В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки в Контур.Школе:
- Кадровое делопроизводство. Повышение квалификации, коды А, В, С, D, E. 96 ак. часов
- Управление персоналом и кадровое делопроизводство. Профпереподготовка (коды А, В, С, D, E, F, G, H), 300 ак. часов
- Кадровое делопроизводство с нуля. Профпереподготовка, код А, 252 ак. часа
- Организация кадрового делопроизводства для специалиста кадровой службы. Профпереподготовка, коды А, В. 256 ак. часов
1. Отказ от унифицированной формы графика отпусков
Вопрос: решили отказаться от унифицированной формы графика отпусков. Необходимо ли утверждать отдельным приказом эту форму или достаточно того, что она будет приложением к приказу об утверждении графика отпусков?
Ответ: необходимо утвердить форму графика отпусков отдельным приказом по основной деятельности об утверждении формы графика отпусков и сделать ее (форму графика) приложением к данному приказу. Такой приказ издается единожды, потом график отпусков ежегодно утверждается в общем порядке.
2. Вносить ли в график отпусков отпуск, отгулянный авансом
Вопрос: сколько дней отпуска включать в график отпусков, если работник полностью отгулял отпуск в 2021 году и взял авансом отпуск из 2022 года?
Ответ: в график отпусков на 2022 год необходимо включить положенные по закону работнику за этот год дни отпуска. Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.
Учитывая, что работнику уже предоставили отпуск авансом, необходимо вести учет дней отпуска, которые использует работник, чтобы у него не было еще большей задолженности по отпуску перед вами.
Так как работник уже перегулял отпуск, то пока он не отработает необходимый рабочий период, у него всегда будет «перегул» по дням отпуска.
В этом нет ничего страшного, за исключением того, что если работник вдруг захочет уволиться, то дни отпуска, которые он использовал авансом (если они еще будут), придется удержать из его заработной платы, конечно, если вы захотите производить удержания. Это ваше право, а не обязанность.
3. Сколько дней отпуска отражать в графике отпусков, если есть задолженность за предыдущие периоды
Вопрос: если у сотрудника на 31.12.2021 года накоплено 20 дней неиспользованного отпуска за предыдущие периоды, нужно ли эти дни включать в график отпусков на 2022 год или в графике указываются только 28 календарных дней?
Ответ: эти дни желательно включить в график отпусков при планировании отпуска на 2022 год, так как работник их заработал. Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ.
Если вы готовы отпустить работника на 48 дней в 2022 году, то в графике отпусков можно указать это количество дней отпуска. Если нет, то лучше указать реальное количество дней отпуска, которые работник отгуляет, но должно быть не менее 28 календарных дней, включающих хотя бы часть остатков дней отпуска за предыдущие периоды.
4. Можно ли включить в график отпусков только 28 дней, если работник отработал больше года?
Вопрос: будет ли являться нарушением, если работник отработал 1 год и 4 месяца и его отправили в отпуск на 28 дней, а не на 37 дней с учетом остатков отпуска за уже истекший период?
Ответ: не будет, если работник за рабочий год использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, положенных ему по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ. Если работнику полагается большее количество дней отпуска, например еще 3 дня за ненормированный рабочий день, то это будет нарушением порядка предоставления отпуска.
Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике.
Но это не означает, что работник их отгуляет полностью, так как сложно спрогнозировать это изначально (работник может взять не все дни, у работодателя могут возникнуть обстоятельства, которые не позволят уйти работнику в отпуск, и т.д.).
Главное, чтобы был использован минимум дней отпуска за год по закону — 28 календарных дней.
5. Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части
Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7? Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?
Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.
- Деление отпуска на части и его предоставление по частям возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.
- Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление осуществлять уже после утверждения графика отпусков.
- Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.
Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.
Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.
6. Как распределять отпуска в графике отпусков и нужно ли учитывать пожелания работников
Вопрос: в организации 85 человек и невозможно спросить каждого, когда ему удобно пойти в отпуск, летние месяцы перегружены. Правильно ли, что если сотрудник отработал 11 месяцев с даты устройства, то он идет в отпуск? А те, кто работают уже не первый год, им можно поставить отпуск в любое время?
Ответ: в соответствии с требованиями ст.
123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем, при этом закон не предполагает учитывать мнение работников о том, кто и когда хочет пойти в отпуск.
Работодатель составляет график отпусков таким образом, чтобы это не сказалось негативно на работе организации в целом (нужные работники в нужное рабочее время должны быть на работе, а не в отпуске).
Право на отпуск у каждого работника возникает после того, как он отработал в организации 6 месяцев с даты приема на работу в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Но есть исключения, установленные нормами ТК РФ и других законодательных актов, в отношении работников, которые могут пойти в отпуск удобное для них время.
Например, по желанию может уйти в отпуск муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ; женщина перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, в соответствии со ст. 122 и 260 ТК РФ, и т.д.
Таким образом, при составлении графика отпусков необходимо включить всех работников в график в нужные вам как работодателю даты и периоды. Но следует иметь в виду, что категории работников, предусмотренных законом, могут пойти в отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков, и вы обязаны будете им этот отпуск предоставить.
7. Ознакомление с графиком отпусков на микропредприятии
Вопрос: на микропредприятии в штате семь человек.
В целях упрощения учета и минимизации оформляемых документов не будет ли являться нарушением издание единого приказа на отпуска всех работников в начале года (в январе, в соответствии с графиком отпусков, в котором работники ставят свои подписи в декабре предыдущего года) с ознакомлением под подпись сотрудников в январе?
Ответ: в соответствии со ст. 309.
2 ТК РФ работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель — некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.
График отпусков не является локальным нормативным актом — он является графиком в соответствии со ст. 123 ТК РФ.
В отношении микропредприятий отсутствует четкое правовое регулирование законодательством данного вопроса (можно ли график отпусков не утверждать в организации, которая является микропредприятием), поэтому лучше все-таки утвердить график отпусков, так как перечень, содержащийся в ст. 312.9 ТК РФ, полностью не конкретизирован.
При утверждении графика отпусков издание вами приказа не потребуется. Вы можете всех работников ознакомить с графиком отпусков.
8. Можно ли по желанию работника включить в график отпусков меньшее количество дней отпуска, нежели работник заработал в рабочем периоде
Вопрос: государственное казенное учреждение начало деятельность в январе 2021 года. Сотрудник принят 01.04.2021 и желает пойти в отпуск не до 01.04.2022, а в июле 2022 года за период 2021–2022 годов.
А за период 2022–2023 годов он планирует пойти в отпуск в 2023 году. В график включили ему только отпуск за 2021–2022 годы.
Не нарушит ли работодатель ТК РФ в предоставлении первого отпуска по истечении рабочего года, не включив в график на следующий год отпуск за период 2022–2023 годов?
Ответ: если работодатель в данной ситуации пойдет навстречу работнику, он нарушит порядок предоставления отпуска.
Право на отпуск у работника согласно ст. 122 ТК РФ возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Воспользоваться данным правом работник может сразу после 6 месяцев работы. Если же работник хочет использовать отпуск в июле 2022 года, т.е. уже после того, как пройдет больше года с даты его приема на работу, то работодатель нарушает порядок предоставления работнику отпуска.
Отпуск планирует работодатель. График отпусков является обязательным документом в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя. Работодатель не обязан (может, но не обязан) учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков.
В данной ситуации работнику необходимо предоставить отпуск, как только у него закончится первый рабочий год, т.е. после 01.04.2022, а не тогда, когда он хочет.
В график отпусков необходимо включать то количество дней, которое работник заработал за период работы, но не менее 28 календарных дней, так как это минимальная продолжительность по закону и меньше указывать нельзя.
9. Отражать ли в графике отпусков перерасход дней за прошлые периоды
Вопрос: если включить в график отпусков все положенные работнику дни, то он может тогда претендовать и в 2022 году на все положенные ему 80 дней отпуска (педагог в РКС) и тогда все время будет перерасход отпуска? По графику 2021 года остаток отпуска 4 дня, авансом работник брал в 2020 году 6 дней. Если ему не предоставлять сейчас отпуск, так как он его уже взял ранее, то у него останется 2 дня перерасхода отпуска. И в 2022 году можно ли вместо заложенных по графику отпусков на 2022 год предоставить 78 дней?
Ответ: график отпусков в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя является обязательным документом для исполнения.
То есть дни, которые работодатель планирует в графике отпусков для работника, должны быть использованы работником в том году, на который составляется график отпусков.
Соответственно, работник может претендовать на все 80 дней отпуска, если они запланированы для него в графике отпусков на 2022 год.
Остатки отпуска тоже желательно включать в график на следующий год, так как этот отпуск уже заработан работником, просто не полностью использован.
То, что у работника есть перерасход отпуска, не влияет на количество дней отпуска, которое ему положено в год по закону. И если это 80 дней в год, то в графике отпусков должно быть указано не менее 80 дней в год, несмотря на перерасход.
Для того чтобы избежать нарушений в графике отпусков, необходимо предусмотреть то количество дней отпуска, которые положены ему по закону ежегодно с включением дней отпуска, оставшихся за предыдущий период, то есть 80 дней + 4 дня, итого 84 дня.
10. Нужно ли в график отпусков вносить остатки отпуска с предыдущего года
Вопрос: сотрудник работает с 25.03.2020, отпуск 28 дней. Всего отпускных дней использовано 31 день, то есть остаток 18 дней. Правильно ли, что в график отпусков нужно внести остаток
18 дней и запланировать отпуск 28 дней?
Ответ: в данной ситуации вы можете поступить так: за период с 25.03.2020 по, например, 15.12.2021 (на текущую дату) работник заработал 48,72 дня (28 + 2,33 х 8 + 0,08 х 26) дня отпуска, из которых 31 он уже использовал, у него осталось 17,72 дня отпуска.
Таким образом, в графике отпусков вы можете предусмотреть 28 + 18 = итого 46 дней отпуска.
График отпусков, правила составления и утверждения в 2022 году, скачать бесплатно бланк и образец формы Т-7
Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.
Нормативная база
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2021 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Обязательно ли применять унифицированную форму
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Скачать бесплатно бланк Т-7
Новые разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2022 год.
2021 год: график отпусков
В статье даны ответы на следующие вопросы:
- Кто составляет и утверждает график?
- Какую информацию он содержит и по какой форме должен быть составлен?
- Должен ли работодатель учитывать мнение профсоюза?
- В какой срок график должен быть составлен?
- Какие штрафы грозят за несоблюдение срока составления графика отпусков?
График отпусков как документ
Что такое график отпусков и какую информацию он содержит
График отпусков составляется и оформляется в соответствии со ст. 123 ТК РФ менеджером по персоналу. В ТК РФ сказано, что график должен быть составлен как для работников, так и для работодателя.
В графике содержится основная информация о лицах, которым предоставляется график: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, количество дней и запланированные даты отпуска.
Кто составляет график и кто его утверждает
Заполнять график отпусков должны менеджер по персоналу. Информацию предоставляют руководители структурных подразделений на основе пожеланий работников и приоритетности. Утверждает документ работодатель.
Унифицированная или самостоятельно разработанная форма
Унифицированная форма N Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ 2004 г. № 1.
На базе формы N Т-7 может быть разработана индивидуальная форма. Она должна включать в себя основные графы:
- наименование организации;
- реквизиты документа;
- сведения о сотрудниках;
- информация о запланированных отпусках и о фактических датах отпуска;
- информация о переносе отпуска с указанием документа-основания;
- поле для подписи руководителя.
В график отпусков могут быть добавлены графы с дополнительной информацией, но это должно быть обязательно задокументировано.
Нужно ли учитывать мнение профсоюза
Да, мнение профсоюзной организации должно учитываться. В графике отпусков для этого есть специальная графа «Мнение выборного профсоюзного органа». В ней нужно указать дату и номер согласования.
Должны ли индивидуальные предприниматели составлять график отпусков
Индивидуальные предприниматели могут не составлять график отпусков. Работник и работодатель самостоятельно договариваются как о режиме работы, так и о порядке предоставления отпусков.
Если же сотрудников у индивидуального предпринимателя несколько, график отпусков всё же лучше составлять, чтобы избежать путаницы. Оговорённый и составленный график позволит выявить приоритетность при возникновении ситуации, когда в одно время в отпуск хотят выйти несколько человек.
Срок составления графика отпусков
График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.
Кто должен быть включён в график отпусков
Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.
Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.
Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.
План составления графика отпусков
График отпусков составляется в несколько этапов:
-
Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:
-
1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.
-
2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.
-
Выявление привилегий сотрудников. На этом этапе должны быть определена очерёдность предоставлений отпусков на основе приоритетов. Отдельным категориям граждан оплачиваемый отпуск может быть выдан в любое время. Такие, например, прописаны в ст. 262.1 и 262.2 ТК РФ.
-
Составление графика отпусков. На основе информации о пожеланиях сотрудников и приоритетности HR-менеджер заполняет график отпусков.
В график отпусков можно внести изменения. Причиной для изменений может служить, например, болезнь сотрудника, из-за которой он захочет перенести часть отпуска. По этой причине графу «фактическая дата отпуска» лучше заполнять после того, как сотрудник вышел на работу.
Внести изменения можно даже после того, как «фактическая дата отпуска» была заполнена. Если сотрудник вышел в отпуск не по графику отпусков, то запись нужно зачеркнуть. После этого нужно внести новую запись с пометкой «исправленному верить», указав должность и оставив подпись.
Штрафы
График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:
- на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
- на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
- на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.
Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.
Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.
Минтруд и Роструд о графике отпусков
График отпусков – это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года.
Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять.
Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений.
Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.
Обязанность по предоставлению отпусков
Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.
Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.
Можно ли график отпусков не составлять?
Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2. Исключение сделано только:
- для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
- некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).
У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3
Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.
Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.
2016 № 858).
В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем.
Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п.
22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.
Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков, такая замена противоречила бы трудовому законодательству.
График отпусков в первый год работы
ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в первый, в том числе неполный, год работы (до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока) обойтись без графика отпусков.
Это не будет нарушением законодательства и не повлечет каких-либо штрафов или иных санкций.
В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска будут предоставляться по согласованию сторон трудового договора (например, согласно письменному заявлению каждого работника, являющегося основанием для издания приказа).
Однако отсутствие графика отпусков в первый год работы крайне невыгодно работодателю, т. к. дает возможность всем работникам претендовать на оплачиваемый отпуск в удобное для них время, без учета производственной ситуации.
Поэтому, если у нового работодателя заключены трудовые договоры, желательно составить и утвердить график отпусков даже в первый год работы. Дата его составления может быть и датой его утверждения. После чего по мере найма новых сотрудников график отпусков на первый год можно дополнять (см.
, например, письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Кстати, требования обязательно вносить изменения в утвержденный график отпусков с приходом каждого нового работника нет 4.
Форма графика отпусков
На сегодняшний день в ТК РФ форма и содержание графика отпусков не конкретизированы. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 5, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер.
Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать ее или разработает и утвердит собственную форму, в которой должны быть учтены все требования ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 6 .
Решение об этом рекомендуется закрепить в локальном акте по вопросам трудового права (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800).
Кроме того, действующее трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью.
Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.
Нюансы составления графика отпусков
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет нарушением,…
Скользящий график работы по ТК РФ
Некоторые предприятия по объективным причинам не могут организовать свою работу так, чтобы обеспечить сотрудникам выходные в одни и те же дни. Тогда приходится менять режим труда для всего персонала целиком или конкретных сотрудников. Одним из вариантов может стать скользящий режим.
Нужно отличать работу по скользящему графику от гибкого или сменного режимов. Есть важные отличия, которые касаются не только учета отработанных часов, но и вознаграждения за труд. Поэтому важно знать особенности скользящего графика, нюансы его составления, а также законные способы перевести на него сотрудника.
Как изменить график работы по инициативе работодателя?
Скользящий график по ТК РФ
По Трудовому Кодексу РФ (ст.100) предприниматель может установить для персонала один из 4 типов рабочей недели.
- Пять дней работы, два выходных в одни и те же дни для всех, как правило, в конце недели.
- Шесть рабочих дней с одним зафиксированным выходным для всего персонала (чаще всего воскресенье, но возможен и другой день недели).
- Рабочая неделя с неполным количеством часов (не для всего коллектива).
- Скользящий график.
Отдельного раздела Трудового Кодекса РФ, посвященного скользящему графику, нет, но о нем говорится в контексте видов рабочей недели в ст.100.
Скользящим режимом называют такой график, при котором дни отдыха не являются закрепленными, передвигаются и приходятся на любой день, включая и государственные праздники; при этом общая длительность периода учета (недели, месяца, квартала) должна быть идентичной обычному графику.
ИНФОРМАЦИЯ К СВЕДЕНИЮ! Гибкий рабочий график регулируется ст. 102 ТК РФ, а работа по сменам – ст. 103 ТК РФ.
Скользящий график: специфика
ВАЖНО! Форма приказа об утверждении скользящего графика работы от КонсультантПлюс доступна по ссылке
Что означает выражение «график скользит»? В рамках такого режима дни, предназначенные для отдыха, «перемещаются» по календарю. Это происходит не хаотично или по выбору работника, а закрепляется заранее составленным планом. Например, в одну неделю сотрудник отдыхает в среду и пятницу, а в следующую – во вторник и четверг.
В скользящем режиме актуальным остается учет рабочего времени, суммирующий отработанные часы за тот или иной выбранный для учета период. Временной цикл, за который будут складываться рабочие часы, устанавливается индивидуально на каждом предприятии, что закрепляется в локальных нормативных актах фирмы: правомерно выбрать для этой цели неделю, месяц, квартал или даже год.
ВАЖНО! Количество отработанного времени не может превышать предусмотренной законодательством суммы часов, то есть 40 за неделю в пересчете на учетный период. При наработке часов, получившейся меньшей по вине составителя графика (сотрудник «недогружен»), ставка все равно должна оплачиваться полностью.
Составление скользящего графика
Сотруднику нельзя навязать определенный режим работы без его согласия. Возможные варианты законного применения скользящего графика предусматривают добрую волю работника и его согласие на такую форму занятости. Рассмотрим их.
- Скользящий график при трудоустройстве. Если человека принимают на работу, для которой характерен скользящий график, его право – соглашаться на подобные условия труда или нет. Он должен прочитать об этой особенности своего будущего режима в трудовом договоре. Подписывая этот документ, он тем самым принимает на себя обязательство соблюдать установленный для него график.
- Установка скользящего графика. Случается, что режим переноса выходных вызван производственной необходимостью, тогда начальство должно уведомить об этом сотрудника и заручиться его согласием в письменной форме. Смена графика выполняется оформлением допсоглашения к трудовому договору.
- Назначение рабочих и выходных дней. При скользящем режиме график составляется на период, выбранный учетным. Для предварительного ознакомления сотрудников с ним уже не нужно соблюдать определенных сроков. Достаточно, если график будет известен перед учетным периодом. Работник уже не властен менять его по своему усмотрению или отказываться выйти на рабочее место в какие-либо дни. Однако советуют во избежание конфликтов и сложных ситуаций знакомить персонал с предстоящим режимом заранее, лучше за месяц.
У всех выходной, а у вас – работа по графику
Если ваш график – скользящий, забудьте, что обычно выходные выпадают на уик-энд. Это может оказаться так, а может и иначе – все зависит от того, как спланировали график.
Если суббота или воскресенье оказались предназначенными для труда, ничего не поделаешь, это особенность скользящего графика. Они считаются обычными трудовыми буднями и соответственно оплачиваются. Дополнительный день для отдыха не предоставляется.
Отказаться выйти в этот день на свое рабочее место работник не имеет права.
К СВЕДЕНИЮ! Некоторые типы сотрудников, такие, как матери малышей младше трех лет, имеют преимущества по отношению к графику работы. Но не в тех случаях, когда стоит их подпись под согласием на скользящий режим: тут для них нет исключений, то есть придется отработать в любой день недели, оказавшийся рабочим по графику.
А что же с праздниками?
Официальные нерабочие дни, принятые в рамках страны, тоже отнюдь не всегда оказываются выходными для работников скользящего режима.
Ст. 113 ТК РФ запрещает назначать работу в эти дни, однако, из этого закона есть исключения:
- невозможность приостановить работу, обусловленная производственной необходимостью;
- работы, имеющие отношение к обслуживанию людей, предусмотренные соответствующим перечнем (например, сотрудники транспорта, врачи, устранители аварий и т.п.);
- подпись самого работника, свидетельствующая о его согласии (с учетом мнения профсоюза).
Если для сотрудника со скользящим графиком рабочий день выпал на государственный праздник, его придется отработать. Но статус праздничного дня отменить нельзя, поэтому его следует оплатить по двойному тарифу либо предоставить дополнительный выходной в какой-либо другой день (договорным порядком).
Вопрос: Работникам установлена рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. Нужно ли издавать отдельный приказ об оплате работы в повышенном размере в праздничные дни тем работникам, у которых эти дни рабочие?
Посмотреть ответ
Сотрудники-льготники
В дни праздников, если они оказались рабочими, вправе отказаться трудиться сотрудники с особыми статусами:
- инвалиды;
- мамы деток до трехлетнего возраста.
Для них режим работы лучше планировать так, чтобы им не пришлось работать в официальные праздничные дни. Но если это почему-либо трудно, а сами они не против выйти в такой день на трудовую вахту, это возможно, если не противопоказано им по состоянию здоровья. При этом начальство должно заручиться их подписью на документе, что они знают о своем праве отказа.
ВНИМАНИЕ! Дополнительное распоряжение, которое обычно издается для привлечения сотрудников к работе в праздники, в данном случае не нужно: его роль выполняет подписанное соглашение о скользящем графике или его установление по трудовому договору.
Гибкий, сменный или скользящий
В предпринимательской и кадровой практике эти понятия часто вызывают путаницу и смешение.
Мы видим, что они регулируются различными статьями ТК, а значит, имеют серьезные различия в документальном оформлении, оплате и подходе к учету.
Сравнение с гибким графиком
Иногда понятие «гибкий» и «скользящий» графики используются как синонимы.
В некоторых законодательных актах, особенно тех, что не претерпели существенных изменений с советских времен, это прямо отражено в названии, например, Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.06.1984 г.
№ 1701/10-101 «Об утверждении Положения о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей».
Однако нельзя отождествлять эти два вида графиков. Вернее будет сказать, что любой гибкий график является скользящим, но не любой скользящий график обязательно гибкий.
Скользящий и сменный графики
Для сменного графика характерно непрерывное производство и трудовую вахту нескольких смен в сутки. Выходные при таком режиме тоже сдвигаются, что и является причиной, почему его путают со скользящим. Но при сменном графике сдвиг выходных происходит тогда, когда суммарный учет рабочего времени за учетный период показывает переработку (ч.3 ст.111 ТК РФ).
Как определить норму рабочего времени при скользящем графике работы?
Отличия скользящего графика от гибкого и сменного
Главные отличительные особенности этих трех видов организации рабочего времени приведены в таблице 1.
| 1. | Начало и конец рабочего дня | Согласно трудовому распорядку | Может быть перенесено по усмотрению сотрудника | Согласно графика смен |
| 2. | Работа в праздничные дни | Полный рабочий день, если он выпадает по графику, оплачивается по двойному тарифу | По согласованию с сотрудником | Оплачивается по двойному тарифу или компенсируется дополнительным выходным |
| 3. | Учет рабочего времени | Суммарный – за отчетный период не должен превышать установленного Правительством количества часов. | ||
| 4. | Ознакомление с графиком | Конкретных временных рамок нет | Согласовывается между работником и работодателем | Не менее, чем за месяц |
| 5. | Можно ли отказаться работать в определенный день | Нельзя | Можно | Можно заменить на другой рабочий день («поменяться сменами») |