Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.
В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменится согласно новому порядку
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок.
Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей.
К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
- основное общее;
- среднее общее;
- среднее профессиональное;
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК.
При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).
Когда и кому выдавать новые бланки БТК
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п.
30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст.
65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно.
Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб.
Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
- если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
- если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
- по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.
- Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
- Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
- Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Инспекторы вправе в ходе выездной налоговой проверки требовать документы, не являющиеся первичными
- Сотрудник не хочет получать зарплату дважды в месяц: что делать бухгалтеру?
Ликбез про электронные трудовые книжки
Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.
— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.
— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.
— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.
— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020. — Какие есть варианты?
- Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
- Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
- Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.
У нас так: сейчас после открытия офиса будет подписываться много бумаг сразу, включая вот эти заявления о выборе ведения трудовой книжки. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. — Каким документом это регламентируется? Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.
— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек от 19 мая 2021
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации 2002, N 1, ст.3; 2019, N 51, ст.7491) и подпунктом 5.2.
114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г.
N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст.3528),
- приказываю:
- 1. Утвердить:
- форму трудовой книжки согласно приложению N 1;
- порядок ведения и хранения трудовых книжек согласно приложению N 2.
- 2. Признать утратившими силу:
постановление Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. N 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 1 июля 1994 г., регистрационный N 616);
постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219);
приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31 октября 2016 г. N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).
3. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 года.
МинистрА.О.Котяков
- Зарегистрировано
- в Министерстве юстиции
- Российской Федерации
- 1 июня 2021 года,
- регистрационный N 63748
Приложение N 1к приказу Министерстватруда и социальной защитыРоссийской Федерации
от 19 мая 2021 года N 320н
- (Обложка)
- ГербРоссийской Федерации
- (Титульный лист)
- ГербРоссийской Федерации
| Фамилия | |
| Имя | |
| Отчество (при наличии) | |
| Дата рождения | |
| (число, месяц, год) | |
| Образование | |
| Профессия, специальность | |
| Дата заполнения | |
| (число, месяц, год) | |
| Подпись владельца книжки | |
| М.П. (при наличии) | Подпись лица, ответственного за ведениетрудовых книжек |
| Серия и номер* | (14 разворотов) | |||
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, | Наименование, дата и | |
| число | месяц | год | переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, часть, пункт закона) | номер документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
________________
* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.
| Серия и номер | (7 разворотов) | |||
| N записи | Дата | Сведения о награждении | Наименование, дата и | |
| число | месяц | год | (поощрении) | номер документа, на основании которого внесена запись |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Форма вкладыша в трудовую книжку
- (без трудовой книжки недействителен)
- Герб
- Российской Федерации
| Фамилия |
| Имя |
| Отчество (при наличии) |
| Дата рождения |
| (число, месяц, год) |
| Образование |
| Профессия, специальность |
| Дата заполнения |
| (число, месяц, год) |
| Подпись владельца книжки |
| Подпись лица, ответственного за ведениетрудовых книжек |
| М.П. (при наличии) |
| Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» — 12 разворотов, «Сведения о награждениях» — 5 разворотов. |
Трудовая книжка — все нюансы ведения
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС.
Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.
Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.
Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.
Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:
- административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
- дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
- материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.
В каких случаях надо вести трудовые книжки
Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по трудовому договору. Если это договор гражданско-правового характера, то записи в трудовой книжке не делают.
Что касается записей о работе по совместительству, то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии – юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее – запись о принятии на работу по совместительству.
Трудовая книжка – это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по трудовому договору. Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом.
В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может.
Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.
Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.
Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС.
Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку.
Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.
Действующие формы трудовых книжек
Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:
Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание работодателям и работникам в 2021 году — Право на vc.ru
В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.
{«id»:250411,»gtm»:null}
Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п.
Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока.
Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.
Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.
То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.
Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.
С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.
Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.
Форма СЗВ-ТД
- сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
- персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
- информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.
Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.
Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:
- когда принимаете сотрудника на работу;
- когда увольняете сотрудника.
Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:
- когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
- когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
- когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).
Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.
Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.
За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.
Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.
- при увольнении — в день увольнения;
- по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.
Форма СТД-Р
Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.
СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.
Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.
Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы
С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?
— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.
Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.
- Источник 1 и Источник 2
- Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
- — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
- При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
- Источник
В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?
— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
- Источник
- Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
- — До конца 2020 года работодатели должны:
- принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?
— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.
Источник
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.
Источник
Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.
После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?
— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.
Источник
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?
Что изменилось в форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек?
С сентября 2021 г. трудовые книжки нужно будет оформлять по новым правилам. При этом отдельные положения нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек лишены ясности, а некоторые – даже смысла
С 1 сентября 2021 г. трудовые книжки нужно оформлять по новым правилам. Минтруд России изменил их форму, порядок ведения и хранения1. Расскажем, на что обратить внимание работникам и работодателям в первую очередь.
Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников формируются в электронном виде2. Однако в ряде случаев работодатели все еще должны вести бумажные трудовые книжки. Например, если работник подал письменное заявление об этом до конца 2020 г.3
Сейчас вопросы оформления трудовых книжек регламентированы двумя основными актами, утвержденными еще в 2003 г.4 К 2021 г. многие их положения стали избыточными и устарели, поэтому акты потребовалось упростить и привести в соответствие с актуальными положениями российского законодательства.
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее существенно не изменились по сравнению с действующими. Их содержание по сути осталось прежним.
Но на титульных листах уточнили, что печать работодателя нужно ставить при ее наличии5. Предусмотрели больше разворотов для сведений о работе и меньше – для информации о награждении.
Например, в форме трудовой книжки для сведений о работе будет 14 разворотов, тогда как в настоящее время их 10.
Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:
- работник проработал у него свыше 5 дней;
- работа у этого работодателя является для работника основной;
- ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.
Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.
Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе.
В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству.
При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.
Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.
Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.
Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Новые правила оставляют двоякое впечатление.
С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.
- С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.
- К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.
- Например, в п. 12 Порядка указано:
- «В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
- В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».
Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.
1 Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
2 Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.
3 Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.
4 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
5 Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.