Может ли фирма иметь две гербовых печати?

Печать для документов — куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Может ли фирма иметь две гербовых печати?

Скачать образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах?  Она должна быть проставлена так, чтобы не  закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Источники:

закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 N 82-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Нужна ли организации печать?

В 2015 году юрлица получили возможность работать без привычной круглой печати. За четыре года вопросов по этой практике меньше не стало. Ведь есть документы, которые без печати не имеют никакой силы.

Да и во многом побороть бюрократию сложно. Посмотрим, можно ли выжить в мире документов без синего оттиска.

В апреле 2015 года вступил в силу Федеральный закон № 82-ФЗ. Он снимал с АО и ООО обязаность иметь круглую физическую печать. Звучит это так:

«…Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества…».

Пройдемся по ключевым моментам и расшифруем, что это означает:

  • Руководство самостоятельно решает, нужна организации печать или нет.
  • Решение о наличии печати прописывается в уставе. От этого зависят дальнейшие формулировки при составлении документов.
  • Печать — элемент «индивидуального стиля» организации. То есть, она несет такую же функцию, как вывеска или логотип. Получается, что никаких требований к форме и содержанию оттиска нет.
  • При этом отдельные законы предусматривают случаи, когда организация обязана использовать печать. Например, печать все еще нужна в налоговых декларациях и доверенностях

Важно: Если речь идет об ИП, то иметь печать необязательно. Предприниматели принимают это решение на свое усмотрение.

Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.

Вот сводная таблица таких законов и документов.

Закон Документ
Трудовой кодекс РФ (ст. 230) Акт о несчастном случае на производстве
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) Доверенность от имени организации
Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) Доверенность от имени организации
Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) Двойное складское свидетельство
Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) Журнал учёта проверок

Может ли в организации быть несколько печатей

Королёва Светлана Олеговна
Стаж юридической работы с 2000 г.

Регистрационный номер 77/2882 в реестре адвокатов г.Москвы

Председатель Коллегии адвокатов Москвы «ЮрПрофи»

Специализация:
Устные и письменные консультации, правовые заключения по всем отраслям права, в том числе правовой анализ договоров. Ведение гражданских дел в арбитражных судах всех инстанций.

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Баклагова Оксана Сергеевна
Стаж юридической работы с 2004 г.

  • Регистрационный номер в реестре адвокатов 50/5434.
  • Специализация:
    Представление интересов в арбитражных судах, судах общей юрисдикции.
  • Награды:
    Диплом адвокатской палаты Московской области.

задать вопрос адвокату

Васильев Сергей Владимирович
Стаж юридической работы с 2000 г.

  1. Регистрационный номер 50/9818 в реестре адвокатов Московской области
  2. Образование:
    Закончил Самарскую гуманитарную академию в 2000 году.
  3. Специализация:
    — криминалистика
    — уголовное право
    — уголовный процесс
  4. — уголовно-исполнительное право

С 2002 года работал в следственных органах системы МВД России на разных должностях, начиная от районного следователя до руководителя следственного подразделения Приволжского Федерального округа МВД России.
Подполковник юстиции

задать вопрос адвокату

Васильева Людмила Павловна
Стаж юридической работы с 1996 г.

Регистрационный номер в реестре адвокатов Московской области — 50/6583.

Основные направления деятельности:
Оказание юридической помощи физическим и юридическим лицам, претензионно-исковая работа, ведение дел в судах общей юрисдикции и Арбитражных судах РФ различных инстанций, в т.ч.:

Награды:
Медаль II степени «За заслуги в защите прав и свобод граждан». Решение Совета Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации от 20.03.2008г. №4.

Читайте также:  Дают ли отсрочку от армии при поступлении в колледж после 11 класса?

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 1990 г.

Регистрационный номер 77/2686 в реестре адвокатов г.Москвы

Специализация:
Области гражданского права (гражданские, наследственные, жилищные и прочие правовые вопросы), опыт ведения уголовных и гражданских дел в судах общей юрисдикции и у мировых судей г. Москвы и Подмосковья.

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы, Почетная грамота Палаты адвокатов Российской федерации.

задать вопрос адвокату

Гостева Светлана Николаевна
Стаж юридической работы с 1990 г.

  • Регистрационный номер 77/8940 в реестре адвокатов г. Москвы
  • Специализация:
    Ведение гражданских дел, связанных со спорами по вопросу получения наследственного имущества, а именно, представление интересов клиента в судах общей юрисдикции всех инстанций.
  • Награды:
    Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Дмитриев Алексей Геннадьевич
Стаж юридической работы с 2004г.

Регистрационный номер 50/5587 реестре адвокатов Московской области

Специализация:
Устные и письменные консультации, правовые заключения по всем отраслям права, правовой анализ договоров, сопровождение сделок. Ведение гражданских дел в арбитражных судах и судах общей юрисдикции по следующим категориям дел.

Награды:
Диплом Адвокатской палаты Московской области.

задать вопрос адвокату

Дубинец Сергей Владимирович
Стаж юридической работы с 1985г.

  1. Регистрационный номер 77/679 в реестре адвокатов г.Москвы
  2. Специализация:
    — криминалистика,
    — криминально-уголовное право
  3. — уголовный процесс.

Награды:
Почетная грамота Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации. Юбилейный нагрудный знак «150 ЛЕТ РОССИЙСКОЙ АДВОКАТУРЕ». Почетная грамота Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 2005

  • Регистрационный номер в реестре адвокатов Московской области 50/7438
  • Специализация:
    — устные и письменные консультации;
    — составление правовых документов (договоров, соглашений, претензий, заявлений и др.);
    — ведение гражданских дел в судах общей юрисдикции, арбитражных дел в арбитражных судах;
  • — оформление прав на недвижимое имущество, в том числе в судебном порядке.

Награды:
Почетная грамота КАМ ЮрПрофи

задать вопрос адвокату

Захарова Ирина Викторовна
Стаж юридической работы с 2001г.

Регистрационный номер 77/4184 в реестре адвокатов г. Москвы

Специализация:
Защита в рамках уголовного дела на всех стадиях процесса – доследственная проверка и оперативно-розыскные мероприятия, дознание, следствие, суд, апелляция, кассация, надзор (в том числе есть опыт прекращения уголовных дел за примирением сторон, по сроку давности, переквалификации и прекращения по амнистии, получения оправдательного приговора).

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы. Почетная грамота «Федеральной палаты адвокатов Российской…

задать вопрос адвокату

Казаков Алексей Леонидович
Стаж юридической работы с 1990 г.

  1. Регистрационный номер в реестре адвокатов Московской области 50/6770
  2. Специализация:
    — Оказание квалифицированной юридической помощи физическим и юридическим лицам
    — Защита интересов по административным и уголовным делам
  3. — Арбитражные споры.

Награды:
Почетная грамота «Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации». Медаль II степени «За заслуги в защите прав и свобод граждан».

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 1992 г.

Регистрационный номер 77/2686 в реестре адвокатов г.Москвы

Специализация:
Гражданское, корпоративное, семейное, жилищное, административное, уголовное право. Арбитраж, суды общей юрисдикции, следственные и административные органы.

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Кудряшов Константин Александрович
Стаж юридической работы с 2007 г.

Регистрационный номер 77/10951 в реестре адвокатов г. Москвы.

Специализация:
— Уголовное право.

— Судебные споры.

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Лаврова Елена Анатольевна
Стаж юридической работы c 2008 г.

Регистрационный номер в реестре адвокатов г. Москвы 77/11531

Специализация:
— Устные и письменные консультации.
— Защита по уголовным делам на предварительном следствии и в суде.

— Ведение гражданских дел в судах общей юрисдикции, у мировых судей.

Награды:
Почетная грамота Президента Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Лясковский Илья Константинович
Стаж юридической работы с 2001г.

  • Регистрационный номер 77/9153 в реестре адвокатов Москвы
  • Специализация:
    — дела о банкротстве;
    — споры из договоров лизинга;
    — защита прав на фирменные наименования, доменные имена;
  • — жилищные споры.

Награды:
Грамота НО Коллегии адвокатов Москвы «ЮрПрофи».

задать вопрос адвокату

Мосягина Светлана Владимировна
Стаж юридической работы с 2002 г.

Регистрационный номер 50/9802 в реестре адвокатов Московской области
Окончила Московскую Академию Экономики и Права по специальности «Юриспруденция»
Юридический стаж с 2002 года
Опыт работы:
2002-2010 г. — служба в органах внутренних дел.
2012 -2013 г. — стажёр адвоката,
в июле 2020 г. — получила статус адвоката
Специализация:

задать вопрос адвокату

Орлов Алексей Анатольевич
Стаж юридической работы с 1998 г.

  1. Регистрационный номер в реестре адвокатов г.Москвы 77/819
  2. Специализация:
    — уголовные дела;
    — обжалование незаконных действий и решений государственных органов и должностных лиц;
  3. — дела из административных правоотношений.

Награды:
Почетная грамота Адвокатской палаты города Москвы.

задать вопрос адвокату

Рыжова Наталья Викторовна
Стаж юридической работы с 1995 г.

  • Регистрационный номер в реестре адвокатов Московской области — 50/7529
  • Специализация:
    Гражданское право.
  • Награды:
    Диплом Адвокатской палаты Московской области.

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 1980 г.

  1. Регистрационный номер 50/5850 в реестре адвокатов Московской области
  2. Доктор юридических наук, член Российской академии наук, действительный член Российской академии естественных наук.
  3. Опыт работы: органы прокуратуры, адвокатура, преподавательская и научная деятельность.

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 1985 г.

  • Регистрационный номер 77/6570 в реестре адвокатов г.Москвы
  • Специализация:
    — Полное юридическое сопровождение деятельности юридических лиц;
    — Ведение гражданских дел в судах общей юрисдикции во всех инстанциях;
  • — По уголовным делам – защита интересов на стадии предварительного следствия; в судах первой, апелляционной, кассационной и надзорной инстанций.

Награды:
Почетная грамота «Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации».

задать вопрос адвокату

Стаж юридической работы с 2000 г.

Регистрационный номер в реестре адвокатов г. Москвы 77/8963

Специализация:
Гражданское и предпринимательское право.
Интеллектуальная собственность.
Защита деловой репутации.

Банкротство.

задать вопрос адвокату

Печать ООО и ИП: требования к оформлению

Вы решили открыть ИП и осуществлять деятельность с использованием печати? Вы решили зарегистрировать ООО и понимаете необходимость работы с печатью? В такой ситуации и учредители организаций, и индивидуальные предприниматели задаются вопросом о требованиях, предъявляемых к печати.

В самом деле, каков перечень требований, которым должна соответствовать печать индивидуального предпринимателя и организации?

Спешим развеять возможные предчувствия в высоких нормах по содержанию, форме или даже качеству материалов печати.

В настоящее время отсутствуют какие-либо чётко установленные требования по изготовлению печати. Это означает, что помимо прочего, отсутствуют и обязательные условия, предъявляемые к конкретной информации, которая должна быть в обязательном порядке нанесена на печать.

Однако Вам следует дополнительно выяснить этот вопрос перед тем, как пойти в магазин и заказать печать. Вполне возможно, что к моменту Вашего визита появятся конкретные правила, регулирующие эту сферу.

Впрочем, даже сейчас, несмотря на отсутствие нормативов, при изготовлении печати будет нелишним придерживаться ряда рекомендаций.

При заказе печати в статусе индивидуального предпринимателя Вы можете выбрать какой-либо рисунок или даже придумать собственный логотип, который будет нанесён на печать (правда, в последнем случае это сделают Вам за дополнительную плату).

В то же время эти нюансы относятся исключительно к компетенции Вашего вкуса и воображения. При этом есть определённая информация, которую крайне желательно наносить на печать, иначе смысл её использования в значительной степени утрачивается.

Рассмотрим основные сведения, которые совсем не помешают печати ИП.

Речь идёт о том, что печать содержит либо словосочетание «индивидуальный предприниматель», либо аббревиатуру «ИП». Таким образом, Вы сразу даёте информацию возможным клиентам и контрагентам о том, что являетесь официальным субъектом экономической деятельности, относящимся к малому предпринимательству.

Строго говоря, печать индивидуального предпринимателя должна в идеале содержать не просто имя, но фамилию, имя и отчество. Таким образом, Вы показываете, что работаете легально и открыто.

Важным элементом печати является указание на ней основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). Это показатель того, Вы несёте ответственность за свою деятельность и предоставляете возможность любому желающему проверить регистрационные сведения в налоговой инспекции.

Речь идёт об указании на печати основного налогового параметра – индивидуального номера налогоплательщика (ИНН). По сути, этот параметр выполняет ту же функцию, что и предыдущий, то есть показывает Вашу легальность и ответственность перед клиентами и контрагентами.

Создать документы для регистрации ИП бесплатно

Читайте также:  Тяжба с ООО: заключил договор на ремонт ванной комнаты с фирмой, зарегистрированной как ООО

Если речь идёт об организации, то здесь тоже есть ряд сведений, которые являются крайне желательными для нанесения на печать. При этом часть информации перекликается с той, которая представлена в случае с печатью индивидуального предпринимателя.

Печать организации в идеале должна быть изготовлена с указанием полного фирменного наименования. Это абсолютно логично, ведь это название фигурирует во всех договорах и соглашениях, поэтому наличие печати с наименованием ООО является дополнительным показателем того, что организация не использует никаких запутанных финансовых схем и выступает от своего имени.

Желательно, чтобы на печати организации был указан юридический адрес, либо адрес фактического местонахождения. Таким образом, клиент или контрагент видит, что организация имеет конкретное расположение, куда можно обратиться, а не функционирует только на бумаге.

Как и в случае с печатью индивидуального предпринимателя, на печати организации стоит указать основной государственный регистрационный номер (ОГРН). По этому номеру клиенты и контрагенты организации могут получить полную информацию о компании.

Это ещё один, крайне желательный, элемент печати. По нему также можно получить сведения о компании. Правда, эта информация будет менее полной, как в случае с поиском по ОГРН. В то же время наличие на печати организации ИНН (равно как и ОГРН) является традиционным и свидетельствует о легальности и открытости компании, что увеличивает к ней доверие со стороны клиентов и контрагентов.

  • Если Вы делаете заказ на изготовление печати в специализированной компании, от Вас потребуют представить ряд документов.
  • Речь идёт об оригиналах учредительных документов (в том числе ИНН, ОГРН, ОГРИП, в зависимости от того, являетесь ли Вы индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО).
  • Скорее всего, Вас попросят предъявить оригиналы документов, а копии с них будут сделаны сотрудниками компании при необходимости.

Есть ещё один вопрос, который чаще всего возникает в рамках процедуры по изготовлению печати. Индивидуальные предприниматели и учредители организаций мучают себя мыслями о том, необходима ли регистрация печати в налоговой инспекции или какой-либо другой инстанции.

  1. Спешим снять этот вопрос и сообщить, что в настоящее время никаких действий по регистрации печати в ИФНС и любом другом государственном органе не требуется.
  2. Если Вы решили, как будет оформлена Ваша печать; определили, какая организационно-правовая форма бизнеса является для Вас оптимальной; разобрались с системой налогообложения и выяснили все прочие нюансы, то на следующем этапе необходимо сформировать пакет регистрационных документов.
  3. Есть два варианта решить эту задачу:

Первый — сформировать документы самостоятельно. В этом случае существует вероятность ошибок, которые могут вызвать отказ в регистрации. Это грозит потерей времени (всё придётся начинать сначала) и денег, поскольку Вам никто не вернёт средства, потраченные на госпошлину за регистрацию.

Второй вариант предполагает обращение в специализированную компанию. В этом случае документы будут оформлены корректно, но Вы потратите средства дополнительно к обязательным затратам на открытие своего дела.

Создать документы для регистрации ООО бесплатно

С учётом этого оптимальным вариантом является тот, который предусматривает самостоятельное, то есть бесплатное, формирование регистрационного пакета, но с гарантией корректности всех документов, как это было бы в случае обращения в специализированную компанию.

Это действительно оптимальный вариант, но разве это возможно? Да! Вы действительно формируете полный пакет для регистрации своего бизнеса совершенно бесплатно и со 100%-й гарантией корректности каждого документа, если используете интернет-бухгалтерию «Моё дело»!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует быстрое создание всех необходимых документов, которые требуются для открытия ИП или регистрации ООО.

Благодаря простым шагам, которые Вы проходите в системе под контролем электронного помощника, уже через короткое время в Вашем распоряжении полный пакет документов для регистрации собственного бизнеса!

Создание каждого документа осуществляется согласно утверждённым правилам и нормам. Этому есть конкретное объяснение: сервис «Моё дело» обладает всеми актуальными бланками, а также действующими нормативными и законодательными актами по бухучёту, налогообложению, трудовым отношениям.

Вся информация обновляется в онлайн-режиме, обеспечивая Вам возможность всегда использовать только актуальные бланки, законы, указы, положения, распоряжения, приказы.

В системе «Моё дело» можно не только производить оперативное, корректное и совершенно бесплатное формирование полного пакета документов для регистрации бизнеса. Функциональные возможности системы выходят далеко за рамки этого сервиса.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» представляет собой современный профессиональный комплекс, в котором осуществляется полноценный учёт хозяйственных операций на общей системе налогообложения (ОСНО), а также на таких налоговых режимах как упрощённая система налогообложения (УСН), единый налог на вменённый доход (ЕНВД).

Вы всегда оперативно и без каких-либо затруднений рассчитываете налоговые платежи, страховые взносы, зарплату, отпускные, больничные и пособия. Интеграция с банками позволяет Вам производить перечисление всех начисленных сумм прямо из сервиса!

Большинство документов в сервисе формируются в автоматическом режиме. Таким образом, Вы избавлены от ошибок и опечаток! Всю сформированную отчётность Вы сразу отправляете в ИНФС, ФСС, ПФР, Росстат в электронной форме! Никакой нервотрёпки, никаких очередей!

Вы больше не терзаете себя опасениями в том, что забыли перечислить налоги или представить отчётность. Все сроки уплаты налоговых и других обязательных платежей известны Вам заранее.

Ваш Личный кабинет оснащён персональным налоговым календарём, который заблаговременно предупреждает о важных датах.

Более того, этот незаменимый электронный помощник дополнительно дублирует все уведомления на Ваш телефон, а также электронную почту!

Часто бывает, что возник вопрос, но ответа на него нет. В такие минуты срочно нужна квалифицированная помощь, профессиональный совет. Теперь это не проблема! В сервисе «Моё дело» Вы в круглосуточном режиме получаете экспертные консультации по любым вопросам в сфере бухучёта, налогообложения, расчётов с персоналом!

Вы хотите осуществить регистрацию своего бизнеса быстро, корректно и совершенно бесплатно? Вы хотите всегда точно и вовремя рассчитывать налоги и подавать отчётность? Вы хотите всегда получать профессиональные советы и быть в курсе любых изменений законодательства?

Тогда прямо сейчас пройдите простую регистрацию в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и совершенно бесплатно оцените все возможности системы!

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары.

«Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя.

Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей.

Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.

Читайте также:  Какие мои права и что делать, если купила холодильник, а он не морозит?

Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.

Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании.

Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым.

Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».

Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.

Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.

На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.

Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные.

Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите.

К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.

На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ ВИД ПЕЧАТИ
Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник 
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник 
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции,  правила, положения и другие локальные акты организации Приравненная к гербовой
Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.

Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.

Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.

Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу.

В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ.

Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника.

Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.

Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».

Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии.

Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно.

Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов.

Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале «Кадровое дело» N7, июль 2005

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *