Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Несомненно, пандемия коронавируса внесла определенные коррективы в наш повседневный уклад жизни. Тем, кто не мыслил своей жизни без общения с коллегами, перекуров у бизнес-центра и празднований дней рождений в кругу коллектива, пришлось мириться с необходимость работать в домашних условиях, порой, в полном одиночестве, наедине с самим собой.

Работодатели в этот период тоже не дремали, считая, что раз сотрудники выполняют свои обязанности в рамках компании, значит, и ответственность за стремительно падающие доходы предприятия они должны разделить вместе с директором. Поэтому «работа из дома» стала восприниматься не как вынужденная необходимость, а как некая «благодать», за которую еще нужно можно сказать «большое спасибо».

Что это значит

Ну, если «спасибо» на хлеб не намажешь и в карман не положишь, то приходится рассчитываться деньгами.

По оценкам Роструда, с начала текущего года реальные доходы населения снизились не менее, чем на 8% относительно аналогичного периода прошлого года.

Такому положению вещей, бесспорно, поспособствовали предприятия, которые снизили зарплаты в том числе по причине того, что люди не ходили в офис.

Неуверенность в завтрашнем дне, домашняя атмосфера, самоизоляция, сериалы и компьютерные игры — все это создало благодатную атмосферу, в которой границы рабочего и личного времени размылись.

Точно также размылась и корпоративная этика, когда персонал стал использовать свои телефоны и адреса электронной почты, выполняя должностные обязанности. Мало кто подумал, что данный факт может стать хорошим инструментом борьбы руководства с неугодными сотрудниками.

Коммерческая тайна

Можно предположить, что, устраиваясь на текущее место работы, офисный работник подписывал соглашение о неразглашении коммерческой тайны. Из определения Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.

2004 N 98-ФЗ следует, что это «режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

Соответственно, эта информация может содержать сведения о:

  1. Численности персонала;
  2. Cтруктуре организации;
  3. Ценовой политике;
  4. Производственных разработках;
  5. Контрагентах, контактных лицах и переписке с ними.

Важный пункт

Кстати о переписке с контрагентами. Составляя правила внутреннего распорядка, компания имеет право обязать контактировать с клиентами, используя только корпоративный номер телефона и адрес электронной почты. В случае с почтой любая переписка становится публичной для начальства, а это значит, что и принадлежит она компании.

В то же время, любой человек в нашей стране, не несущий в текущий момент уголовную ответственность, является свободным и поэтому имеет право общаться с кем угодно и как угодно.

Если так, то и писать в нерабочее время с личной почты контрагенту он тоже может. В этом случае работодатель не имеет права ознакомиться с характером и содержанием диалога, т.к.

эта информация будет считаться «личной», а значит на нее распространяется право на тайну переписки, закрепленную в Конституции страны.

В домашних условиях

Другое дело, что работодатель имеет полное право ограничить сотрудника в использовании личной электронной почты. С этим все более-менее понятно, когда все ходят на работу, но как быть, если речь идет об «удаленке»?

Проблема заключается в том, что это никак не проконтролируешь, тем более, если работник, находясь дома, использует для рабочих целей свой собственный компьютер. В случае с корпоративным устройством, системные администраторы всегда могут установить специализированное ПО для изучения трафика.

Работодателю остается только или довериться своему работнику, или ограничить его возможность выполнять должностные обязанности с дома.

Позиция Конституционного суда

С юридической точки зрения любое разглашение коммерческой тайны может стать основанием для увольнения даже при единичном нарушении — это указано в пп. «в» п. 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Спрашивается, почему?

Исходя из самой сути коммерческой тайны следует, что ее сохранность действует ровно до тех пор, пока она не разглашается третьим лицам. С высокой долей вероятности, у каждого из нас есть свой адрес электронной почты, который зарегистрирован на одном из популярных почтовых сервисов.

Фокус заключается в том, работодатели склонны считать, что мы не являемся правообладателями той информации, которая содержится в наших «ящиках», если это касается корпоративных сведений.

Следовательно, пересылая документы себе на почту, сотрудник, сам того не осознавая, передает некие данные почтовому сервису, а значит, третьему лицу — на это давит руководство, если дело доходит до суда.

Однако у КС на этот счет другое мнение. Наиболее резонансным стало Постановление Конституционного Суда РФ от 26.10.

2017 N 25-П «По делу о проверке конституционности пункта 5 статьи 2 Федерального закона „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ в связи с жалобой гражданина А.И. Сушкова».

Из него следует, что суд признал право г-на Сушкова на тайну переписки, несмотря на то, что он пересылал себе на e-mail копии паспортов коллег и прочую информацию, относящуюся к коммерческой тайне.

Что предпринять

Наступила осень. Правительство вновь вводит ряд ограничений на работу компаний. Для того, чтобы обезопасить данные предприятия, руководству предприятий уже сейчас позаботиться об информационной безопасности и возможности ее поддержания. Например, перевести бухгалтерию в облако

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам.

Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия.

В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Слово «сетикет» (англ. Netiquette) 1 расшифровывается как «сетевой этикет», хотя в настоящее время «сетикет» начали называть – цифровой этикет. Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в компьютерных сетях.

Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей.

Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.

Нормы сетикета регулируют поведение пользователей сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах, мессенджерах), так и при использовании электронной почты.

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:

  • персональное обращение и приветствие;
  • грамотное заполнение поля «Тема»;
  • выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам);
  • позитивное завершение письма;
  • подпись и блок контактной информации;
  • время ответа на письмо.

Персональное обращение и приветствие

Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии:

Таблица 1. Как обратиться к адресату (примеры)

Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на его подпись в блоке контактной информации. Если там адресат представляется как: «Генеральный директор, Иван Федоров», то к нему можно обращаться по имени или г-н Федоров.

При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» нежели «Здравствуйте!» В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма, которая уместна даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение, т.к. такое приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня.

Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка.

Не следует в электронной переписке писать «Доброго дня!», «Доброго вечера!», так как традиционно в русском языке употребляется именительный падеж («Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!»).

А при прощании – родительный падеж («Спокойной ночи!», «Всего доброго!», «Счастливого пути!»…).

Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».

Заполнение поля «Тема»

Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Его грамотное заполнение помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности. Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной, например вместо «Документы» лучше точно указать какие именно документы:

  • Договор о поставках оборудования…
  • Счет от … № …
  • Программа обучения персонала по курсу «Делопроизводство»

Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тесту документа» в служебном письме на бумаге. Помните, что емкая формулировка в поле «Тема/Subject» сразу показывает ваш уровень профессионализма и культуры делового общения.

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)

Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.

«Кому» («То») – в это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответа. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.

«Копия» («Сс») – в это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «для сведения».

Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку фразой: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс») – это поле в некоторых компаниях запрещено использовать, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Читайте также:  Вычет за обучение: я уже три года обучаюсь в университете на вечернем отделении

Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права.

Признательность за обращение

Слова признательности за обращение в компанию (или к вам) являются признаком хорошего тона. Ответное письмо клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его…

Распоряжение руководителя. Образец 2021-2022 года

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать.

Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»).

После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

  • Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.
  • При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.
  • Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Корпоративные чаты в законе

Достаточно ли email для распоряжения руководства?

  • Ирина Оникиенко
  • Партнер Capital Legal Services, адвокат, член совета ФПА РФ
  • специально для ГАРАНТ.РУ

Мы уже привыкли к тому, что незаметно разнообразные чаты в мессенджерах стали незаменимой частью нашей бизнес-среды, удобным и оперативным средством коммуникации. Но многие вопросы использования этих инструментов никак не урегулированы на законодательном уровне, а также чаще всего они не прописаны и в локальных нормативных актах компаний. А там, где существует неопределенность, всегда высоки риски споров и неприятностей. На сегодняшний день судебной практики, которая каким-либо образом была бы связана с вопросами использования мобильных мессенджеров, пока нет, но ее появление – дело ближайшего обозримого будущего.

Использование корпоративного чата стало одним из относительно новых средств внутренней коммуникации в компаниях. Разберемся с некоторыми вопросами, связанными с его созданием и использованием.

Чат может быть создан «стихийно» и неофициально (например, у нас есть такой для партнеров), группой сотрудников для оперативного обсуждения или согласования текущих вопросов и, скорее всего, такой чат не требует специального регулирования. Другое дело, когда компания планирует использовать чат как инструмент делового оборота, как часть корпоративной культуры, которая может определяться правилами внутреннего трудового распорядка.

В этом случае нужно продумать целый ряд вопросов. Прежде всего: кому поручить создание чата, как не потерять права доступа и администрирования с увольнением сотрудника и т. п.

Создание чата для сотрудников может быть отнесено к функциям как специально нанятого для целей технического обеспечения работника (системного администратора), так и иного сотрудника, у которого есть достаточный уровень знаний в технической сфере.

Ключевым здесь является то, к функционалу какого сотрудника создание подобного чата отнесено в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией, внутренними актами работодателя.

При этом, поскольку в ходе использования мессенджеров могут возникнуть технические проблемы и неполадки, то следует учитывать, что специалист, компетентный в сфере технологий, понадобится не только на этапе создания чата, но и в дальнейшем. Поэтому в вышеупомянутых документах, регламентирующих обязанности ответственного работника, имеет смысл указать на обязанность не просто создать чат, но и поддерживать его работоспособность.

При организации корпоративного чата следует принимать во внимание, что работник, в обязанности которого входит администрирование корпоративного чата, может уволиться.

В связи с этим, рекомендуется, чтобы администрирование чата осуществлялось с аккаунта, «привязанного» к корпоративному номеру телефона, зарегистрированному на компанию – так кадровые перестановки не повлияют на стабильность работы корпоративного чата в мессенджере.

Если же речь идет не о чате между сотрудниками, а об общедоступном канале в мессенджере, который ведет определенный сотрудник компании, размещая в нем статьи, новости, заметки, изображения и т. д., являющиеся объектами авторского права, важно обеспечить, чтобы исключительные права на весь контент принадлежали работодателю.

Для этого следует включить в должностные обязанности такого работника его обязанность по созданию контента для канала с перечислением видов такого контента, а также указать, что все исключительные права на создаваемый работником в рамках выполнения трудовых обязанностей творческий продукт принадлежат работодателю.

Следует также иметь в виду, что за использование объектов авторского права, созданные работником в рамках выполнения им трудовых обязанностей, работодатель обязан выплатить ему вознаграждение, размер, порядок и условия выплаты которого рекомендуется закрепить в соглашении с работником во избежание возможных споров (ч. 2 ст.

1295 Гражданского кодекса).

На стадии, когда корпоративный чат уже создан, у работников часто возникает вопрос, нужно ли и можно ли писать сообщения в чат вне рабочего времени.

Читайте также:  Закономерно ли отстранение ребёнка от посещения дет.сада, если нет прививки от кори?

Здесь все зависит от целей создания корпоративного чата, которые должны определяться локальными актами работодателя – напомним, с ними сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.

Такими актами, например, может быть установлено, что чат создается только для целей работы по конкретному проекту и потому логично требовать от сотрудников использовать его по этому назначению.

Другой вопрос, который нередко возникает у сотрудников: должны ли они быть на связи и отвечать, в частности, в чате, коллегам и руководству вне рабочего времени, в том числе, и ночью. Ответ на этот вопрос зависит, прежде всего, от выполняемой работником трудовой функции и режима работы сотрудника (ст.

97 Трудового кодекса), предусмотренного в трудовом договоре и должностной инструкции. Так, работнику может быть установлен ненормированный рабочий день, то есть он может эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени (ч. 1 ст. 101 ТК РФ).

Согласия сотрудника на коммуникацию во внерабочее время в этом случае не требуется. В соответствии со ст. 99 ТК РФ – с письменного согласия сотрудника он может привлекаться работодателем к работе за пределами рабочего времени (сверхурочная работа).

Таким образом, если отношения оформлены соответствующим образом, то работодатель вправе требовать от сотрудника быть готовым ответить в любое время. В противном случае, у работодателя нет правовых оснований требовать от сотрудника ответов в нерабочее время.

Идеальной с точки зрения структурированности использования IT-ресурсов в компании является ситуация, когда работодатель разработал специальное положение, регламентирующее данный вопрос (например, Положение о надлежащем использовании IT-ресурсов).

В нем можно предусмотреть правила использования корпоративной почты, внутренней сети компании, осуществление мониторинга использования, ответственность работников за ненадлежащее использование корпоративных устройств и информации, полученной в ходе исполнения служебных обязанностей.

Положение внесет ясность во многие не урегулированные законом вопросы, что будет способствовать четкому пониманию сотрудниками, что именно от них требуется.

Например, в превентивных целях в разделе об ответственности можно указать, что нарушение данного локального акта расценивается как грубое нарушение работником своих обязанностей и может повлечь привлечение к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения в порядке, предусмотренном ТК РФ (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Кроме того, работодателю следует как можно более четко и внятно сформулировать, как сотрудники должны взаимодействовать с IT-ресурсами, в том числе, чатом, а работники, в свою очередь, должны внимательно ознакомиться с возлагаемыми на них обязанностями при использовании ресурсов (в том числе, с точки зрения временных параметров использования).

Вариативность правил зависит исключительно от специфики бизнеса и необходимого уровня системы безопасности компании. Иногда достаточно обязать сотрудников использовать пароль на телефоне для защиты информации от третьих лиц и отключить в настройках приложения появление всплывающих текстовых уведомлений.

Но бывают случаи, когда бизнес требует введения достаточно жестких правил пользования корпоративными девайсами и сетями. Так, в одной компании категорически запрещалось выносить из офиса персональные компьютеры, система безопасности предусматривала, что в случае несанкционированного вторжения все компьютеры блокируются и «вскрыть» их третьим лицам практически невозможно. В других компаниях, пользование корпоративными сетями вне работы не позволяется в принципе, то есть работа может выполняться только в рабочее время и из офиса. Вопросы использования чата в таких компаниях, если и будут допустимы, то точно будут строго упорядочены.

Также с безопасностью связана и процедура увольнения сотрудника.

Я рекомендую включать в соответствующее Положение правило отключения увольняемого сотрудника от IT-систем, в частности, такому сотруднику должен быть удален аккаунт и закрыт доступ к корпоративной почте, серверу и служебным социальным сетям, включая, чаты и т. п. Каждый работник должен быть ознакомлен с таким локальным нормативным актом под подпись.

Думается, что если работодатель решил использовать в повседневной деятельности компании корпоративный чат, то предполагается, что сотрудники обладают устройствами, способными его поддерживать.

Но что делать, если корпоративный девайс не выдается, а компания требует использовать личный аппарат, например, телефон в рабочих целях? Здесь возникает несколько вопросов: кто несет расходы по связи? Что происходит с конфиденциальностью и безопасностью? Конечно, если телефон нужен лишь для поддержания обычной связи с сотрудником, то особенных вопросов быть не должно. А вот если телефон нужен для осуществления сотрудником своих должностных обязанностей, например, он должен общаться с клиентами, то ситуация совершенно иная. Ответственный работодатель вряд ли допустит, что сотрудник использует для работы свой личный девайс. Работодатель, который дорожит собственной репутацией, должен позаботиться о специальных средствах защиты от взлома, – а они, как правило, отсутствуют на личных устройствах работника. Кроме того, компания вправе проверять состояние корпоративных девайсов, в том числе с точки зрения безопасности, и значит, имеет право на доступ к информации, которая находится в этих девайсах. К личным устройствам такого доступа компания не имеет и, соответственно, в случае, например, утечки информации третьим лицам, проверить правомерность действий сотрудника будет невозможно.

Что касается работника, то ему следует выяснять при приеме на работу, существует ли в рамках трудового договора, его должностной инструкции или локального акта, устанавливающего порядок использования корпоративного чата, обязанность использовать личный телефон в рабочих целях.

Если работник принял на себя такое обязательство, то он, по крайней мере, вправе требовать выплаты компенсации за использование своего устройства от работодателя (ст. 188 ТК РФ).

Если такая обязанность нигде не установлена, то работник не обязан использовать личное имущество, поскольку иное означало бы вмешательство в реализацию работником права собственности и в частную сферу работника, особенно в ситуациях, когда работодатель имеет техническую возможность доступа ко всем чатам работника на его личном телефоне, а не только к корпоративному чату в рамках одного приложения.

Если же работодатель обязывает сотрудника не просто использовать, а специально приобрести, например, смартфон для корпоративных целей, то с моей точки зрения, это противозаконно.

В такой ситуации работнику следует ссылаться на то, что приобретение имущества для выполнения трудовой функции должно быть добровольно принятым обязательством в рамках все тех же внутренних актов работодателя или трудового договора.

В отсутствие такого добровольно принятого на себя работником обязательства обеспечивать работников оборудованием, инструментами и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей, обязан работодатель (ст. 22 ТК РФ).

Может ли работодатель обязать работника использовать личные мессенджер

Обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе. Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при согласии на использование личного имущества в служебных целях.

Порядок применения личных мессенджеров в служебных целях следует закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка. Также необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору относительно возмещения расходов в связи с использованием имущества (телефона) работника.

Обоснование: Одной из обязанностей работодателя является обеспечение работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 2 ст.

22 Трудового кодекса РФ).В силу ч. 1 ст.

22 ТК РФ работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Из приведенных норм следует, что работодатель вправе обязать работника использовать определенное программное обеспечение или приложение (в том числе мессенджеры) в служебных целях при осуществлении работником трудовых обязанностей, но при условии обеспечения данного работника соответствующим оборудованием (например, это могут быть корпоративные сим-карты, служебные мобильные телефоны с установленными приложениями и т.п.).

Однако работодатель не вправе обязать работников использовать в служебных целях их личное имущество.Если работник согласен использовать свое личное имущество в служебных целях, то в соответствии с трудовым законодательством такому работнику полагается компенсация. Согласно ст.

188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Кроме того, даже если работник дал согласие на использование в служебных целях личного мобильного телефона (технического средства связи), на который в этих целях устанавливается соответствующий мессенджер, само использование мессенджера предполагает раскрытие информации о личном номере телефона работника.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация о гражданине, имеющая к нему прямое или косвенное отношение, считается персональными данными.ТК РФ каких-либо критериев и конкретного перечня персональных данных работника не устанавливает.

Как следует из положений ст. 8 Закона N 152-ФЗ, к персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения гражданина, а также его адрес, абонентский номер, сведения о профессии и так далее, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека.

Читайте также:  Регистрация транспортного средства в ГИБДД

При этом приведенный перечень является открытым.

Таким образом, по нашему мнению, номер мобильного телефона является информацией, относящейся к персональным данным работника.

Согласно ст. 9 Закона N 152-ФЗ субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

Таким образом, обязать работника использовать личные мессенджеры в служебных целях работодатель не вправе.

Это возможно только по соглашению сторон трудового договора при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных, таких как номер телефона, а также при условии компенсации расходов за использование личного имущества в служебных целях.

При этом работодатель не имеет правовых оснований принудить работника дать такое согласие, в частности требовать загрузить какое-либо приложение на личный телефон.Если работодатель считает, что мессенджеры являются необходимым условием труда, то обязанность по обеспечению таких условий — обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ).

  • Соответственно, если работник будет согласен с использованием личных мессенджеров в служебных целях, то работодателю следует оформить данное условие соответствующим образом:
  • — порядок применения мессенджеров в служебных целях рекомендуется закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка;
  • — получить от работника заявление в письменной форме, содержащее его согласие на обработку персональных данных, таких как личный номер телефона, а также согласие на использование личного мобильного телефона в служебных целях с получением компенсации;
  • — составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях личный мобильный телефон;

— в должностной инструкции работника следует указать, при исполнении каких обязанностей работник должен пользоваться мессенджером;- с работниками, чьи телефоны будут использоваться в служебных целях, заключить письменное соглашение о возмещении расходов на использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации в месяц. Конкретный размер компенсации можно определить произвольно по соглашению с работником.

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е.

из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании.

Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах1 .

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской.

В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета.

Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения.

Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом.

Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п.

Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете.

Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров.

Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению.

Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов.

Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу.

Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

Обратите вниматие!

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *