование некоторых актов еще одним работником, помимо руководителя, — главным бухгалтером.

Оно не предоставляется само по себе при назначении на должность главбуха.

В приказе указывается, что главный бухгалтер получает полномочия на подписание конкретных бумаг, и это право финансовой подписи в случае его отпуска или болезни временно перейдет другому лицу.

Кому и как передать полномочия по подписанию документов

Специального федерального закона о подписи в документах не принято. Отдельные нормы по различным вопросам, касающимся подписания бумаг и делегирования полномочий, содержатся в разных правовых актах (Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014 и др.).

Передаются соответствующие полномочия несколькими способами:

  • издание приказа;
  • выдача доверенности;
  • включение положений в учредительные документы.

Издание приказа

Это возможно, если наделяемое полномочиями лицо является сотрудником организации, но не для всех правоотношений этого достаточно. Например, в суде могут потребовать доверенность дополнительно к приказу (ст. 61 АПК РФ, ст. 53 ГПК РФ). В приказе отражаются:

  • дата, номер акта, место и цель издания;
  • Ф. И. О. лица, при наличии — должность в организации;
  • перечень передаваемых полномочий;
  • дата и срок делегирования;
  • заверение уполномоченного лица.
Читайте также:  Запись в трудовой книжке при увольнении: образец заполнения 2020 года, как поставить печать и прочие нюансы оформления

Образец приказа на заключение договоров поставки (шаблон)

Право подписи на основании приказа

Доверенность

Это универсальный способ делегировать полномочия.

Она выдается как сотруднику, так и любому другому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с компанией, подпись доверенного лица — это чья подпись стоит в документе на основании выданной ему доверенности на совершение оговоренных в ней действий. Доверенность оформляется по нормам Гражданского кодекса РФ (ст. 185–187). Обязательным реквизитом является дата совершения, без ее указания доверенность недействительна.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили доверенности на все случаи жизни. В том числе для передачи права подписи. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.

Получите бесплатный доступ, чтобы прочитать.

Включение положений в устав компании

Это наиболее редкий способ. Подходящий вариант — когда зама наделяют правом первой подписи, так как:

  • он является одним из членов руководящего состава;
  • предполагается, что он будет осуществлять трудовую деятельность на предприятии в течение долгого времени.

Для большинства случаев данный способ не подойдет, поскольку при изменении обстоятельств придется вносить изменения в учредительные документы, а это трудоемкий и небыстрый процесс.

Отдельно рассмотрим, кто имеет право подписи на банковских документах, так как здесь есть особенности. Общее правило: правом обладает тот, кто указан в банковской карточке с образцами (инструкция №153-И).

Кому же и каким образом делегировать такое полномочие, соответствует ли закону утверждение, что право подписи в банковской карточке по доверенности можно передать только сотруднику или работнику?

Из инструкции Банка России №153-И следует:

  1. Подписывает только тот, кто указан в карточке. Например, если в банковской карточке не указан главный бухгалтер, это означает, что на предприятии главный бухгалтер без права подписи банковских документов, это допускается.
  2. В отношении юридического лица допускаются только его сотрудники/работники, за некоторыми исключениями.
  3. Изменения вносятся путем замены имеющейся карточки на новую.
  4. Есть возможность предоставить подписание лицу, не указанному ранее в карточке, на некоторое время, для этого изготавливают к основной временную карточку.

Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).

 Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.

В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.

На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.

А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).

Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.

При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.

 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи.

Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами.

При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв.

постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов.

В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями.

Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом.

Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов.

Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права.

То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см.

постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.

Читайте также:  Затянулось взыскание по судебному решению

09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству.

Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса.

Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий.

Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность.

Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам.

При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть).

Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации.

Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров.

То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа.

То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет.

Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.

) будут подтверждены приказом и доверенностью.

О подписях на первичных документах

  • ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » О подписях на первичных документах
  • Распечатать
  • По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА. КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ»

М.Н. Ахтанина

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено.

В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

  1. Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
  2. — внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  3. — доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации.

Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.

В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

  • Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
  • Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
  • И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
  • Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе N 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе N 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России N 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.

Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны.

Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал»

2015, N 03

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *