Обособление подразделения юридического лица – это процедура делегирования ему части полномочий организацией или предприятием.
Когда подается сообщение о создании /закрытии обособленного подразделения?
- Обособленное подразделение выступает гарантом интересов фирмы.
- Собственным имуществом оно не обладает и не является юридическим лицом.
- Объем возлагаемых на подразделение обязанностей и его полномочий определяется заключенной с предприятием доверенностью.
Детали проведения обособления описаны в Гражданском и Трудовом кодексе Российской Федерации.
Виды обособленных подразделений
- Оба эти формы отделены от основной фирмы географически и отличаются выполняемыми функциями.
- Причем неважно находится обособленное подразделение в другом городе, регионе, стране или в соседнем доме.
- Имеет значение только, совпадает или не совпадает его юридический адрес с адресом центрального офиса.
- Представительство больше связано с центральным офисом организации, руководство филиала имеет возможность в отдельно оговоренных случаях принимать самостоятельные решения и действия.
Понятие филиала шире, чем представительства, т.е. первый термин включает в себя второй
Наглядно это можно представить на примере учебного заведения.
Его представительство может
- принимать документы от абитуриентов,
- предоставлять им всю необходимую информацию,
- заключать договора.
Филиал, кроме всего вышеперечисленного, осуществляет собственно процесс обучения, выдавая в итоге документ установленного заведением образца.
Как открыть обособленное подразделение юридического лица?
Такая практика является распространенной, но не обязательной и никак не отражена в законодательстве.
Приказ о создании обособленного подразделения формируется по инициативе руководителя организации/юридического лица для оптимизации рабочего процесса.
Часто ему предшествует собрание и обсуждение данного вопроса. Приказ может сопровождаться положением об обособленном подразделении.
В нем указывается
- его статус,
- цели и задачи,
- права и обязанности,
- структура,
а также предусматривается, какие формы контроля над его деятельностью будут осуществляться.
Обособленное подразделение юридического лица признается таковым действующим законодательством по факту наличия стационарных рабочих мест.
Как создаются бухгалтерские регистры на предприятии?
Импорт товаров из Белоруссии – что нужно знать?
Стационарными считаются места, которые находятся на определенной территории более 1 месяца.
В таком случае вне зависимости от внутреннего документооборота предприятия ЮЛ обязано уведомить налоговую службу по месту функционирования представительства или филиала.
Согласно ст.83 п.4 НК РФ организация должна в течение 1 месяца с момента создания обособленного подразделения подать в ФНС заявления формы №1-2-Учет.
К заявлению прилагается справка о том, что фирма состоит на учете в налоговом органе.
При непредоставлении информации в срок юридическое лицо может быть оштрафовано на сумму от 5.000 до 10.000 рублей.
После постановки на учет обособленного подразделения фирма получает уведомление. Оно выдается в течение пяти рабочих дней ФНС.
Помимо идентификационного номера указывается код причины постановки на учет (КПП)
КПП обособленного подразделения используется для оформления платежных поручений. Он имеет числовое значение только для ООО, индивидуальные предприниматели при необходимости его указания в графах отчетности ставят «0».
Это уведомление организация обязана представить в налоговый орган по юридическому адресу центрального офиса. Его форма также определена и имеет вид №С-09-3.
За сокрытие информации о создании подразделения предусмотрен штраф до 50.000 рублей.
При прекращении деятельности филиала или представительства в налоговый орган предоставляется сообщение о закрытии обособленного подразделения. Для него используется та же форма №С-09-3.
Как рассчитать земельный налог? Сроки сдачи.
Составление типового плана бухгалтерского учета: особенности и правила.
Статья о различиях МСФО и РСБУ: https://buhguru.com/buhgalteria/chto-ehto-rsbu-ego-sravnenie-s-mfso.html
Особенности бухгалтерии обособленного подразделения
1. НДФЛ. При составлении с работником трудового договора необходимо указывать адрес его фактической работы, т.е. адрес территориально отделенного от центрального офиса филиал или представительства.
Однако налоговым агентом (лицом, ответственным за выплату налогов) является непосредственно организация, а не ее подразделения.
Согласно п.7 ст. 226 НК РФ отчисления в виде НДФЛ осуществляет орган, выдающий ему зарплату.
Соответственно, в зависимости от решения организации по делегированию этих обязанностей подразделению или их сохранению,
Подача деклараций и уплата налогов будут производиться центральной фирмой и ей подчиненными структурами
2. Взносы в страховой и пенсионный фонды.
Эти виды отчислений формируется по той же схеме. При наличии в подразделении собственного счета и функции выдачи зарплаты взносы оплачиваются им самостоятельно.
В противном случае этим занимается центральный офис организации.
3. НДС. Данный налог учитывается и оплачивается во всех случаях головной организацией.
4. Налог на прибыль.
Подача декларации и оплата производятся централизовано с учетом данных обособленных подразделений, они входят в отчетность в виде отдельных листков-приложений, соответствующих количеству представительств и филиалов.
5. Отдельный баланс. Данный термин применялся в Налоговом кодексе в редакции до 1999 года. На данный момент он не является упраздненным, но также и не приводится его детальное разъяснение.
Исходя из предыдущих редакций, можно сказать, что он подразумевает
- уплату подразделением единого социального и имущественного налогов,
- местных налогов при наличии таковых.
Если приказом организации или имеющейся у подразделения доверенности не предусмотрено иное, то отдельный баланс сохраняется за ним «по умолчанию».
Как зарегистрировать обособленное подразделение предприятия в 2021 году: пошаговая инструкция
Рано или поздно любой предприниматель, дела у которого идут в гору, столкнется с необходимостью регистрации дополнительного офиса, склада или торгового помещения в качестве обособленного подразделения. В связи с этим возникают вопросы, связанные с порядком оформления документации и регистрации ее в соответствующих органах, в том числе в налоговой инспекции.
Какими законами регулируется регистрация обособленных подразделений (ОП) в 2021 году, и что сделать для того, чтобы осуществить ее максимально быстро и без проблем?
Что такое обособленное подразделение?Определение указанного понятия дается в п.2 ст.11 Налогового кодекса РФ. Согласно тексту нормы, под ОП понимается любая часть компании, расположенная по адресу, отличному от указанного в регистрационных документах и, при этом, открытая на срок, превышающий один месяц, а также имеющая хотя бы одно стационарное рабочее место.
Процедура государственной регистрации ОП
Для того чтобы осуществить регистрацию, не нарушая закон, потребуется выполнить следующие действия:
- Подготовить приказ о создании подразделения, подписанный генеральным директором организации.
- Заключить договор аренды или приобрести помещение, в котором будет располагаться ОП, в собственность.
- Оборудовать в нем хотя бы одно стационарное (постоянное) рабочее место.
- Определить порядок расчетов ОП с партнерами, клиентами и работниками и, исходя из этого, установить необходимость в открытии собственных банковских счетов и ведении отдельного баланса.
- Составить заявление на регистрацию ОП по форме С-09-3-1, утвержденной Приказом ФНС от 9.06.2011. Бланк состоит из двух страниц – на первой указывается информация о головной организации, а на второй – сведения о подразделении.
- В течение месяца с момента открытия ОП, необходимо передать сведения об этом факте в налоговую службу по месту нахождения головной организации. В том случае, если заявление будет подавать гендиректор организации, ему потребуется предъявить только паспорт, если же оформлением документов займется его представитель, будет нужно оформить доверенность, заверенную нотариально. Кроме того, возможно осуществить передачу заявления через интернет, при условии, что оно будет подписано электронной подписью директора.
- Спустя пять дней с момента получения заявления налоговой службой, ею будет выдано извещение об открытии обособленного подразделения.
- Помимо регистрации ОП в ФНС, необходимо поставить его на учет в Пенсионном фонде и в ФСС. Для этого в течение месяца нужно передать документы о создании организации, об открытии подразделения и реквизиты существующих банковских счетов в вышеуказанные государственные органы. В некоторых ситуациях могут потребоваться дополнительные бумаги, перечень которых можно узнать у сотрудников учреждения.
Регистрация ОП предприятия является абсолютно бесплатной – возникающие расходы могут быть связаны только с необходимостью нотариальной заверки некоторых представляемых документов.
Создавая ОП, стоит помнить, что его деятельность должна быть официально зарегистрирована в налоговой службе, Пенсионном фонде и ФСС.
Обособленное подразделение: как зарегистрировать, платить налоги, подавать отчетность и закрыть
Современное российское законодательство позволяет юридическим лицам вести деятельность в любом месте и городе, не обязательно по юридическому адресу. В Налоговом кодексе России закреплены разные виды обособленных подразделений в зависимости от их функций. Чем они отличаются, как правильно открыть и закрыть обособленные подразделения юридического лица и другие нюансы можно узнать из данной статьи.
Обособленным подразделением (ОП) может являться любой офис, фактическое местонахождение которого отличается от юридического адреса предприятия. Главное условие – наличие рабочего места на протяжении 1 календарного месяца.
Это может быть отдельный офис для бухгалтеров или юристов, который расположен в отдалении от основного предприятия. Или же цех, который был арендован в соседнем здании.
Обособленные подразделения бывают 3 видов:
- филиалы;
- представительства;
- иные обособленные подразделения.
Вот чем эти виды подразделений отличаются между собой:
| Основные функции | Частичное или полное осуществление функций головной фирмы и представительства |
Представление и защита интересов головной фирмы | Фактическое место выполнения трудовых функций сотрудников |
| Уведомление ФНС об открытии ОП | Не требуется. Главное – внести изменения в ЕГРЮЛ | Не требуется. Главное – внести изменения в ЕГРЮЛ | Обязательно в течение 1 месяца |
| Отражение информации в ЕГРЮЛ | Обязательно | Обязательно | Не требуется |
| Ведение коммерческой деятельности | Разрешено в полном объеме (как и у головной фирмы) | Запрещено | Работникам разрешено выполнять трудовую функцию |
| Основной документ при создании | Решение собственников юридического лица | Решение собственников юридического лица | Приказ руководителя юридического лица |
| Собственный расчетный счет | Разрешено с согласия головного предприятия | Разрешено с согласия головного предприятия | Разрешено с согласия головного предприятия |
То есть главное отличие 3 разных категорий подразделений – это основные функции и возможность ведения коммерческой деятельности.
В зависимости от того, к какой категории относится подразделение, у них отличается процедура открытия и закрытия, а также учет и ведение деятельности. У руководства головного предприятия могут возникнуть сомнения – как именно классифицировать обособленное подразделение, тогда лучше всего обратиться с запросом в ФНС.
Желательно попросить налоговый орган дать ответ в письменной форме. Если в дальнейшем возникнет спор, то юридическое лицо сможет доказать, что его действия были выполнены в соответствии с разъяснением специалиста ФНС.
Как открыть обособленное подразделение?
Открытие обособленного подразделения начинается с того, что руководитель головного предприятия принимает решение. Его не обязательно оформлять в письменном виде, такого обязательства нет в законодательстве.
Однако на практике такой приказ лучше издать в письменном виде, так как в нем предприятие сможет точно обозначить дату открытия подразделения и принять дальнейшие действия по его работе (начало проведения операций и трудоустройства сотрудников).
Головная структура должна оповестить налоговый орган о решении отрыть подразделение. Для этого заполняется форма С-09-3-1 с указанием наименования обособленного подразделения (при наличии), адреса его местонахождения и даты его открытия. Заявление подписывается руководителем головного предприятия или другим уполномоченным лицом.
Форма сообщения об открытии иных обособленных подразделений (которые не являются представительствами или филиалами) направляется в инспекцию ФНС по месту регистрации головной фирмы в течение 1 месяца со дня их открытия. Если заявление будет направлено в электронной форме, то оно должно быть подписано усиленной электронной цифровой подписью.
За несоблюдение срока подачи заявления предприятие могут оштрафовать на сумму в 200 рублей, а руководителя – на сумму от 300 до 500 рублей.
Если обособленное подразделение будет организовано как представительство или филиал, то сведения о нем должны быть внесены в ЕГРЮЛ. В течение 3 дней после открытия подразделения такого типа юридическое лицо должно:
- подать заявление о государственной регистрации вносимых в ЕГРЮЛ изменений;
- приложить решение собственников предприятия и новую редакцию учредительных документов;
- оплатить государственную пошлину в размере 800 рублей (кроме случаев, когда документы подаются через МФЦ или нотариуса).
Налоговый орган в течение 5 рабочих дней направляет в ответ уведомление о постановке на учет обособленного подразделения с присвоением КПП.
ФНС не имеет право отказать юридическому лицу в регистрации обособленного подразделения.
Если подразделение будет иметь собственный расчетный счет и выплачивать заработную плату сотрудникам, то его придется регистрировать в ПФР и ФСС.
Для регистрации обособленного подразделения в ПФР достаточно оповестить налоговый орган о наделении ОП полномочиями по оплате труда физическим лицам. ФНС самостоятельно проинформирует ПФР о данном решении.
Данное заявление должно быть направлено в налоговый орган в течение 1 месяца со дня наделения подразделения подобными полномочиями.
А для регистрации ОП в ФСС головному предприятию нужно направить заявление по форме, представленной в Приложении № 1 к Приказу ФСС РФ от 22.04.2019 № 217. К заявлению следует приложить справку по форме банка об открытии расчетного счета и копию приказа о наделении полномочиями по начислению и выплате вознаграждения физическим лицам.
Максимальный срок подачи уведомления в ФСС – 30 календарных дней. За несоблюдение установленного срока на юридическое лицо наложат штраф в размере 5 000 рублей при просрочке на 90 дней или 10 000 рублей при просрочке более 90 дней.
Нюансы уплаты налогов и взносов
Основные нюансы, на которые стоит обратить внимание, относятся к:
- налогу на прибыль;
- акцизам;
- транспортному налогу;
- НФДЛ;
- страховым взносам.
Остальные налоги, например УСН или ЕНВД, нужно платить по местонахождению головной фирмы или объектов обложения.
Уплата налога на прибыль должна производиться отдельно в каждом регионе России. Это связано с тем, из общей ставки налога в 20% часть – 3% – направляются в федеральный бюджет, а 17% идет в местные бюджеты.
То есть, авансовые платежи по налогу на прибыль по ставке 3% уплачиваются по месту нахождения головной фирмы (но из расчета общей прибыли по всем обособленным подразделениям), а 17% уплачиваются подразделениям самостоятельно в местный бюджет.
- Отчетность по налогу на прибыль составляется по отдельности в головной фирме (с учетом показателей всех филиалов) и по каждому подразделению.
- Если на территории одного субъекта РФ располагаются головное предприятие и обособленные подразделения (или же несколько подразделений), то декларацию по налогу на прибыль и уплату данного налога можно по данным филиалом можно объединить.
- По обособленному подразделению, которое расположено на территории иностранного государства платит налоги и сдает отчетность головное предприятие.
- Уплата акцизов и подача отчетности по ним производится обособленными подразделениями если:
- филиал фактически осуществляет деятельность по производству подакцизных товаров;
- подразделение проводит подакцизные операции;
- ОП приходует денатурированный этиловый спирт;
- филиал проводит операции с использованием винограда (право собственности принадлежит обособленному подразделению).
Если на территории одного региона находится несколько обособленных подразделений, то отчетность и уплату акцизов можно объединить.
Уплата транспортного налога и сдача отчетности за периоды до 2019 года включительно осуществляется по месту регистрации транспортного средства. Исключение составляют:
- Водный транспорт (кроме маломерных судов). Уплата налога производится в ИФНС в зависимости от территории закрепления (порт приписки).
- Воздушный транспорт. Уплата транспортного налога производится головным предприятием.
С 2021 года, то есть с отчетности за 2020 год, отменяется предоставлять отчетность по транспортному налогу не нужно.
В отношении НДФЛ действует только одно правило: если в трудовом или гражданско-правовом договорах в качестве одной стороны выступает обособленное подразделение, то уплачивает налог и сдает отчетность именно оно.
Если с работниками заключены договоры от имени головного предприятия, то ОП не отчитывается по таким сотрудникам и не уплачивает по ним налог (вне зависимости от того, где они фактически выполняют свои обязанности).
Страховые взносы обособленное подразделение платит при выполнении одновременно двух условий:
- у него есть собственный расчетный счет;
- выплату заработной платы производит само подразделение.
Если хотя бы одно условие не соблюдено, то уплата страховых взносов производится за счет головной фирмы. Аналогичные требования предъявляются и к сдаче отчетности по страховым взносам.
Собственная печать подразделения: нужна или нет?
Здесь все зависит от желания руководителя головной фирмы и обособленного подразделения. В законодательстве нет указания на обязательность или запрет на отдельную печать для обособленного подразделения. Если руководитель головного предприятия разрешит, то подразделение может заказать собственную печать.
Обособленное подразделение или филиал? Особенности ведения учета
Российский рынок переживает один из труднейших периодов в своем развитии. Чтобы удержать бизнес, компании расширяют сферу деятельности, рынки сбыта.
Давайте рассмотрим, какие перспективы и налоговые последствия влечет за собой выход в другие регионы. Как оптимально организовать работу, чтобы снизить налоговые риски, сократить трудозатраты.
В начале рассмотрим преимущества расширения сферы деятельности в других регионах:
Получение прибыли:
- расширение рынка сбыта;
- приближение к потенциальному покупателю;
- улучшение пост-обслуживания клиентов;
- снижение затрат на доставку товаров.
- получение дополнительных финансов за счет экономии на заработной плате рабочей силы;
- минимизация издержек на транспортировку сырья и прочих материалов для изготовления продукции;
- удобство в ведении бухгалтерского учета, за счет локальных региональных различий.
Теперь разберем, в какой юридической форме лучше начинать деятельность
Вариантов существует несколько – открытие нового юридического лица, регистрация филиала или обособленного подразделения. Прежде, чем рассматривать преимущества и недостатки той или иной формы, необходимо дать определение обособленного подразделения, филиала/представительства.
Обособленное подразделение – это территориально обособленное от головного предприятия подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (в соответствии с п.2 ст. 11 НК РФ). Обособленное подразделение не обязано иметь управляющего, не значится юридическим лицом и субъектом правоотношений гражданского и налогового характера.
- Минфин также добавляет: на его организацию не имеет влияние ни форма организации, ни характер выполненных работ на рабочем месте.
- Важно помнить!
- Признаки создания обособленного подразделения:
- рабочее место создано более чем на один месяц;
- территориально отдалено от головного подразделения.
- На территории РФ могут создаваться обособленные подразделения в двух видах:
- филиал – это подразделение юридического лица, размещенное за переделами его нахождения и выполняющее его обязанности (или только их часть), в том числе и функции представительства;
- представительство – это подразделение юридического лица, которое также как и филиалы расположено за пределами места его нахождения, но ему делегируется представление интересов юридического лица и осуществление их защиты.
- Важно помнить!
- Филиалы и представительства не имеют статуса юридического лица.
В процессе создания обособленного подразделения важно иметь ввиду, что существуют некоторые различия в подходах трактования понятия «обособленного подразделения», «филиала и представительства» в Налоговом и Гражданском Кодексах (рис. 1).
Рисунок 1 – Сравнительная таблица трактовки понятий в НК и ГК РФ
Как же рационально организовать деятельность компании вне места своего нахождения? Как оптимизировать затраты?
Давайте, оценим преимущества и недостатки каждой из форм организации с точки зрения затрат и зоны ответственности:
Рисунок 2 – Преимущества и недостатки форм организаций
Согласно таблице можно сделать вывод, что для возможности полного контроля и с целью снижения затрат, выгоднее регистрировать обособленное подразделение.
Особенности ведения бухгалтерии, риски налогоплательщика при допущении ошибок
Если компания собирается вести активную деятельность, то сообщить в налоговый орган по месту нахождения организации обо всех удаленных подразделениях РФ необходимо в такие сроки:
- не позднее одного месяца со дня создания подразделения;
- не позднее трех дней со дня изменения сведений об подразделении.
Важно помнить!
Мы советуем сообщить ИФНС даже в том случае, если подразделение не будет вести деятельность. Так как, решив активировать его (например, месяц спустя), нужно будет подать сообщение о постановке на учет, но уже с оплатой штрафных санкций за несвоевременность извещения.
Каждое юридическое лицо, имеющее филиал или представительство, должно самостоятельно разработать положение о своем филиале или представительстве.
| Данные | Рекомендации |
| Наименование | Включает название юридического лица, создающего филиал. |
| Адрес местонахождения | Обособленное подразделение находится вне места нахождения основной компании. |
| Наличие отдельного баланса | Выделение обособленного подразделения организации на отдельный баланс не является обязательным. Отдельный баланс филиала — система показателей, которая отражает имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в т.ч. составления бухгалтерской отчетности. |
| Наличие у филиала или представительства расчетных счетов в банках | Наличие или отсутствие банковского счета по месту нахождения обособленного подразделения никак не влияет на его правовой статус. |
| Полномочия администрации юридического лица по управлению филиалом или представительством, контролю за его деятельностью | Организация определяет профиль и основных направления деятельности филиалов или представительств. |
| Степень компетенции обособленного подразделения | Филиалы могут быть наделены оперативной самостоятельностью. Компетенцию филиала определяют переданные ему основной организацией полномочия по ведению коммерческой деятельности. Это не относится к представительству, так как оно не осуществляет коммерческую деятельность по профилю организации и его функции ограничены. |
Нестандартные ситуации, сопряженные с риском
Командировка или создание обособленного рабочего места?
Оформить как командировку или обособленное подразделение? Рассмотрим случай, когда организация командирует сотрудника на срок более одного месяца с целью выполнения определенных работ у Заказчика
Зачастую, руководители (бухгалтера) компаний ошибочно считают, что обособленное подразделение существует только в том случае, если оно зарегистрировано и данные об этом отражены в организационно-распорядительных документах. Но это не верно! Подразделение считается обособленным независимо от того, занесено оно в документы или нет, и какими полномочиями наделено — это определено п.2 ст.11 НК РФ.
В налоговом Кодексе РФ ничего не сказано, как правильно поступить в случае нестандартных ситуаций. Соответственно, единственно верное решением (и с позиции Минфина) – это обращение в свою налоговую инспекцию, которая и решит, создавать обособленное подразделение или нет. Это обезопасит от возможных штрафов.
- Штрафные санкции
- Налоговый кодекс предусматривает штрафные санкции в следующих случаях:
- за нарушение срока подачи заявления о постановке на налоговый учет – 5 тыс. рублей;
- если срок нарушен более чем на 90 дней – штраф увеличивается в два раза.
- Нужна ли обособленному подразделению кассовая книга?
- Существует ошибочное мнение, что если основная организация не возлагает ведение бухгалтерского учета на обособленное подразделение, то и в самостоятельном ведении кассовой книги нет необходимости
Это не так, обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, если в филиале есть кассовые операции. Юридическое лицо должно подбирать и брошюровать листы кассовой книги отдельно по каждому своему обособленному подразделению.
Кассир должен делать запись в кассовую книгу по всем приходным и расходным кассовым ордерам, которые были оформлены на получение и выдачу наличных денежных средства. После определения суммы остатка денег на конец рабочего дня необходимо передать головной компании лист кассовой книги за этот день не позднее следующего рабочего дня.
- Штрафные санкции
- За неисполнение правил ведения кассовых операций (неведение кассовой книги и соответствующих документов) на организации накладываются административные штрафные санкции:
- на юр. лица – от 4 до 5 тысяч рублей;
- на физ. лица – от 40 до 50 тысяч рублей.
Создавая филиал, компания может более гибко и оперативно планировать налоговую нагрузку с целью оптимизации налогов и сборов. Это связано с тем, что процедура открытия или закрытия филиала намного быстрее и проще, чем создание юридического лица (прежде всего потому, что филиал не предполагает государственную регистрацию).
Так, например, возможна оптимизировать за счет снижения фонда оплаты труда. Всем хорошо известно, что в различных регионах минимальная заработная плата может отличаться в разы. Что, соответственно, снижает размер пенсионных взносов.
В связи с постоянными изменениями и дополнениями налогового кодекса, можно с уверенностью говорить, что весь бухгалтерский и налоговый учет сопряжен с рисками. Необходимо постоянно мониторить изменения законодательства. Кроме этого, соотносить с гражданским кодексом, что далеко не в редких случаях противоречит друг другу.
Как создать обособленное подразделение: оформляем решение, готовим кассовые операции, уведомляем ИФНС и фонды
Юридическая часть создания обособленного подразделения начинается с того, что руководитель организации (а в случае с филиалами и представительствами — общее собрание или единоличный участник) принимает соответствующее решение.
В решении обычно указывается место расположения подразделения, цели его создания, полномочия, которыми предполагается его наделить, а также решаются процедурные вопросы: кто, как, в какие сроки будет заниматься созданием подразделения (поиском помещения, наймом сотрудников и т.п.).
Подать документы на регистрацию ООО/ИП либо внесение изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП через интернет
Это решение дает старт достаточно большой юридической работе. Так, предстоит разработать поправки в штатное расписание компании, учитывающие появление обособленного подразделения. Тут нужно учитывать, что законодательство не предусматривает возможности утверждения отдельного штатного расписания для обособленного подразделения.
Одновременно утвержденная унифицированная форма № Т-3 (Штатное расписание) предполагает указание в отношении каждой должности ее места в структуре организации (графы 1 и 2).
Это со всей очевидностью означает, что организация, создающая обособленное подразделение, должна будет внести соответствующие коррективы в штатное расписание, отразив в нем должности, относящиеся к подразделению.
Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑3 в веб‑сервисе
Кассовые операции в подразделении
Еще один важный момент, который стоит решить еще на подготовительной стадии — оформление документов по кассовым операциям. Понятно, что заниматься этим необходимо, если в подразделении будут проводиться операции с наличными.
Первым делом нужно будет установить лимиты остатка в кассе. Тем подразделениям, которые сами сдают излишек своих наличных в банк, лимит рассчитывается отдельно по тем же правилам, что и лимит для самой организации. Остальным же нужно выделить часть из своего лимита (п.
2 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). И в том, и в другом случае лимит утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем, храниться этот документ должен непосредственно в подразделении, на что прямо указано в пункте 2 Указания № 3210-У.
Обратите внимание: о документальном оформлении лимита нужно позаботиться и малым предприятиям, которые вправе хранить наличные без лимита. В этом случае копию приказа о том, что организация пользуется своим правом, предоставленным последним абзацем п. 2 Указания № 3210-У, нужно также иметь в каждом подразделении.
Далее предстоит позаботиться о «кассовом» наборе: кассовой книге, кассире, ПКО и РКО и т.д. Ведь кассир головной организации не сможет подписывать кассовые ордера, оформляемые подразделением, т.к.
кассовый ордер на любую операцию с наличными должен быть подписан совершающим эту операцию кассиром непосредственно при получении либо при выдаче наличных (п. 5.1. Указания № 3210-У).
Соответственно, должность кассира подразделения нужно сразу предусмотреть в штатном расписании.
Но это вовсе не значит, что на эту должность обязательно нужно принимать отдельного работника. Эту функцию вполне можно поручить и существующему сотруднику в порядке совмещения (ст. 60.2 ТК РФ).
К примеру, в небольшом магазине работу кассира может выполнять и продавец (не забудьте при этом помимо соглашения о совмещении, заключить с ним договор о полной материальной ответственности и под роспись ознакомить с должностной инструкцией кассира; подробнее см. ст. 244 ТК РФ).
Как уже отмечалось, подразделение должно вести свою кассовую книгу.
При этом подразделение должно передавать в организацию отрывные листы кассовой книги (если книга заполняется от руки) или распечатанные и подписанные вторые экземпляры листов (если кассовая книга заполняется на компьютере). Таково требование п. 4.6 Указания № 3210-У.
При этом периодичность, сроки и порядок передачи должен установить директор организации. Кроме того, директор должен уполномочить на подписание кассовой книги кого-нибудь из работников подразделения (п. 4 Указания № 3210-У).
Еще один вариант — вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием ее электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У). В этом случае кассира подразделения нужно обеспечить личной электронной подписью (также ЭЦП должны быть у главбуха и директора головной организации).
Вести кассовую книгу в электронном виде и подписывать ее электронной подписью
Если наличный оборот планируется не только внутри подразделения, но и между ним и головной организацией, то нужно заблаговременно утвердить порядок выдачи наличных из кассы одного подразделения и их приема в кассе другого подразделения. Также потребуется оформить приказом либо доверенностью полномочия работника, который будет фактически перевозить деньги из одной кассы организации в другую. С ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности.
Попутно заметим, что законодательство никак не ограничивает возможности передачи наличных не только из организации в подразделение, но и в обратную сторону. Передавать можно любые суммы. Ограничение в 100 тыс.
рублей, установленное ЦБ РФ (Указание от 07.10.13 № 3073-У), в описанном случае не применяется, т. к. в этом случае деньги передаются внутри одной организации, и расчетов с другими юрлицами или ИП (т.е.
участниками расчета в терминах Указания № 3073-У) нет.
Наконец, тому работнику подразделения, который будет принимать решения о расходовании денег из кассы, директор организации может передать полномочия по подписанию за себя письменных распоряжений на выдачу наличных, которые являются основанием для оформления РКО без подписи руководителя, либо непосредственно РКО, а также заявлений на выдачу денег под отчет. Для этого оформляется доверенность на работника либо соответствующий приказ. Но и в том, и в другом случае данные обязанности нужно зафиксировать в должностной инструкции или трудовом договоре с работником. Дополнительно в таком же порядке можно передать полномочия по утверждению авансовых отчетов (п. 6.3 Указания № 3210-У).
Банковский счет и оформление руководителя
Помимо всего перечисленного может потребоваться разработка внутренних документов, устанавливающих статус подразделения (так называемые положения об обособленном подразделении).
В частности, такой документ понадобится, если планируется открыть подразделению отдельный банковский счет (пп. «б» п. 4.3 Инструкции Банка России от 30.05.14 № 153-И).
Также не стоит пренебрегать детализацией и закреплением в локальных актах организации полномочий должностных лиц подразделения — руководителя, его заместителей и т.д.
Полномочия руководителя подразделения помимо положения о подразделении, должностной инструкции и прочих внутренних документов, могут подтверждаться также доверенностью (письмо ВАС РФ от 02.11.94 № С1-7/ОП-742).
Причем, доверенность нужно оформлять от имени юридического лица на имя руководителя подразделения как физического лица, а не на подразделение, та как последнее субъектом гражданского права не является (п. 1 ст.
2 ГК РФ).
Когда подразделение считается созданным
Как видим, одна только юридическая подготовка к открытию подразделения может занять немало времени. А ведь надо еще найти и оборудовать помещение, подобрать персонал и т.д. В какой же момент можно говорить о том, что подразделение создано?
К сожалению, ни Налоговый, ни Гражданский кодекс прямого ответа на этот вопрос не дают. Формулировки ст.
55 ГК РФ, где приводятся определения филиала и представительства юрлица, позволяют сделать вывод, что таковые признаются созданными с того момента, как они начинают выполнять соответствующие функции (в т. ч.
представлять интересы компании и осуществлять их защиту). То есть речь идет о реально действующем подразделении, а не о созданном только «на бумаге».
Несколько сложнее обстоит ситуация с иными обособленными подразделениями. Гражданский кодекс эту ситуацию вообще никак не регулирует. Налоговый же кодекс, приводя признаки обособленного подразделения, оперирует понятием — создание стационарного рабочего места (п. 2 ст. 11 НК РФ).
Поскольку собственного определения термину «рабочее место» НК РФ не содержит, то в силу п. 1 ст. 11 НК РФ данный термин применяется в том значении, в котором он используется в трудовом законодательстве. Согласно ст.
209 ТК РФ, рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Таким образом, формально для целей НК РФ определяющим является не фактическое наличие сотрудников, а создание стационарных рабочих мест. То есть мест, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Соответственно, если по месту нахождения помещения, расположенного по адресу, отличному от адреса самой организации, организованы стационарные рабочие места (к примеру, установлена ККТ), то, исходя из положений ст.
11 НК РФ, у организации по этому адресу возникает обособленное подразделение вне зависимости от фактического нахождения работников на данных рабочих местах.
В то же время стоит принять во внимание позицию Минфина России. Там считают, что обособленное подразделение для целей НК РФ нельзя считать образованным, если организация не начала вести деятельность по месту нахождения этого подразделения, т.е.
пока хотя бы один сотрудник реально не приступил к выполнению в нем своих трудовых обязанностей. При этом форма организации работ, срок нахождения конкретного работника на созданном организацией стационарном рабочем месте не имеют правового значения (см. письма Минфина России от 05.05.
17 № 03-02-07/1/27605 и от 19.02.16 № 03-02-07/1/9377).
Будем исходить из того, что в отношении простого обособленного подразделения действуют те же правила, что и для филиала с представительством.
То есть простое ОП признается созданным только с того момента, когда организация фактически начала осуществлять через него деятельность. Во избежание спорных моментов лучше зафиксировать дату открытия подразделения во внутреннем документе.
Например, издать приказ о начале работы через соответствующее подразделение, четко указав в нем дату. Этот совет актуален и для филиалов с представительствами.
Когда и как уведомлять ИФНС
Следующий шаг — уведомление налоговиков о факте создания подразделения. Подробно останавливаться на этом моменте мы не будем.
Напомним лишь, что порядок уведомления напрямую зависит от статуса созданного подразделения. Так, информация о филиалах и представительствах подается через внесение изменений в ЕГРЮЛ.
То есть подается заявление по форме Р14001 (см. письмо ФНС России от 06.03.2015 № СА-4-14/3666@).
Подать документы на регистрацию ООО/ИП либо внесение изменений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП через интернет
Дальнейшая постановка на налоговый учет осуществляется налоговиками самостоятельно на основании этих данных (п. 3 ст. 83 НК РФ).
Обычные же подразделения регистрируются на основании сообщения по форме № С-09-3-1.
Обратите внимание: если компания в одном муниципальном образовании или городах федерального значения создает несколько обособленных подразделений, которые располагаются на территориях, подведомственных разным налоговым органам, постановка всех подразделений на учет может проводиться только один раз.
В этом случае в ИФНС подаются два документа: уже упоминавшееся сообщение по форме № С-09-3-1 и уведомление по форме № 1-6-Учет (утв. приказом ФНС России от 11.08.11 № ЯК-7-6/488@).
Но тут есть важный нюанс, который нельзя не учитывать: указанное выше правило о выборе инспекции не работает, если компания в том же муниципальном образовании (городе федерального значения) открывает только одно подразделение, расположенное на территории, подведомственной другой инспекции (письмо Минфина России от 15.04.11 № 03-02-07/1-126).
Дополнительные обязанности по уведомлению налоговиков возникают у компании в том случае, если она передает новому подразделению полномочия, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам.
Тогда в течение месяца со дня передачи указанных полномочий нужно будет подать в ИФНС, в которой состоит на учете сама организация, сообщение по форме, утв. приказом ФНС России от 10.01.17 № ММВ-7-14/4@ (пп. 7 п. 3.4 ст.
23 НК РФ).
Подать через интернет сообщение о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат физлицам Подать бесплатно
Нужно ли уведомлять фонды?
Что касается уведомления фондов, то эту функцию законодатель возложил на налоговые органы. Именно они после получения от организации указанного уведомления должны передать эту информацию в территориальные отделения ФСС и ПФР по месту его нахождения подразделения. Однако это уведомление не равнозначно постановке на учет.
Так, и ПФР, и ФСС осуществляют постановку на учет только тех подразделений, которым открыт самостоятельный расчетный счет. Причем, ПФР это сделает без участия организации на основании уведомления налоговиков (пп. 3 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ об обязательном пенсионном страховании).
Для регистрации в ФСС по месту нахождения подразделения организация должна совершить следующие действия.
В течение 30 календарных дней с момента создания ОП надо подать заявление о регистрации с приложением справки (или ее копии) из банка об открытии подразделению счета и документа, подтверждающего, что подразделение наделено полномочиями по начислению выплат физическим лицам (пп. 2 п. 1 ст. 2.3 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ, а также пп. 2 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Обратите внимание еще на один факт.
Если зарегистрированное в ФСС подразделение будет осуществлять тот вид деятельности, который не является основным для компании в целом, нужно будет отдельно, каждый год подтверждать основной вид деятельности для целей расчета страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по месту нахождения такого подразделения (п. 7, 8, 10 и 11 порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.06 № 55).