Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

В 2020 году работодатель имеет право отправить в деловую поездку сотрудника, который не относится к следующим категориям работников:

  • несовершеннолетние, кроме спортсменов и творческих работников (ст. 268 ТК РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, если поездка не связана непосредственно с обучением (ст. 203 ТК РФ);
  • беременные работники, даже при их согласии (ст. 259 ТК РФ);
  • сотрудники с ограниченными физическими возможностями, кроме поездок с полным обеспечением условий труда для них (ст. 23 ФЗ №181-ФЗ).

Перед поездкой в командировку четко обозначается ее срок, место и время прибытия. За работником, помимо выданных командировочных, сохраняется место трудоустройства и средний заработок.

Проживание, проезд и прочие расходы оплачиваются работодателем. Уточнить подробности допустимых затрат лучше заранее перед поездкой.

Они обычно закрепляются локальным актом или специально разработанной инструкцией компании.

Этапы оформления командировки

Порядок оформления деловой поездки одинаков для большинства организаций. Исключениями могут стать определенные нюансы, связанные с деятельностью компании и ее финансовым состоянием. Документы, обязательные к заполнению перед командировкой:

  • Служебная записка директору от руководителя отдела с просьбой согласования рабочей поездки. В документе указываются сроки, цель поездки, личные данные и должность командировочного;
  • Заявление от сотрудника на выплату аванса для получения денежных средств, которые пойдут на покупку билетов и бронирование жилья. В авансовую выплату входят суточные, в том числе за выходные дни;
  • Приказ о командировке по унифицированной форме (Т-9, Т-9а). Прежде, чем подписать документ, работник должен проверить свои данные, информацию о поездке (цель, срок, место), источники финансирования.
  • При использовании личного или служебного автомобиля, компания разрабатывает и оформляет путевой лист.

После подписания перечисленных документов и получения денежных средств командированный сотрудник может отправляться в путь. Рабочая поездка начинается с дороги – это первый день командировки.

Документы, необходимые для подтверждения командировочных расходов

Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели.

Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения. В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы.

После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму. Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Какие нужны документы для оформления командировки в 2020 году статьи ТК РФ, документы

Служебные поездки в интересах сотрудника и работодателя должны быть грамотно оформлены в соответствии с действующими нормами трудового законодательства. Давайте выясним, какие понадобятся документы для оформления командировки.

Документы для оформления командировки: изменения

В 2020 году продолжительность командировки не ограничена законом – теперь можно не стараться уложиться в положенные 40 дней (12 месяцев для подрядчиков) и устанавливать срок поездки в зависимости от сложности задания.

В настоящее время процедура оформления служебных поездок значительно упрощена за счет того, что были отменены отдельные, обязательные в прошлом, документы. Сейчас работодатели и подчиненные освобождены от оформления:

  • журнала учета командировочных поездок;
  • отчета о служебное поездке;
  • служебного задания;
  • командировочного удостоверения.

статью ⇒ “Оформление командировок сотрудников в 2020”.

Документы для оформления командировки

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Общий порядок документального оформления командировки

Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

  • служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
  • путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
  • приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
  • авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

Какие нужны документы для оформления командировки перед поездкой и в процессе

Перед тем, как сотрудник выехал на предприятие принимающей стороны, нужно издать приказ о его направлении в поездку, основанием для оформления которого является график командировок. Закон не обязывает нанимателя пользоваться унифицированной формой приказа № Т-9, разрешается также утверждать собственный бланк.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть или скачать ⇒ Бланк приказа формы № Т-9.

Сотрудник считается ознакомленным с приказом руководителя об отправке его в служебную поездку, если приказ был представлен ему на подпись. После этого работника обращается в бухгалтерию и получает деньги авансом на оплату всех нужд, связанных с командировкой.

Вид компенсируемых расходов Компенсируемые затраты при поездке в пределах РФ Компенсируемые затраты при поездке за рубеж
Основные затраты сотрудника Проездные билеты на поезд или самолет к предприятию принимающей стороны и назад к основному месту работы;

  • оплата бензина (при поездке на личном автомобиле);
  • аренда жилого помещения или оплата номера в отеле;
  • суточные (на оплату питания) в размере не менее 700 рублей в сутки (больше, по желанию работодателя).
Проездные билеты к месту прибытия и обратно;
аренда жилья или оплата гостиницы;
суточные (на питание) не менее 2500 рублей в сутки.
Дополнительные расходы По согласованию с руководителем Оформление заграничного паспорта;

  1. получение визы (пр направлении в визовые страны);
  2. оплата мед. страховки на весь период поездки;
  3. оплата аэродромных сборов;
  4. оплата консульских сборов;
  5. затраты, заранее согласованные с руководством.

статью ⇒ “Как оформить командировку в выходной день”.

Документы для оформления командировки: учет работников

Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:

  • в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
  • в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.

Документы для оформления командировки: маршрутный лист

Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:

  • день отъезда (первый день поездки);
  • день возвращения (последний день поездки);
  • полное наименование компании, оформившей путевой лист;
  • порядковый (регистрационный) номер документа;
  • персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
  • информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
  • цели командировочной поездки;
  • маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).

Документы для оформления командировки: служебная записка

Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.

Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки

Оформление командировки не заканчивается с отъездом сотрудника – он обязан отчитаться о проделанной работе и потраченных денежных средствах, а потому должна быть оформлена и иная документация, уже по приезду работника.

После возвращения командированного сотрудника из поездки необходимо, чтобы на предприятии хранились следующие документы:

  1. Авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему квитанциями, чеками и прочими платежными документами, подтверждающими несение им расходов в период поездки. В нем указываются:
  2. Журнал учета командированных сотрудников с записью о возвращении из командировки.
  3. Служебная записка (при использовании личного автомобиля или ТС руководителя).
ст. 166 ТК РФ Определение командировки
ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

Типичные ошибки

  • Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.
  • Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.
  • Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.
  • Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.
Читайте также:  Растаможка авто из белоруссии в россию в 2020 году: нужно ли растамаживать, как, необходимые документы, сколько стоит, стоимость

Ответы на распространенные вопросы про документы для оформления командировки

  1. Вопрос №1: Есть ли разница между оформлением документов для направления сотрудника в командировку, если работодателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель?
  2. Ответ: Нет, в обоих случаях обязательными документами являются приказ о командировании, служебная записка (если есть необходимость) и авансовый отчет.
  3. Вопрос №2: Нужно ли оформлять по всем правилам командировку длительностью 4 часа?

Ответ: Если сотрудник направлен в поездку в другую местность и будет выполнять трудовые функции за пределами основного места работы, то да, командировка оформляется по всем правилам, вне зависимости от ее продолжительности. Но, в случае с краткосрочными поездками, которые длятся меньше 1 дня, работнику не выплачиваются суточные и компенсации оплаты проживания.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как оформить командировку сотруднику в 2020 году

Периодически по заданию начальства сотрудников организации отправляет со служебными заданиями в командировку. Такая поездка связана с выполнением поставленных задач, и так же требует определенных затрат, нужно знать, как происходит оформление таких командировок.

Кого нельзя отправлять в командировку

  • Зачастую руководитель отправляет в командировку без согласия сотрудников, так как она является выполнением трудовой обязанности.
  • Хотя существуют категории людей, для которых служебная командировка под запретом, или требуется письменное согласие.
  • Существует запрет на оформление командировки для таких людей:
  • Для женщин, которые ждут появления ребенка и с ними заключен трудовой контракт;
  • Рабочие организации, которые являются несовершеннолетними (но если они занимаются творческими профессиями и профессионально спортом, ограничений нет);
  • Рабочие, которые работаю в организации по ученическому договору.

Определенные категории личности можно отправлять в командировку, но в обязательном порядке нужно запросить письменное согласие на это. К ним относиться:

  1. Женщины, которые работают по трудовому договору, у которых есть малолетние дети. И так же единственный родитель, у которого ребенку до 3-х лет;
  2. Сотрудники организации, которые имеют детей инвалидов;
  3. Рабочие организации, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи;
  4. Рабочие организации с группой инвалидности, если командировка нарушает программу восстановления.

!Важно специалистам кадров нужно запомнить, что перед командировкой этих  категорий специалистов ,нужно запросить на  их согласие должен быть получен ответ в процессе командировки.

Может возникнуть много проблем когда предполагается командировочная поездка. Запрета же не существует на отправку в командировку.

Вопрос может возникнуть, как отобразить время в командировке на 2-ом рабочем месте в компании. По закону запрещается оформлять отпуск за свой счет или ежегодно оплачиваемый в этот период.

В таком случаи, рекомендуется предоставлять своим сотрудникам дополнительный отпуск (оплачиваемый).

статью ⇒ Как оформить командировку сотруднику в 2020 году: инструкция для бухгалтера.

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками  и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации.

Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней.

А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

Какие нужны документы для командировки

Внесены некоторые изменения в оформлении командировок, в данное время только два документа имеют обязательно к использованию:

  • Приказ или распоряжение директора – основной документ, который определяет направление, длительность поездки, такой приказ обычно оформляют по форме Т-9 или же на фирменном бланке компании;
  • Авансовый отчет– бланк, который работник подтверждает расходы во время командировки с прикреплением определенных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления таких дополнительных  документов необходимо упоминать в актах организации:

  • Командировочные удостоверения– должна быть отметка печатей от организации, можно использовать единый бланк, который будет включать в себя служебное задание, авансовый отчет и удостоверение;
  • Служебное задание – должно содержать сведения о работе, которую необходимо выполнить во время командировки, оформляться может по форме Т-10а;
  • Отчет о выполнении задания – Такой документ, составляться сотрудником, когда вернется с поездки. Нужно в этом документе объяснить проделанную работу во время командировки.
  • Журнал работника, уезжающего в командировку – это нужно для фиксации работника, который едет в поездку;
  • Служебная записка – нужна для оплаты расходов, если вдруг сотрудник использовал личный транспорт.

статью ⇒ Налогообложение командировочных расходов.

Как оформить  командировку сотрудника несколько простых шагов

Действия Описание
 Составить приказ на поездку Чтобы  сделать приказ на командировку, нужно применить стандартные бланки т-9, либо сделать на фирменном документе в свободном стиле;
Выдача денег подотчет При отправки работника в командировку нужно получить в кассе деньги на билет, на жилье и прочие расходы. Размер, который оплачивает эти расходы, должен быть установлен в акте;
Составление командировочного удостоверения Если этот шаг указан в акте то тогда оформляется такое удостоверение, зависит от того что  какой бланк применяется в организации, он так же  включает в себя отчет о работе;
Оформить авансовый отчет и сдать его С факта возвращения из поездки, сотруднику нужно написать и отдать бухгалтеру авансовый отчет на бланке АО-1. Если вдруг в актах фирмы указано об этом, то с отчетом  о проделанной работе.

  1. К отчету прикрепляется:
  2. ·       Счет о проживание;
  3. ·       Счет на проезд к месту командировки;
  4. ·       Счет на такси;
  5. ·       Служебная записка  с расходами;
  6. ·       Квитанции за другие расходы.
Вернуть в кассу неиспользованные деньги Если после возвращения с поездки остались денежные средства, необходимо в течении 3-х дней с оформления авансового отчета  вернуть в кассу остатки. С помощью документа Приходный кассовый ордер;
Компенсировать перерасход  средств работнику Может сложиться такая ситуация что работник потратил больше денежных средств чем ему дали. Нужно выполнить проверку его авансового отчета.

  • Чтобы  определить  перерасход нужно:
  • ·        Есть ли затраты по неотложной причине;
  • ·        Есть ли документ на эти затраты, и составлены ли они правильно
  • ·        Правильно ли заполнен авансовый отчет

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести  уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя  в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока  командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать  причину переноса, а так же новые даты.

Так же  если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно  отозвать сотрудника из отпуска.

Как оформить командировку в 2020 году: изменения, особенности

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Кого нельзя отправлять в деловую поездку

  • Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
  • Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
  • Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
  • Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
  • Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
  • Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
  • Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
  • Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья
Читайте также:  Как получить патент на изобретение, полезную модель: регистрация, пример заявки, срок действия и сколько стоит оформление исключительных прав самостоятельно

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

  • Сотрудница в положении.
  • Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
  • Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Изменения в 2019 году

  1. Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
  2. Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

  3. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
  4. По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

  5. Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

  • Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
  • В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
  • В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
  • В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

  1. Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
  2. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
  3. Ими могут быть:
  • Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
  • Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
  • Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
  • Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
  • Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
  • Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

  • Расходы были произведены по неотложным причинам;
  • Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
  • Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Основные документы

  • Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
  • Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.

Дополнительные документы

  • Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
  • Служебное задание – содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
  • Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
  • Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
  • Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.
Читайте также:  Расторжение трудового договора по соглашению сторон: порядок действий и правила, образец, как оформить и можно ли аннулировать

Особенности командировки в выходной день

Руководство должно согласовать такой шаг с работником. У него необходимо получить согласие на работы в выходной день, а также требуется зафиксировать этот шаг в приказе на командировку.

Также в приказе рекомендуется закрепить режим работы сотрудника в командировке в выходной день. Это может потребоваться для решения спорных ситуаций при расчете оплаты труда за этот период.

Например, работник выезжает в командировку в воскресенье вечером, чтобы в понедельник утром приступить к работе.

Если в приказе указать точное время начала поездки (например, с 20-00 воскресенья), то оплате будут подлежать только эти часы.

Важно! Если же в приказе будет просто указано, что работник выезжает в командировку в этот день, то оплачиваться придется весь день целиком, независимо от фактически выработки.

Кроме этого нельзя забывать, что по закону дни выходных необходимо оплачивать в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного выходного.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

  • На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
  • Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
  • Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

  • Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
  • Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
  • Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.

При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.

Положение о командировках в 2020 году: правила составления и образец документа

В нашем блоге мы много пишем об организации командировок и их оформлении. Все правила, которым нужно следовать при планировании деловых поездок, следует прописывать в специальном документе. Он называется «Положением о командировках», и сегодня мы поговорим о правилах его составления.

Поездка в другой город для выполнения служебного задания работодателя связана с дополнительными расходами для сотрудника. Эти расходы должны быть должным образом задокументированы. При этом, размер суточных может влиять на расчет налоговой базы – существуют лимиты компенсаций, при превышении которых возникает необходимость уплаты НДФЛ. 

Компании могут сами устанавливать размер суточных и определять многие другие параметры. Все эти важные данные должны быть прописаны в Положении о командировках. Также этот документ определяет порядок оформления поездок.  

Положение о командировках составляется в произвольной форме и должно содержать такую информацию:

  • прописанный порядок направления сотрудников в поездки;
  • список документов, которые нужны для оформления командировки;
  • что нужно делать в ситуациях, не описанных в соответствующих нормах и законах – например, нужно ли выходить на работу в день прибытия из поездки;
  • процесс компенсации расходов на дорогу и проживание;
  • величина выплачиваемых суточных.

Помимо этого, в положении о командировках нужно перечислить случаи, когда сотрудник может отказаться от командировки. Например, нельзя отправлять в поездки беременных сотрудниц.

Когда положение о командировках не применяется

Не любая поездка, связанная с работой может быть признана командировкой. Соответственно и Положение применяется не всегда. 

Признать поездку командировкой можно при выполнении нескольких критериев:

  • сотруднику нужно покинуть место постоянного проживания для выполнения служебного задания работодателя в другом городе;
  • в течение определенного времени работнику придется трудиться не в том населенном пункте, где расположено основное место работы;
  • сотрудник работает на основании трудового договора или договора ГПХ.

То есть, если работа конкретного сотрудника носит разъездной характер, или поездку ему нужно совершить в личных целях, это не будет командировкой.

Что еще нужно знать

Положение о командировках и приказ о положении о командировках могут иметь довольно гибкий формат. В частности, компания может прописать в документах дифференцированный по определенному признаку размер суточных: руководители организации могут получать компенсации большего размера, чем рядовые сотрудники.

Образец Положения о командировках

Мы подготовили образец документа, который можно использовать для организации командировок в компании. Образец Положения о командировках

Заявление на командировку образец бланк (бланк, образец — 2020)

  • Нормами трудового права регулируются взаимоотношения работников со своими руководителями в рамках выполнения рабочих задач.
  • Поэтому при возникновении вопросов или при необходимости верного кадрового оформления, следует обращаться к закону, которым к тому же установлены правила составления различных документов и заявлений.
  • Понятие командировки
  • Рассматривая данное понятие с юридической точки зрения, можно сделать вывод, что командировка – это выезд сотрудника от основного рабочего места по заданию и в интересах руководства на какой-либо срок.
  • Причем надо отметить, что:
  1. когда сам рабочий режим сотрудника предполагает постоянные выезды и поездки, то они не могут считаться командировками, а являются частью обычного рабочего процесса в рамках должностных полномочий;
  2. командировка может быть оформлена только при условии, что работник трудится на основании официального трудового договора.

Также следует иметь ввиду, что установлен список сотрудников, которые не могут быть отправлены по делам фирмы в командировки.

К ним относятся:

  1. Беременные женщины;
  2. Работники, возраст которых еще не достиг восемнадцати лет;
  3. Женщин, дети которых имеют возраст до трех лет, отправляются в командировки на добровольной основе только после своего письменного согласия.

Как правильно оформить заявление на командировку

Инициатором командировки всегда является работодатель, так как сотрудник, выполняя свои функции, всегда действует в его интересах.

Таким образом, во всех случаях основным документом будет изданный работодателем приказ о назначении своего работника в командировку. И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.

Таким образом, по общим правилам, заявление работником в таких случаях не пишется, а работодателем должны быть оформлены следующие документы:

  • Приказ или распоряжение по определенной форме;
  • Служебное задание;
  • Командировочное удостоверение.

Возмещаются сотруднику при его рабочей поездке следующие расходы:

  • На проезд;
  • На жилье, при необходимости;
  • Другие расходы, которые оплачиваются по договорённости с руководством.
  1. Для получения командировочных, сотруднику следует написать заявление о выдаче денег под отчет, на основании которого и выдаются денежные средства по общеустановленному тарифу.
  2. После принятия такого заявления бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер и выдаются деньги на руки работнику.
  3. Ниже расположен типовой бланк и образец заявления на командировку, вариант которого можно скачать бесплатно.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *