Доп. затраты на установку телефона

В этом уроке мы научимся включать дополнительные расходы, связанные с закупкой товарно-материальных ценностей, в себестоимость этих ценностей.

Ситуация. Мы закупили у поставщика 10 кресел по 1500 рублей каждое и 5 диванов по 5000 рублей каждый. Общая сумма закупки составила 40000 рублей.

Поставщик оказал нам транспортную услугу по доставке купленного товара до нашего склада. Стоимость услуги составила 3000 рублей (включая работу грузчиков).

В нашей учетной политике закреплено, что все затраты связанные с закупкой товаров включаются в себестоимость этих товаров пропорционально их (товаров) стоимости.

Требуется отразить покупку товара в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0), а затем распределить транспортные расходы на себестоимость товаров согласно их цене.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

• В начале отразим поступление товаров.
• Заходим в раздел «Покупки» пункт «Поступление (акты, накладные)»:
• 
• Создаём новый документ «Товары (накладная)»:
• 
• Указываем нашего поставщика, склад, а также кресла и диваны:
• 
• Проводим документ.
• Согласно получившимся проводкам себестоимость 1 кресла 1500 рублей, а 1 дивана 5000 рублей:
• 
• Отразим дополнительные расходы (доставку и работу грузчиков).
• Для этого заходим в раздел «Покупки» пункт «Поступление доп. расходов»:
• 
• Создаём новый документ, заполняем поставщика транспортных услуг; содержание услуги; сумму и способ распределения:
• 

Переходим на закладку «Товары». Можно указать все товары, на которые нужно распределить расходы вручную (кнопка «Добавить»), но мы заполним их на основании документа поступления.

1. Нажимаем кнопку «Заполнить по поступлению»:
2. 
3. И указываем поступление, которое мы забили чуть выше.
4. Табличная часть заполнилась автоматически.
5. Обратите внимание на колонку «Сумма», именно на основании этой колонки будут распределены дополнительные расходы.
6. Давайте рассчитаем вначале сами.
7. Коэффициент дополнительных расходов для кресла будет: 15000 / (15000 + 25000) = 0.375
8. Коэффициент для диванов: 25000 / (15000 + 25000) = 0.625

Значит на кресла придётся 3000 * 0.375 = 1125 рублей дополнительных расходов.

А на диваны 3000 * 0.625 = 1875 рублей дополнительных расходов.

• 
• Проводим документ:
• И видим, что 1С автоматически выполнила тот же самый расчёт, что и мы.

В данный момент себестоимость 1 кресла возросла до (15000 + 1125) / 10 = 1612.5 рублей, а себестоимость 1 дивана возросла до (25000 + 1875) / 5 = 5375 рублей.

А теперь отвлечёмся от условий нашего учебного примера и представим, что нам нужно помимо уже распределенных 3000, отнести на себестоимость кресла дополнительные 500 рублей.

Для этого служит дополнительная колонка «Доп. расходы». Укажем в ней в строке с креслами сумму в 500 рублей:

1. Ещё раз проведём документ:
2. И видим, что распределенная себестоимость по креслам увеличилась на дополнительные 500 рублей.

Вот так легко и просто распределять дополнительные расходы на товарно-материальные ценности в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Приобретение основного средства с дополнительными расходами на доставку

Рассмотрим особенности отражения в 1С приобретения основного средства с дополнительными расходами на его доставку.

Вы узнаете:

• каким документом оформляется приобретение ОС, если возникли расходы на его транспортировку;
• включаются ли в первоначальную стоимость ОС расходы на доставку и каким документом они регистрируются в 1С;
• в какой момент принять НДС к вычету при приобретении ОС и оказании услуг по его доставке.

Пошаговая инструкция

Организация заключила договор с ООО «Крунг» на поставку промышленного оборудования на сумму 159 890 руб. (в т. ч. НДС 18%).

12 февраля станок шипорезный ящичный ДОС-ШР-120 поступил на склад и принят к учету.

Доставка оборудования осуществлялась поставщиком за дополнительную оплату. Стоимость услуг составила 15 340 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Приобретение внеоборотного актива

Затраты на приобретение оборудования, которое в последующем будет принято к учету в качестве основного средства, учитываются по счету 08.04 «Приобретение объектов основных средств» (план счетов 1С).

В бухгалтерском учете расходы, связанные с доставкой ОС, учитываются в первоначальной стоимости ОС (п. 8 ПБУ 6/01, Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В налоговом учете расходы на доставку также учитываются в первоначальной стоимости ОС (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Основные средства, при приобретении которых будут возникать дополнительные затраты, учитываемые в первоначальной стоимости, необходимо принимать к учету стандартным вариантом, т.к. упрощенный вариант не предполагает дополнительного увеличения стоимости ОС.

• Сформируем документ Поступление (акт, накладная) вид операции Оборудование в разделе ОС и НМА — Поступление основных средств — Поступление оборудования.
• 
• На вкладке Оборудование указывается:

• Номенклатура — приобретаемый внеоборотный актив из справочника Номенклатура.
• Счет учета заполняется в документе автоматически в зависимости от настроек в регистре Счета учета номенклатуры, но его можно изменить вручную. В нашем примере для Вида номенклатуры Оборудование (объекты основных средств) устанавливается счет 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств». PDF

Подробнее Установка счетов учета номенклатуры

В документе Поступление (акт, накладная) вид операции Оборудование указывать счет 08.04.2 «Приобретение основных средств» нельзя: он предназначен для принятия к учету ОС только по упрощенному варианту.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 08.04.1 Кт 60.01 — принятие к учету внеоборотного актива;
• Дт 19.01 Кт 60.01 —принятие к учету НДС.

Регистрация СФ поставщика

Для регистрации входящего счета-фактуры поставщика необходимо указать его номер и дату внизу формы документа Поступление (акт, накладная), далее нажать кнопку Зарегистрировать. PDF

Документ Счет-фактура полученный автоматически заполняется данными документа Поступление (акт, накладная).

• Код вида операции — 01 «Получение товаров, работ, услуг».

Независимо от того, установлен или нет в документе флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, при его проведении не будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Вычет НДС по приобретенному ОС в 1С возможен только через документ Формирование записей книги покупок.

Отражение в учете услуг по доставке актива

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на доставку, связанные с приобретением ОС, включаются в первоначальную стоимость, и отражаются по Дт 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств» (п. 8 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Для отражения расходов на доставку в первоначальной стоимости ОС сформируем документ Поступление доп. расходов. Его можно создать на основании документа Поступление (акт, накладная) по кнопке Создать на основании или в разделе ОС и НМА —Поступление основных средств — Поступление доп. расходов.

На вкладке Главное указывается:

• Содержание — описание услуги.
• Сумма — сумма затрат на доставку.
• Способ распределения — способ распределения транспортных затрат между позициями, указанными на вкладке Товары. В нашем примере приобретается одно основное средство, поэтому указанный способ распределения не имеет значения.

На вкладке Товары отражаются приобретенные внеоборотные активы, в первоначальную стоимость которых включаются дополнительные расходы на доставку:

• Доп. расходы и НДС не заполняются: графа должна быть заполнена, если дополнительные расходы необходимо распределить вручную, тогда сумму дополнительных расходов не нужно указывать на вкладке Главное;
• Счет учета (БУ) — счет формирования первоначальной стоимости в БУ;
• Счет учета (НУ) — счет формирования первоначальной стоимости в НУ;
• Счет НДС — 19.04 «НДС по приобретенным услугам».

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 08.04.1 Кт 60.01 — учет затрат на услуги по доставке в стоимости внеоборотного актива.
• Дт 19.04 Кт 60.01 — принятие к учету НДС по услугам на доставку.

Регистрация СФ поставщика

Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники

• Ольга Абашникова
• Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing
• специально для ГАРАНТ.РУ

Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.

На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала

Законодательная база: что изменилось?

До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).

С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.

Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.

Компенсации: определяем размер выплат

Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.

Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника.

Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет.

Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г.

№ 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».

Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте.

Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России.

Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.

В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.

Возмещение расходов: основные правила Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.

1. Если работодатель предоставляет работнику свое собственное оборудование, то он не обязан возмещать сотруднику какие-либо расходы, связанные с его использованием.

   Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.

2. Работодатель не обязан возмещать расходы, связанные с использованием принадлежащего ему оборудования, но может это сделать, закрепив в локальном нормативном акте или трудовом договоре такую возможность, определив порядок и размеры возмещаемых работнику расходов.

   Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.

3. Обязанность по возмещению расходов (статья 312.6 ТК РФ) касается только затрат, связанных с использованием оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, и используемых работником в интересах работодателя.

Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.

4. Возмещать расходы, связанные с использованием работником его личного оборудования, следует на основании документов, подтверждающих эти расходы (чеки, квитанции, накладные и т.д.).

   Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ.

   Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб.

   , так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.

Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?

Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет.

Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.

В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы.

Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1.

ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.

Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.

Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов. 

Какие расходы удаленного сотрудника нужно компенсировать

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

• амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
• расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
• оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
• настройку программного обеспечения;
• расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

• 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
• 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

• 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
• 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

• 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
• 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

• наименование организации-работодателя и ФИО работника;
• перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
• порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
• порядок выплаты.

Образец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Образец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

• размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
• компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
• подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

• Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
• Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
• Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Учитываем и возмещаем расходы на сотовую связь

Сотовая связь – явление, мягко говоря, не новое, и, казалось бы, «правила игры» тут вполне себе «устоялись». Тем удивительнее, что в последнее время в некоторых регионах налоговики стали предъявлять компаниям претензии, связанные с учетом этого вида расходов. Хотелось бы думать, что этого всего лишь «перегибы на местах», а не новое веяние. Но в любом случае стоит подстраховаться.

В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 данные расходы как связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров представляют собой расходы по обычным видам деятельности.

Отражение расходов на услуги сотовой связи производится на счетах учета затрат. Выбор конкретного счета учета затрат будет зависеть от специфики деятельности организации и принятой на предприятии методологии учета.

ПРИМЕР 1. УЧЕТ РАСХОДОВ НА СВЯЗЬ ПО НЕСКОЛЬКИМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ООО «Посейдон» осуществляет несколько видов деятельности – производство, торговлю. Управленческий персонал всего предприятия, управленческий персонал производства, а также коммерсанты обеспечены служебной сотовой связью.

Расходы предприятия на сотовую связь в разрезе видов деятельности составили за период:

— по управленческому персоналу – 6809,78 руб., в том числе НДС – 1038,78 руб.

— производственному персоналу – 4823,84 руб., в том числе НДС 18% – 735,84 руб.,

— коммерческому персоналу – 9869,99 руб., в том числе НДС 18% – 1505,59 руб.,

• В учете организации на основании документов от оператора сотовой связи будет отражено:
• ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 5771,00 руб. (6809,78 – 1038,78) – отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный период по управленческому персоналу без учета НДС;
• ДЕБЕТ 20 «Основное производство»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 4088 руб. (4823, 84 – 735,84) – отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственному персоналу без учета НДС;
• ДЕБЕТ 44 «Расходы на продажу»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 8364,40 руб. (9869,99 – 1505,59) – отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по коммерческому персоналу без учета НДС;
• ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»   КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 3280,21 руб. (1038,78 + 735,84 + 1505,59) – отражен НДС по расходам на услуги сотовой связи за отчетный месяц на основании УПД, полученного от оператора связи;
• ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС»   КРЕДИТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — 3280,21 руб. – НДС по услугам сотовой связи за отчетный месяц отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;

ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»   КРЕДИТ 51 «Расчетные счета» — 21 503,61 руб. (6809,78 + 4823,84 + 9869,99) – произведено погашение задолженности за услуги сотовой связи.

Налоговый учет расходов на сотовую связь

В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для организации, применяющей УСН, данные расходы также могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Рассказываем, как бизнесу экономить на налогах при покупке гаджетов

Смартфоны нужны каждому бизнесу. Менеджеры по продажам используют их для оперативной связи с клиентами, мерчендайзеры и разъездные сотрудники делают фотографии выкладки товара и других объектов на местах. Для руководителей бизнеса смартфон — инструмент контроля и управления компанией. Не стоит вопрос, покупать ли. Вопрос в том, как именно покупать и максимально при этом экономить. Об особенностях налогового учёта при покупке смартфона для бизнеса рассказывает Александр Иванов, эксперт МТС по налогам.

???? Купить смартфоны

???? Экономить, расходуя бюджет, — реально ли это?

Совершенно реально, если знать, насколько невыгодные для бизнеса пути покупки смартфонов и гаджетов обычно используют компании. Они проводят это как компенсации в зарплату.

Выдают деньги на руки сотрудникам, чтобы они сами купили себе смартфоны. Получается неудобно и сложно для отчётности. И дорого.

Напомню, что по Налоговому кодексу, выплата сотруднику признаётся его доходом и требует уплаты НДФЛ 13% и взносов в ПФР, ФСС и ФОМС. Всё это оплачивает работодатель.

Давайте на примере с цифрами. Предположим, компания компенсирует сотруднику 10 тысяч рублей на смартфон. С учётом НДФЛ сотруднику на руки нужно выдать 11 494 рубля 25 копеек, а потом с этой суммы заплатить страховые взносы — 3448 рублей 26 копеек.

Да, часть этой суммы можно будет вернуть при учёте налоговой базы по налогу на прибыль. Но этот вычет не покроет расходов на НДФЛ и взносы. Что в итоге? При компенсации в зарплату смартфон обходится почти на 20% дороже его реальной стоимости.

???? Покупка смартфонов для компании: как же можно сэкономить?

Оплачивать покупку для бизнеса с расчётного счета компании. В этом случае расходы сократят налоговую базу по налогу на прибыль, а дополнительных выплат НДФЛ и страховых взносов не возникает.

Но это ещё не всё. Самое удобное в покупке смартфона на компанию — возможность получения вычета по НДС. Это сложный налог с точки зрения учёта и выплаты, поэтому небольшие компании обычно стремятся его минимизировать.

Покупка гаджетов для компании в интернет-магазине МТС — это выгодно не только для компании, но и лично для того, кто делает заказ. 5% от суммы заказа вернётся этому сотруднику в качестве кэшбэка. Кэшбэк можно потратить на услуги МТС или покупки в салонах компании.

???? А что если компания работает на «упрощёнке» и не платит НДС?

Даже если компания не платит НДС, у неё могут быть другие налоги, которые снижаются при увеличении расходов. Например, при упрощённой системе налогообложения существует налог в размере 15% по статье «доходы минус расходы».

Важное замечание: если компания вообще не платит налоги с прибыли, например, только 6% с доходов, то для неё компенсация стоимости смартфона в зарплату становится ещё менее выгодной.

Так происходит потому, что компания обязана платить НДФЛ и страховые взносы, но уменьшить налог на прибыль уже не сможет.

В результате у компаний на упрощённой схеме налогообложения при компенсации в зарплату сотруднику реальная стоимость смартфона повышается в 1,5 раза.

Особенно выгодно покупать на компанию смартфоны до 100 тысяч рублей, так как в этом случае расходы можно единовременно учесть в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Проще говоря, их можно сразу полностью «самортизировать».

???? Какие документы нужно предоставить для налогового вычета и где их взять?

Когда вы покупаете смартфон с расчётного счёта в интернет-магазине МТС, вы получаете закрывающие документы: счёт-фактуру и товарную накладную ТОРГ-12.

???? Экономия — хорошо, но ведь покупка на компанию — это долго!

Да, так и было, но теперь это в прошлом. Раньше, чтобы оплатить покупку с расчётного счёта, приходилось ждать от продавца счёт, оплачивать его в своём банке, дожидаться поступления денег и только потом получать товар.

А вот как всё работает сейчас.

На сайте интернет-магазина МТС компания может заказать смартфон и оплатить его с расчётного счёта компании через «Сбербанк Бизнес Онлайн». Получить заказ можно, не дожидаясь обработки банковского перевода, — в тот же день.

Скажем, если утром — деньги, то стулья — уже в обед.

МТС выдаёт все необходимые закрывающие документы, с которыми легко будет обосновать расходы при подаче отчётности и получить налоговый вычет, если он предусмотрен системой налогообложения компании.

Купить смартфоны