Документы и требования для участия в тендерах

Принять участие в тендере вправе каждая компания или ИП, который мечтает о получении крупного заказа и нацелен на развитие бизнеса.

Такой шаг — возможность получить стабильную прибыль, но многие организации воздерживаются от участия из-за незнания основных правил и условий.

Ниже рассмотрим основные моменты — что нужно для участия в тендере новичку, как подается заявка, какие документы могут потребоваться и другие вопросы.

Определение тендера

Тендеры применяются в различных сферах. Это может быть крупный бизнес (к примеру, машиностроение) или небольшая предпринимательская деятельность, связанная с продажей товаров или предоставлением услуг. Чтобы принять участие в конкурсе, требуется предложение другой стороны. При этом важно разобраться, как зарегистрировать ООО для участия в тендерах, и какие нюансы учесть при подаче заявки. Чем лучше удается зарекомендовать себя, тем выше шансы на получение заказа.

Классификация конкурсов

Тендеры бывают трех видов:

1. Открытые. Такой конкурс не ограничивает круг участников — заказчик приглашает к участию в тендере всех желающих. Получить информацию о будущем конкурсе можно на специальных сайтах или через рекламные кампании, проводимые накануне мероприятия.

Документация по проведению тендера предоставляется бесплатно или за небольшую сумму с целью покрытия текущих расходов. В документах, как правило, упоминаются условия проведения конкурса, правила участия, а также требования для конкурсантов, которые необходимо соблюдать в течение мероприятия.

Как правило, такой вид торгов применяется для реализации заказа на госзакупки. Преимущество открытого тендера заключается в возможности получения максимальной выгоды. Но имеется и минус. К такому конкурсу допускается большое число участников, что снижает вероятность занятия первого места и повышает нагрузку на персонал.

Что касается организации такого мероприятия, сделать это можно самостоятельно (с привлечением своих сотрудников) или через специализированные организации, занимающиеся решением таких вопросов.

1. Закрытые. Особенность такого конкурса — в ограничении участников по определенным признакам. Соответственно, приглашения получает только лимитированное число претендентов. В процессе набора компания-заказчик ориентируется на такие критерии, как рейтинг, репутация, а также имидж предприятия. Вот почему многие компании так стремятся повысить узнаваемость через СМИ (радио, ТВ и прочие).

Важно, что участники конкурса не знают друг о друге до начала проведения тендера. Выполнение этого условия позволяет избежать договоренностей между предприятиями. Плюс закрытого тендера заключается в минимальной нагрузке при организации процесса, ведь в перечень потенциальных партнеров, как правило, входит не больше пяти компаний.

1. Двухэтапные. Это специальный вид конкурса, отличающийся лимитированным числом претендентов. Главным отличием от закрытого тендера является отсутствие ограничений на общее количество участников. При этом компании должны удовлетворять жестким требованиям и соблюдать условия проведения мероприятия.

Название «двухэтапный» свидетельствует о наличии нескольких шагов в вопросе проведения конкурса, из-за чего на выбор подходящей кандидатуры затрачивается больше времени. Алгоритм здесь такой:

• Компания, которая организует тендер, готовит тестовое задание для проверки потенциального партнера. По итогам полученного результата формируется предложение.
• Второй шаг — согласование принятого решения.

Двухэтапные конкурсы, как правило, подразделяются на:

• Тендеры «цены». В этом случае компании-претенденты информируют о сроках выполнения заказа, стоимости услуг (товаров) и качестве.
• Конкурсы «открытый бриф». В этом случае заказчик сразу оговаривает, каким он видит будущий проект, а компании-претенденты предлагают потенциальное решение задачи. Кто предлагает лучший вариант, тот и выигрывает.

Условия участия в тендере и пошаговая инструкция

Пошаговая инструкция имеет следующий вид:

1. Внимательно подойдите к изучению ФЗ №94. Это позволит более четко сориентироваться в условиях и сроках, которые заказчик должен брать во внимание при составлении регламента тендера.
2. Определитесь с какой-то одной электронной площадкой (ЭТП). Не стоит распылять внимание на несколько сервисов. Сегодня работает пять крупных интернет-ресурсов, где проводятся торги.
3. Соберите пакет бумаг, необходимый для участия в мероприятии.
4. Получите электронную цифровую подпись. Ее наличие обеспечивает защиту документу и придает ему юридическую силу.
5. Пройдите аккредитацию на ЭТП.
6. Подайте заявку на участие. Этим претендент подтверждает готовность реализовать поставленную задачу, а также соответствие заявленным требованиям.
7. При необходимости отзовите заявку для отказа от участия в тендере или внесения необходимых правок. Здесь стоит ориентироваться на сроки, устанавливаемые организатором мероприятия.Учтите, что торги проводятся в ограниченный период времени. Чаще всего это 2-е суток.
8. Следите за сроками подачи заявок. Специальная комиссия может увеличить период приема заявлений со стороны участников. Кроме того, место проведения конкурса иногда меняется. В этом случае уведомление приходит в письменной форме.
9. После истечения оговоренного срока и получения заявок начинается официальный этап рассмотрения.
10. Если вы стали победителем, подпишите контракт.

Особенности подачи заявки

Во 2-й части прописывается информация о претенденте с указанием наличия необходимых лицензий на выполнение определенной деятельности, разрешений и сертификатов. Здесь же приводятся реквизиты участника тендера.

Подача заявки может осуществляться в письменном виде (классический вариант) или через Интернет (в режиме онлайн). Если заявка оформлена с учетом требований, она принимается без каких-либо проблем.

Стоит отметить, что правильно и с первого раза заполнить заявку — сложная задача. Вот почему многие претенденты при оформлении документом обращаются в специализированные компании.

Последние за небольшое вознаграждение консультируют, как выполнить эту работу корректно, и какие документы требуется собирать (или делают эту работу сами).

Далее специалисты могут представлять интересы клиента в процессе проведения тендера.

Правила проведения конкурса

Выбор лучшего претендента производится в несколько шагов, а сам тендер имеет четкую последовательность, соблюдение которой является обязательным условием. Правила организации конкурса включат семь обязательных этапов, а именно:

• Создание перечня требований, которым должны соответствовать будущие претенденты. На этом же этапе принимается решение о необходимости организации конкурса в целом.
• Рассылка приглашений или оповещение о проведении тендера.
• Выбор претендентов. Этот процесс происходит в пределах определенного периода, устанавливаемого организаторами конкурса.
• Выяснение позиции каждой из сторон.
• Сбор и рассмотрение предложений участников.
• Выбор наиболее предпочтительных вариантов.
• Объявление результатов.

Какие документы потребуются?

Начинающие участники часто спрашивают, какие документы для участия в тендере необходимо готовить. Здесь стоит ориентироваться на перечень, который оговаривает организатор (заказчик). Как правило, для участия в конкурсе потребуются копии следующих нотариально заверенных бумаг:

• Свидетельство о регистрации.
• Документ, подтверждающий факт наличия претендента в реестре налогоплательщиков (ИНН).
• Справка из финансово-кредитного учреждения, подтверждающая платежеспособность претендента.
• Справка из ФНС, подтверждающая отсутствие долгов перед государством.
• Информация из бухгалтерской отчетности за прошлый год.
• Сертификаты и прочие документы, подтверждающие высокое качество предоставляемого товара.

Распространенные ошибки

Индивидуальные предприниматели и компании часто терпят неудачу в процессе проведения торгов из-за нескольких ошибок:

• Игнорирование полей, которые обязательны к заполнению и имеют специальную отметку в виде звездочки.
• Отсутствие необходимых подписей или печатей на передаваемых документах. Также причиной проблем может быть плохая читабельность текста в передаваемых бумагах.
• Попытка прикрепления документов, имеющих вес больше 12 Мб, в процессе аккредитации. В итоге происходит зависание страницы или система информирует клиента о допущенной ошибке.
• Прикрепление сканированных копий (а не оригиналов) требуемых бумаг.

Каждая из этих ошибок может привести к отказу в приеме документов или затягиванию процесса регистрации участников.

Основные мифы о тендерах

Многие компании и ИП отказываются от участия в конкурсах из-за нескольких стереотипов, которые укоренились в обществе и искажают реальность. Рассмотрим основные мифы о таких мероприятиях:

1. В тендерах все места куплены. Несомненно, проблемы с коррупцией в России существуют, и продажные тендеры также имеют место. Но такие случаи единичны. Чтобы убедиться в этом, стоит поучаствовать в интересующем конкурсе и выполнить условия организатора. Для участия не нужно предварительной договоренности. Но здесь имеется нюанс. Чем выше цена заказа, тем больше вероятность попасть на «договорной» тендер, где победитель определен, а проведение тендера является формальностью. Чтобы избежать потери времени, важно внимательно подойти к изучению документов, данных о заказе, сроках сдачи продукции и требованиях, выдвигаемых заказчиком.
2. Участие в конкурсах — это дорого. Еще один стереотип касается якобы высоких расходов участника. Снова-таки, тендер требует определенных финансовых затрат, но в случае победы такие расходы с лихвой покрываются прибылью от будущего сотрудничества.
3. Молодым компаниям доступ к торгам закрыт. Здесь стоит учитывать условия, которые выдвигает заказчик к претендентам. Действительно, в некоторых конкурсах предпочтение отдается опытным компаниям. Но так происходит не всегда. Более того, по законам РФ такие конкурсы должны проводить по принципам открытости и прозрачности. Это значит, что доступ к тендеру должен получить каждый.

Итоги

Участие в тендере — привилегия, которая доступна всем желающим. Главное здесь внимательно подойти к изучению условий, подготовить требуемый пакет бумаг и корректно оформить заявку на участие. Шанс победить имеется у каждого, кто предлагает организатору выгодные условия сотрудничества.

Что нужно для участия в тендерах? Необходимые знания, навыки, инструменты

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В этой статье я постараюсь максимально подробно рассказать о том, что нужно поставщику для успешного участия в тендерах.

Данный вопрос интересует многих новичков, которые решили попробовать собственные силы в тендерных продажах.

Поэтому в статье я дам необходимый базис, который поможет вам структурировать обрывки полученной информации по данной теме и понять в каком направлении двигаться дальше.

1. Что нужно для участия в тендерах? 2. Какие документы нужны для участия в тендерах? 3. Какой ОКВЭД нужен для участия в тендерах?

1. Что нужно для участия в тендерах?

Итак, давайте по порядку…

Тендеры бывают трех видов: государственные (по 44-ФЗ), корпоративные (по 223-ФЗ) и коммерческие. Если вы новичок и только решили начать участвовать в тендерах, то лучше начинать с государственных тендеров или как их еще называют госзакупок. И вот почему.

Тендеры по 44-ФЗ обладают рядом преимуществ для новичков.

Здесь жестко регламентированы условия проведения каждой закупочной процедуры, установлен стандартный перечень требований к участникам, определены сроки оплаты по контрактам и определен типовой набор информации и документов, которые участнику необходимо предоставить в своей заявке.  Все это в значительной мере упрощает жизнь новичкам. Хотя в закупках по 44-ФЗ есть и свои минусы, но об этом мы с вами поговорим в отдельной статье.

По мере приобретения опыта участия в закупках по 44-ФЗ вы сможете двигаться дальше, и принимать участие в тендерах по 223-ФЗ или коммерческих тендерах. Сразу начинать участие с этих тендеров я вам не рекомендую.

Теперь давайте рассмотрим, что вам понадобится для эффективного участия в тендерах.

Первое — “Понимание”

Вы должны четко понимать, что участие в тендерах это всего лишь инструмент для увеличения продаж ваших товаров, работ или услуг. Да, это очень мощный и эффективный инструмент продаж, но всего лишь инструмент, а не волшебная таблетка. И для того, чтобы достичь хороших результатов вам необходимо научиться пользоваться этим инструментом. В противном случае вы можете очень сильно навредить себе и своему бизнесу.

Второе — “Предпринимательское мышление”

Результат участия в тендерах очень сильно зависит от вашего мышления. Я не буду сейчас углубляться в психологию, но от того, как вы думаете и как принимаете решения, зависит конечный результат. Ведь участие в тендерах это такой же бизнес, как и любой другой.

Если вы никогда не занимались бизнесом или только что уволились с наемной работы, то вам будет крайне сложно перестроить свое мышление на новый лад.

Работа с тендерами это не только поиск информации и подготовка заявок, это еще и расчет рентабельности, работа с поставщиками и Заказчиками, переговоры, логистика, аналитика, финансовые риски и так далее. Для неподготовленного человека это большой стресс.

Поэтому предпринимательское мышление это один из ключевых факторов успешной работы с тендерами. Но о нем почему-то никто не говорит.

Третье — “Знание правил игры”

Для эффективного участия в тендерах вам нужны не только практические навыки, но и теоретические знания. Заучивать наизусть пункты законов и нормативно-правовых актов нет необходимости, но уметь в них хорошо ориентироваться вы должны.

Если говорить о 44-ФЗ, который регламентирует проведение госзакупок, то его нужно хотя бы несколько раз прочитать. Это необходимо для того, чтобы понимать, как устроена контрактная система. Не слушайте горе-экспертов, которые говорят о том, что это пустая трата времени. Федеральный закон № 44-ФЗ это “букварь” государственных закупок, с которого необходимо начать свое обучение.

Я не рекомендую вам покупать печатные издания с текстом закона, так как в закон регулярно вносятся изменения и печатные версии быстро теряют свою актуальность. Проще скачать электронную версию закона с сайта “КонсультантПлюс” или “Гарант”.

Для более быстрого и эффективного изучения 44-ФЗ и 223-ФЗ у нас есть удобный инструмент — интеллект-карты. Более подробно об этом инструменте вы можете узнать здесь.

Четвертое — “Практические навыки”

Для того, чтобы участие в тендерах приносило вам результаты, вам необходимы практические навыки работы с тендерами. Какие же навыки вам понадобятся?

1. Поиск информации о проводимых тендерах, работа с платными и бесплатными инструментами поиска;
2. Анализ рынка, тендерной документации, Заказчиков и поставщиков;
3. Расчет рентабельности участия в тендерах;
4. Поиск товаров, работа с поставщиками;
5. Подготовка заявок, работа с документами;
6. Участие в электронных закупках на электронных торговых площадках (ЭТП);
7. Защита своих прав и интересов в Федеральной антимонопольной службе (ФАС) и суде;
8. Работа с Заказчиками;
9. Логистика;
10. Финансовая грамотность, привлечение инвестиций.

Пятое — “Инструменты”

Теперь давайте рассмотрим, какой инструментарий вам будет необходим для участия в тендерах.

1. Действующее ИП или юрлицо (участие в тендерах в качестве физического лица крайне невыгодно, а также имеет ряд ограничений);
2. Квалифицированная электронная подпись для работы на электронных площадках (стоимость КЭП для участия в закупках по 44-ФЗ на “федеральных” электронных площадках составляет порядка 5000 рублей, стоимость “расширенной” КЭП для участия в коммерческих закупках и закупках по 223-ФЗ составляет от 7000 до 9000 рублей);
3. Регистрация на сайте “Госуслуги” (у вас должна быть Подтвержденная учетная запись);
4. Регистрация на сайте ЕИС (http://zakupki.gov.ru);
5. Аккредитация на “федеральных” и коммерческих электронных площадках;
6. Спецсчет для участия в тендерах (для внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок);
7. Настроенное рабочее место (ПК или ноутбук);
8. Доступ в интернет;
9. Свободные денежные средства (для обеспечения заявки, обеспечения исполнения контракта и для исполнения обязательств по контракту);
10. Доступ к платному сервису по поиску тендеров с модулем аналитики (желательно, но не обязательно);
11. Принтер, сканер, копир (можно приобрести МФУ 3-в-1).

Шестое — “Стратегия участия”

В тендерах можно принимать участие как в одной нише, так и в разных нишах (если они не требуют обязательного наличия лицензии или допусков к работам). Если у вас нет жесткой привязки к какой-то определенной нише, то можете попробовать веерное участие, а потом выбрать для себя наиболее приоритетные направления.

Также есть еще несколько стратегий участия. Это участие “от Заказчика” и “от поставщика”. В первом случае вы отталкиваетесь от потребностей Заказчиков и смотрите, что они хотят закупить. Затем находите нужный товар и принимаете участие в тендере. Во втором случае вы находите производителей продукции или дистрибьюторов с лучшими условиями и под эти товары находите закупки.

Вы можете экспериментировать и комбинировать указанные выше стратегии по своему усмотрению, а затем остановиться на той комбинации, которая приносит вам наилучшие результаты.

Седьмое — “Самоанализ”

Участие в тендерах ради участия — это пустая трата времени и сил. Если вы решили участвовать в тендерах, то такое участие должно приносить вам финансовые результаты.

Поэтому я настоятельно рекомендую вам вести статистику ваших участий, замерять ключевые показатели и корректировать ваши дальнейшие действия, исходя из полученных результатов. Это можно делать, как с помощью специальных программ, так и с помощью простой excel таблицы.

Такой анализ необходимо проводить с определенной периодичностью. Например, один раз в месяц или один раз в три месяца.

Восьмое — “Автоматизация и рост”

Многие предприниматели и руководители небольших организаций начинают осваивать тендерные продажи самостоятельно, в редких случаях подключая к работе своих сотрудников. Это, на мой взгляд, самое правильное решение.

Во-первых, нет смысла на начальном этапе раздувать штат сотрудников и создавать большой тендерный отдел. Со всеми задачами легко может справиться один человек.

Во-вторых, гораздо эффективнее, когда сам руководитель (собственник бизнеса) погружается в суть вопроса и понимает, какие задачи необходимо выполнять и в каком объеме. После этого он сможет принять решение, будет ли он самостоятельно этим заниматься или делегирует эти задачи своему сотруднику или же отдаст на аутсорсинг сторонним специалистам.

В-третьих, на начальном этапе нет смысла что-то автоматизировать и улучшать. Сначала необходимо запустить процесс. Понять, как это работает, что отнимает наибольшее количество времени и сил, что получается, а что нет. А уже затем выстраивать бизнес процессы и автоматизировать их.

В-четвертых, лучше работать над качеством участия, а не над количеством. Я ярый сторонник интенсивного, а не экстенсивного пути развития. В конечном счете количество закупок, в которых вы можете принять участие имеет потолок, как по времени на изучение и проработку документации, так и на их финансирование.

Девятое — “Повышение квалификации”

Как я упомянул выше, законодательство не стоит на месте. В законы и нормативно-правовые акты регулярно вносятся изменения, появляются различные письма и разъяснения. Поэтому очень важно держать руку на пульсе и постоянно повышать свою квалификацию.

Если закупками занимаетесь лично вы, то это ваша прямая обязанность. Если за это направление отвечают ваши сотрудники, то нужно периодически отправлять их на обучение.

Не смотря на то, что в тендерных продажах я с 2007 года, я также регулярно слежу за изменениями и повышаю уровень своей квалификации.

Десятое — “Терпение и упорство”

В тендерных продажах есть такой показатель, как конверсия. Это отношение количества побед к общему количеству тендеров, в которых вы приняли участие, выраженное в процентах. Хорошим показателем является значение от 20 до 40%.

То есть если вы выигрываете в 2-4 тендерах из 10, без каких либо договоренностей и серых схем, то это является хорошим результатом. Поэтому если вы поучаствовали всего в 2-3 закупках это еще не показатель.

Для того, чтобы делать какие-то выводы нужно принять участие как минимум в 10-20 закупках.

Проблема же большинства новичков как раз и заключается в их нежелании продолжать участие в тендерах после нескольких поражений. Здесь нужно проявлять терпение и упорство и продолжать свое движение.

Это своего рода лакмусовая бумажка, которая показывает степень вашего желания освоить данное направление.

Я например, первые полгода не мог выиграть ни в одном тендере, но это меня не остановило от дальнейшей работы в этом направлении.

2. Какие документы нужны для участия в тендерах

Состав документов и информации, содержащихся в заявке участника, зависит от закона, в рамках которого проводится закупка, от самой закупочной процедуры и от требований, которые были установлены Заказчиком.

От юридических лиц чаще всего требуются следующие документы:

• Учредительные документы (как правило, это Устав);
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Декларация соответствия единым и дополнительным требованиям;
• Лицензия или допуск СРО (если деятельность подлежит обязательному лицензированию или допуску к работам);
• Справка из ФНС об отсутствии задолженностей;
• Документы, подтверждающие полномочия руководителя;
• Решение об одобрении или о совершении крупной сделки;
• Декларация отношения к СМП или СОНКО;
• Анкета;
• и др.

От ИП чаще всего требуются следующие документы:

• Выписка из ЕГРИП;
• Копия паспорта;
• Декларация соответствия единым и дополнительным требованиям;
• Справка из ФНС об отсутствии задолженностей;
• Декларация отношения к СМП или СОНКО;
• Анкета;
• и др.

Помимо перечисленных выше документов участники заполняют формы документов, предусмотренные Заказчиками. Это могут быть различные  справки, гарантийные письма, декларации, анкеты, сведения о сотрудниках и ранее выполненных контрактах, а также сведения о характеристиках поставляемых товаров (Форма 2).

Подготовка и заполнение документов это крайне важный и ответственный этап, так как спешка или банальная невнимательность могут стать причиной отклонения вашей заявки.

3. Какой ОКВЭД нужен для участия в тендерах?

Это один из самых распространенных вопросов, который мне регулярно задают новички. Чтобы много не писать по данному вопросу, предлагаю вам посмотреть небольшое видео по этой теме:

На этом моя статья подошла к концу, надеюсь, теперь у вас появилось более четкое представление о том, что нужно для участия в тендерах и в каком направлении стоит двигаться дальше. Если у вас остались вопросы, то пишите их ниже в х, я с радостью на них отвечу.

Госзакупки с нуля: пошаговая инструкция для новичка

Чтобы научиться участвовать в государственных закупках с нуля, используйте пошаговую инструкцию, как работать по 44-ФЗ в 2021 году.

Перед началом

Первое, что следует сделать тому, кто озадачился вопросом, как начать работать в госзакупках, — проверить нишу.

Уделите внимание этой задаче, чтобы не тратить время впустую и сразу сосредоточиться на потенциально выгодных торгах.

Если проверка показала, что госзаказчики нуждаются в ваших товарах, работах и услугах, переходите к первому шагу инструкции по участию в тендерах для начинающих с нуля в 2021 году.

Шаг 1. Подготовка необходимых документов

Пошаговая инструкция по участию в тендерах для начинающего ИП (индивидуального предпринимателя) и ООО (общества с ограниченной ответственностью) начинается с подготовки документов. Вот что нужно для участия в госзакупках по 44-ФЗ:

• уставные документы;
• документы, подтверждающие правомочия генерального директора;
• решение об одобрении крупной сделки;
• лицензии, если деятельность, которую осуществляет организация, подлежит лицензированию;
• свидетельство СРО, если в соответствии с законодательством участие в СРО является для организации обязательным.

Могут понадобиться копии выполненных договоров и актов к ним, документы о квалификации сотрудников, справки об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Шаг 2. Оформление ЭЦП и регистрация в ЕИС

Многие госзакупки для начинающих по закону 44-ФЗ проводятся в форме электронного аукциона на торговых площадках. Для участия в них необходимо оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

В ст. 5 44-ФЗ указано, что в закупках используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

ЭЦП представляет собой флешку с сохраненным на ней цифровым ключом, подтверждающим полномочия лица, который им пользуется. Такие ключи выдают специальные организации — аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры.

Услуга платная, цена ЭЦП для участия в торгах на всех восьми торговых площадках составляет около 5000 руб. в год. После истечения срока действия ЭЦП необходимо обновить.

Для получения ключа подают заявку в удостоверяющий центр и предоставляют комплект документов. Срок оказания услуги — 2-3 дня.

С 2020 года инструкция, как зарегистрироваться на электронных площадках для участия в тендерах, сводится к регистрации в ЕИС. После попадания в реестр участников закупок аккредитация на площадках происходит автоматически. Пошаговую инструкцию по регистрации в ЕИС найдете в статье «Как поставщику зарегистрироваться в ЕИС: пошаговая инструкция».

С 2020 года произошел переход на электронные процедуры. Они проводятся на восьми площадках:

Есть и специализированная платформа для закрытых электронных торгов и гособоронзаказа — АСТ «ГОЗ».

Для малых закупок до 600 000 рублей по п. 4, п. 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ у единственного поставщика разработали специальные платформы. Мы подготовили пошаговые инструкции, как работать в электронных магазинах по 44-ФЗ, таких как ЕАТ «Березка», портал поставщиков г. Москвы.

Шаг 3. Поиск торгов и изучение документации

Все закупки по 44-ФЗ размещаются на сайте www.zakupki.gov.ru. Электронные запросы котировок и электронные аукционы по 44-ФЗ о закупках для чайников являются оптимальными процедурами. Это быстрые тендеры, в них необязательно требуется обеспечение, поставщик определяется только по цене. Рекомендуем начинать участие и обучение госзакупкам с этих процедур.

При помощи сервиса «Все параметры» найдете подходящие тендеры по установленным критериям. Рекомендуем установить такие параметры:

• диапазон начальной цены заявки;
• способ определения поставщика;
• регион поставки;
• наименование заказчика;
• ключевые слова извещения.

При нажатии на извещение открывается страница, содержащая полную информацию о проводимой закупке. На этом этапе важно внимательно изучить требования закупочной документации, чтобы узнать, как участвовать в госзакупках и корректно подготовить заявку для заказчика.

Обращайте внимание на требования об обеспечении заявки, предоставлении лицензий и свидетельств, нужны ли документы, подтверждающие квалификацию и опыт. Внимательно изучите техническое задание и проект договора на предмет наличия обеспечения договора, сроков исполнения, соответствия объема закупки возможностям организации, наличия штрафов за ненадлежащее выполнение.

Шаг 4. Открытие спецсчета

Если в документации предусмотрено обеспечение заявки, то придется открыть спецсчет по 44-ФЗ. Это понятие пришло в контрактную систему с масштабными поправками, принятыми в июле 2018 года. Раньше деньги для обеспечения заявки размещались на торговом счете электронной площадки.

В 2020 году открывают отдельный счет в банке, на котором находятся деньги для обеспечения заявки, с него же списывают и плату за победу. Мы не только подготовили пошаговую инструкцию, но и собрали информацию о том, на каких условиях банки открывают спецсчета. Читайте об этом в статье «Как открыть спецсчет: самая подробная инструкция» или смотрите видео.

Шаг 5. Подготовка и подача заявки для участия

Заявка участника — это комплект документов в электронной или бумажной форме, составленный в полном соответствии с требованиями документации о закупке. Документы заверяются уполномоченным лицом участника и содержат достоверную информацию.

Заявка на участие в электронном аукционе подается в электронном виде посредством торговой площадки. Важно успеть ее подать до истечения указанного в документации срока. Заявки, поданные с опозданием, к участию в тендере не допускаются.

Если в документации предусмотрено обеспечение заявки, участнику необходимо перед ее подачей перечислить указанную сумму на специальный счет в банке.

Еще пригодится инструкция по участию в торгах на электронных площадках с нуля в видеоформате.

Шаг 6. Подписание контракта

После победы работа с документами не закончена. Заказчик направляет проект контракта. Например, для электронного аукциона на это отводится 5 календарных дней. У победителя есть 5 дней, чтобы ознакомиться с проектом. Обратите внимание на разделы:

• сроки исполнения;
• сроки оплаты;
• штрафы.

В ст. 83.2 44-ФЗ указано, что поставщик вправе один раз отправить протокол разногласий, но меняют не все положения. Не забывайте, что, подавая заявку, вы соглашаетесь со всеми условиями закупочной документации, в т. ч условиями исполнения контракта.

Видео: пошаговая инструкция участия в госзакупках и тендерах

Подготовка необходимых документов для участия в тендерах, аукционах, закупках, торгах

Декларация соответствия

Декларация — это документ, который подтверждает, что:

• компания не ликвидируется,
• компания не приостанавливала деятельность,
• нет недоимок по налогам, сборам, задолженности в бюджет РФ и т.д. (полный список есть в ч.1. ст. 31 44-ФЗ)

Самостоятельно готовить декларацию соответствия по 44-ФЗ нужно только в бумажных процедурах, тогда ее нужно заполнить и отправить в составе заявки.  Заказчик может сам установить форму такой декларации в документации: тогда ее нужно заполнить и отправить в составе заявки.

Если у заказчика нет шаблона, используйте наш. Обратите внимание, что с 1 июля 2018 появился новый 11 пункт в ч. 1 ст.

31: «отсутствуют ограничения для участия в закупках, установленных законодательством Российской Федерации», но в бумажных процедурах не требуется ему соответствовать.

Если закупка проходит в электронной форме, то декларация соотвествия для нее создается с помощью средств ЭТП, на которой проходит закупка. Площадка сама предоставляет такую декларацию, которая соответствует всем действующим требованиям, а поставщик подписывает ее своей электронной подписью. 

В 223-ФЗ нет перечня обязательных документов, их наличие и  формат определяет заказчик. Ориентируйтесь на документацию и положение о закупке.

При подготовке декларации участник может не прикладывать подтверждающие документы. Если их приложить, это будет дополнительным плюсом, но заказчик не имеет права отклонить заявку, в которой нет подтверждающих документов. Если такое произошло, жалуйтесь в ФАС.

Участник должен соответствовать тому, что декларирует. Если обнаружатся несоответствия, а контракт уже заключили, то заказчик должен будет расторгнуть его.

Принадлежность к СМП или СОНО

Часть закупок по 44-ФЗ проводится только среди субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально-ориентированых некоммерческих организаций (СОНО), а по 223-ФЗ — среди малого и среднего бизнеса (МСП). Участник такой закупки должен подать декларацию о том, что он относится к этой категории бизнеса. Критерии субъектов малого предпринимательства для организаций и ИП:

Средняя численность работников за предшествующий год

• Средние предприятия: 101-250 человек.
• Малые предприятия: до 100 человек.

Выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС

• Не выше 800 млн руб. для малого предприятия.
• 120 млн руб. для микропредприятия.

Доля сторонних организаций в уставном капитале

Это требование действует только для юридических лиц, максимальная доля сторонних организаций — 49%.

Подтверждать сведения, указанные в декларации необязательно, но по желанию участник может приложить:

• форму № 2 бухгалтерского баланса,
• сведения о среднесписочной численности работников.

Подробнее о требованиях к малому и среднему бизнесу можно прочитать в этом федеральном законе. 

Чтобы заявить о своей принадлежности к социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО), нужно в свободной форме написать об этом в декларации. В нашем пакете документов есть шаблон такого бланка.

Заказчик по 223-ФЗ использует утвержденную форму декларации о принадлежности к МСП  и включает ее в свое положение о закупке.  Кроме такой декларации он не вправе ничего требовать от поставщиков.

Справка об отсутствии задолженности по налогам

Участвовать в закупке можно даже с задолженностью, но сумма не должна быть больше 25% от балансовой стоимости активов за последний отчетный период.

44-ФЗ не требует подтверждения, участник прикладывает только декларацию соответствия. По 223-ФЗ заказчик может потребовать подтвердить, что задолженности нет.

Для этого можно сделать свежую справку об отсутствии задолженности по налогам (справка ИФНС, срок ее действия обычно устанавливает контрагент), которую поставщик предоставляет в составе своей заявки.

Налоговая выдает справку по запросу в бумажном или электронном виде.

Иногда такое требование выдвигается, чтобы не дать ненужным поставщикам поучаствовать в закупке. Налоговая готовит справку 10 дней, а срок подачи заявки — обычно 5-7 дней. Поставщик просто не успеет ее получить.

Документы, которыми участники подтверждают квалификацию

Опыт в закупках по постановлению правительства № 99

Обязательно подтверждать опыт нужно не во всех закупках, а только в сложных, ответственных или дорогих закупках. Причем предоставить документы, которые подтверждают опыт, нужно заранее — на ЭТП, где планируете участвовать в закупке. Мы писали, как заранее подтвердить квалификацию на ЭТП.

Опыт работ при участии в конкурсах

В некоторых закупках опыт может стать одним из критериев, по которым заказчик оценивает участников. 44-ФЗ не содержит перечня документов, которые участник прилагает к заявке на конкурс, чтобы подтвердить опыт работы.

Этот перечень заказчик вправе установить самостоятельно: например, ограничить поставщика только контрактами по 44-ФЗ. Даже если в критериях оценки есть квалификация, участник не обязан предоставлять подтверждающие документы, а заказчик не имеет права отклонять заявку, если их нет.

Просто по этому критерию участник получить ноль баллов. 

В Справочной также есть статья о дополнительных документах в заявке и отдельно о Решении об одобрении крупной сделки. 

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Что нужно для участия в тендерах: инструкция для участников государственных конкурсов и аукционов

Несмотря на то, что система госзакупок в России в основном сложилась, в ней еще много неясного даже для опытных участников этого рынка. Если ваша компания собирается принять участие в тендере впервые, вам пригодится небольшая инструкция.

Условия и правила участия в тендерах

С одной стороны, получить доступ к участию в тендере процесс несложный. Компания или ИП должны иметь подтверждения своей благонадежности и соответствия предоставляемых товаров и услуг требованиям заказчика. Однако, чтобы обеспечить эти простые вещи на практике, потребуется ряд определенных знаний, умений и навыков:

• Знание законодательства и понимание текущих законотворческих процессов в сфере закупок. Следует разбираться в Федеральных законах:
• от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — 44-ФЗ);
• от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — 223-ФЗ).
• Необходимо понимать их различия, а также быть в курсе содержания дополнительных правовых актов. К таковым относятся, например, постановления Правительства РФ:
• от 8 ноября 2013 года № 1005 «О банковских гарантиях, используемых для целей Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• от 4 февраля 2015 года № 99 «Об установлении дополнительных требований к участникам закупки отдельных видов товаров, работ, услуг, случаев отнесения товаров, работ, услуг к товарам, работам, услугам, которые по причине их технической и (или) технологической сложности, инновационного, высокотехнологичного или специализированного характера способны поставить, выполнить, оказать только поставщики (подрядчики, исполнители), имеющие необходимый уровень квалификации, а также документов, подтверждающих соответствие участников закупки указанным дополнительным требованиям».

Законодательство в сфере закупок несовершенно и нуждается в доработке, потому простор для злоупотреблений при проведении тендеров остается.

В то же время существующий формат внесения небольших изменений практически ежемесячно не конструктивен. В настоящее время обсуждается возможность принимать пакетные изменения один раз в квартал.

Но даже в этом случае потребуется внимательно следить за новациями, что сложно сделать при отсутствии тендерного специалиста.

Соответствие требованиям к заявителям. Требования делятся на две группы. Основные устанавливаются 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также другими нормативными документами.

Дополнительные — это требования, которые в строгом соответствии с законодательством России может выдвинуть заказчик. В качестве примера основных требований можно привести отсутствие налоговой задолженности.

Дополнительно от участника тендера могут потребоваться отзывы его заказчиков по аналогичным выполненным контрактам.

Соответствие предлагаемых товаров и услуг требованиям организатора торгов. Организатор тендера должен указать четкие качественные и количественные характеристики предмета закупки.

У него также можно запросить дополнительные разъяснения, которые он в случае необходимости обязан предоставить.

Если описание продукта в заявке на участие в тендере не будет соответствовать выдвинутым условиям, заявка будет отклонена.

Наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме.

В пакет документов обычно входит заявка (образец предоставляется заказчиком), коммерческое предложение и документы, дающие исчерпывающее представление о компании-участнике.

Помимо наличия документов, важно, чтобы они были правильно оформлены. Мелкие недочеты еще могут быть прощены, но при серьезных ошибках заявка будет отклонена.

Финансовое обеспечение заявки или исполнения контракта.

Сумма на обеспечение заявки составляет 0,5–5% от стоимости контракта в зависимости от правил электронной площадки, а размер обеспечения исполнения контракта в зависимости от требований заказчика — до 30%.

Заказчик может указать предпочтительный способ обеспечения — денежный залог или банковскую гарантию. Как правило, это банковская гарантия, которая надежнее с точки зрения заказчика и дешевле с точки зрения участника торгов.

Особое внимание следует уделять срокам подачи документов и оформления банковских гарантий. Как правило, они очень сжатые.

Какие требования предъявляются к поставщикам

Требования к поставщикам прописаны в Федеральных законах № 44-ФЗ (статья 31) и № 223-ФЗ (пункт 5 статьи 3). Согласно первому закону, это:

Отсутствие судимости в экономической сфере у руководства и других должных лиц компании. Если судимость была погашена или снята, она не может быть препятствием для участия в тендерах.

Участник тендера должен быть эксклюзивным правообладателем результатов интеллектуальной деятельности. Исключение составляют контракты на создание литературных или художественных произведений. Также это правило не действует, если объявлен тендер на прокат или показ российских фильмов.

Отсутствие родственных связей между первыми лицами компаний заказчика и исполнителя. Это помогает обеспечить беспристрастность и равные условия для всех участников тендера.

В настоящее время это требование ставится экспертами под вопрос, так как оно может исключить из тендера объективно лучшего участника, который может предложить качественные товары и услуги по выгодной цене.

Но изменений в законодательстве пока не было.

Участник тендера не может быть офшорной компанией. Если речь идет о госзакупках, в его бизнесе не должно быть доли, принадлежащей гражданам конфликтующих с Россией стран. В этой связи участники тендера должны указывать в своих заявках и место происхождения продукции, и состав учредителей компании.

Информации об участнике не должно быть в реестре недобросовестных поставщиков. Если ваша компания попала в реестр несправедливо, вы можете обжаловать это решение в арбитражном суде.

Также законом не запрещается открыть другую фирму с тем же директором и учредителями, которая не будет значиться в реестре.

Однако формально у такой компании не будет истории, а это — огромный минус для компании при проведении тендера.

Деятельность компании или ИП не должна быть приостановлена, компания не должна быть ликвидирована или находиться в процессе банкротства. Здесь потребуется предоставить копии отчетов по прибылям и убыткам.

У компании не должно быть долгов по налогам. Исключение составляют суммы, по которым имеются отсрочки, рассрочки, инвестиционные налоговые кредиты.

По 223-ФЗ заказчику разрешается самостоятельно устанавливать требования к участникам тендера, но на практике они обычно берутся из того же 44-ФЗ. Дополнительно может потребоваться подтвердить наличие в штате необходимого количества квалифицированных сотрудников, а также оборудования и прочих материальных ресурсов для успешного исполнения контракта.

Иными словами, для добросовестной компании без пятен на репутации нет препятствий к участию в государственных торгах.

Какие документы нужны для участия в тендерах

Законодательством предусмотрен следующий стандартный пакет документов (актуальный список можно найти на электронной торговой площадке):

• заявка на участие, заверенная руководителем предприятия;
• опись приложений к заявке;
• документы о компании (название, адрес, ИНН, свидетельство о государственной регистрации, копии учредительных документов);
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или их нотариальные копии);
• справка об отсутствии долгов по налогам;
• копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность лица, представляющего компанию;
• копия приказа о назначении главного бухгалтера;
• документы, подтверждающие право на преимущественное участие в торгах (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
• документальное подтверждение соответствия требованиям к участникам данного конкретного тендера;
• обеспечение заявки.

Также могут быть запрошены документы, подтверждающие соответствие участника тендера запретам и ограничениям, которые установил заказчик дополнительно. Они зависят от отрасли, в которой проводится тендер, а также от квалификационных характеристик, на которые ориентируется заказчик.

Так как практически все тендеры в настоящее время проходят на электронных торговых площадках, не следует забывать о сроках действия аккредитационных документов и электронной цифровой подписи (максимум 3 года).

Этапы участия в тендере

Торги проводятся в двух формах: конкурс и аукцион. В конкурсе побеждает участник с лучшими условиями контракта, в аукционе — с лучшей ценой контракта.

В обоих случаях вам рекомендуется следующий алгоритм действий:

1. Проведите анализ электронных торговых площадок, на которых ведутся интересующие вас торги.
2. Зарегистрируйтесь на одной или нескольких выбранных площадках. Для каждой из них вам потребуется оформить отдельную электронную цифровую подпись.
3. Выберите нужные вам торги, изучите конкурсную (аукционную) документацию, подготовьте заявку в соответствии с правилами торговой площадки и требованиями заказчика.
4. Внесите обеспечение участия в конкурсе. Это могут быть наличные или банковская гарантия.
5. Если вы участвуете в конкурсе, вам останется ждать результатов заседания конкурсной комиссии. Аукцион предполагает участие в процедуре снижения первоначальной (максимальной) цены контракта. «Шаг аукциона» составляет 5% первоначальной цены. Побеждает участник тендера, предложивший самую низкую цену.
6. Если вас признали победителем торгов, необходимо предоставить обеспечение исполнения контракта — деньги или банковскую гарантию.
7. Если вы проиграли из-за нарушения процедуры торгов заказчиком, у вас есть возможность оспорить результаты, подав жалобу в Федеральную антимонопольную службу или арбитражный суд.

Как видите, порядок участия в тендере, несмотря на ряд тонкостей в оформлении документов, несложный. Если запастись терпением, необходимыми финансовыми гарантиями и поддержкой специалистов, алгоритм можно освоить достаточно быстро.

Сколько стоит участие в тендерах

Размер обеспечения заявки на доходит до 5% стоимости контракта и может быть очень значительным: если ваша компания рассчитывает на контракт стоимостью 50 млн руб., то рассчитывайте на то, что 2,5 млн руб. придется внести в качестве обеспечения.

Эту сумму можно либо вывести из оборота вашей компании и внести в качестве залога на банковский счет заказчика, либо оформить банковскую гарантию. Такой документ потребует затрат в виде процента от суммы гарантии, обычно это 2–10%. То есть, оформляя банковскую гарантию на 2,5 млн руб., вы должны будете вывести из оборота фирмы от 50 до 250 тыс. руб.

Это наиболее удобный вариант для предприятий малого и среднего бизнеса. Кроме того, банковская гарантия предпочтительна и для заказчика, так как банк делает за него часть работы: проверяет чистоту вашей фирмы. Однако общение с банками потребует времени, которое не всегда есть. Не забудьте также о том, что аккредитация на электронной торговой площадке стоит 1500–2000 руб.

Примерно столько же придется заплатить за и электронную цифровую подпись. При победе в торгах на 50 млн руб. вам потребуется внести обеспечение исполнения контракта в размере до 30%, то есть залог до 15 млн руб. или банковскую гарантию, оформление которой вам будет стоить от 300 тыс. до 1,5 млн руб.

Многие компании стараются принимать участие в нескольких тендерах параллельно. В этом случае общая сумма обеспечения заявок увеличивается в несколько раз, и оформление банковских гарантий становится еще более актуальным.

Весь процесс участия в тендерах вы можете существенно упростить, обратившись к специалистам компании «ТендерГарант». Мы сопровождаем своих клиентов на всех этапах участия в торгах, поможем проанализировать тендерную документацию, оформить банковскую гарантию, представить ваши интересы в ФАС или арбитражном суде в случае выявленных нарушений со стороны заказчика.