Хранение архива кадровых документов

Хранение архива кадровых документов

Хранение архива кадровых документов

Архивация кадровых документов — одна из наиболее значимых в организации, поскольку документы по личному составу сотрудников, когда-либо работавших в компании, являются подтверждением их прав на социальное обеспечение и хранятся 50 или 75 лет. После ликвидации организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение.

Кадровые документы могут быть временного и долговременного сроков хранения. Например, приказы о предоставлении очередных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о приеме на работу-50 лет.

Кадровые документы долговременного хранения требуют специальной архивации. Эта процедура включает в себя: проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документации, формирование дел, нумерацию листов, оформление листов-заверителей. После чего документы брошюруются архивным переплетом, оформляются обложки дел с проставлением штампов.

Какие кадровые документы необходимо архивировать

  • приказы по личному составу;
  • личные карточки (форма Т2);
  • трудовые договоры;
  • договоры ГПХ с физическими лицами;
  • личные дела;
  • штатные расписания;
  • и др. документы.

После ликвидации или банкротства организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение.

Этапы архивирования кадровых документов

  1. Проведение экспертизы ценности
    На данном этапе производится отбор документов по личному составу, поскольку именно эти бумаги предназначены для длительного хранения (от 75 лет и более). Остальные дела хранятся в течение меньшего срока (от 1 года до 10 лет).

  2. Формирование архивных дел
    Теперь необходимо удостовериться в том, что все предназначенные для сдачи в архив документы исполнены и корректно оформлены (каждый в единственном экземпляре). Кроме того, на этом этапе производится отсев тех дел, которые не подлежат хранению, с целью их дальнейшего уничтожения.

    Порядок уничтожения кадровых документов также подчиняется строгому своду правил.

  3. Техническая подготовка документов
    К данной процедуре предъявляется несколько жестких требований.

    При их выполнении нельзя ошибаться, иначе архивирование кадровых документов, которые оформлены некорректно, будет невозможно:

    • процесс составления дел регламентируется в соответствии с номенклатурой компании;
    • как только к делу подшивается хотя бы один кадровый документ, оно считается заведенным;
    • в дела подшиваются только подлинники (исключение — копии переписок);
    • документы, подлежащие возврату, а также проекты и дублетные экземпляры не нужно подшивать в дела;
    • каждое дело содержит отчетность по кадровой службе за один календарный год;
    • объем каждого дела не должен превышать 250 листов;
    • если есть необходимость в превышении объема дела, нужно формировать тома;
    • содержание кадровых документов внутри каждого дела должно подчиняться строгому порядку (сортировка по алфавиту, по дате формирования, по сроку хранения и пр.).
  4. Оформление обложек и простановка архивных штампов
    Обложка, или титульный лист, формируется одновременно с подшиванием бумаг отдела кадров в дело. На ней указывается информация о названии организации и ее структурном подразделении, ставится номер или индекс дела, заголовок, а также прописываются сроки хранения документов.
  5. Составление описи
    Опись позволяет вести учет хранения и облегчается последующее использование хранящихся в архиве бумаг отдела кадров, поскольку в нем есть информация касательно номера, индекса, даты создания документа, его заголовка и обязательной нумерации. Опись составляется на унифицированном бланке и вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.
  6. Архивный переплет
    Эта процедура помогает избежать порчи или потери документов, а также упрощает их хранение.
  7. Передача кадровых документов в архив.
    Очевидно, что процедура архивации кадровых документов достаточно сложна. Кроме того, она требует решения множества организационных вопросов, например:

    • выделение под архив отдельного помещения, к которому предъявляются повышенные требования;
    • введение в штатное расписание архивариуса;
    • оборудование рабочего места архивариуса;
    • закупка стеллажной системы и расходных материалов для правильного хранения документов и пр.

Эта процедура может потребовать больших финансовых вложений, а также значительного количества времени, ради которого придется пожертвовать рабочим процессом. Поэтому сегодня экономные руководители организаций стремятся снизить издержки и передают архивирование кадровых документов в ведение профессионалов, которые берут все сложности на себя.

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 120 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Хранение архива кадровых документов

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

Хранение архива кадровых документов

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации
Вид документов
Прежние сроки
Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации
Вид документов
Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Сроки хранения кадровых документов 2022: таблица

1.

2.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

3.
Документы о противодействии коррупции

4.
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

5.

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

  • график отпусков – 3 года, а не год;
  • книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  • уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; 50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; 5 лет (1)
в) о служебных проверках; 5 лет
г) о направлении в командировку работников; 5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет ЭПК
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем 3 года
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; 15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; 5 лет
в) конкурсные бюллетени 5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; 3 года
б) лиц, не принятых на работу 1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации 5 лет
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 3 года (1)
Согласие на обработку персональных данных 3 года (1) (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности 3 года (1) (1) После замены новыми
Должностные регламенты (инструкции) работников 50/75 лет
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих 50/75 лет ЭПК
Личные дела руководителей и работников организаций (1) 50/75 лет ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) 50 лет
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников 5 лет
Листы собеседования, стажировочные листы водителей 5 лет
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50/75 лет
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Отчеты работников о командировках 5 лет ЭПК
Графики отпусков 3 года
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 3 года
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими 5 лет
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет (1) (1) После снятия с учета
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 лет
Кодексы профессиональной этики:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 1 год
Списки:
а) членов руководящих и исполнительных органов организации; Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию; 5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности; До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования; 5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; 5 лет
з) лиц, выезжающих за границу 5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; 50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); 50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; 5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; 5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету; 5 лет
ж) отпусков; 5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок; 1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; 50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов 5 лет

Документы о противодействии коррупции

Планы противодействия коррупции Постоянно
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции Постоянно
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции 3 года (1) (1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера 50/75 лет
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции 5 лет
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов 5 лет
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений 5 лет
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими 5 лет
Уведомления работодателя работниками:
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; 5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; 5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов 5 лет
Журналы, базы данных регистрации:
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; 5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; 5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; 5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; 5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; 5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции 5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции 5 лет

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Квалификационные требования, профессиональные стандарты:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:
а) по месту утверждения; 5 лет
б) в других организациях До замены новыми
Учебные планы, задания 5 лет
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:
а) по месту разработки; Постоянно
б) в других организациях До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий 5 лет
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:
а) по месту утверждения; 5 лет
б) в других организациях До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников 5 лет
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников 5 лет

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Содержание Указатель видов документов

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

*  Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

  • Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
  • **  Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1 2 3 4
648 Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Пост.
649 Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников 5 л. ЭПК
650 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 л.
651 Переписка о переводе работников в другие организации 3 г.
652 Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием 5 л. ЭПК
653 Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год Пост.
654 Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел 75 л.
655 Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: (1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)
656 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1): (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

Пост. **

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

75 л. ЭПК
657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
658 Личные карточки работников, в т.ч., временных работников 75 л. ЭПК
659 Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом 75 л.
660 Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК
661 Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел 5 л. ЭПК
662 Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников 75 л. ЭПК
663 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу 3 г.
664 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные –75 л.
665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.
666 Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных 75 л. ЭПК
667 Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу 75 л.
668 Командировочные удостоверения 5 л.(1) (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
669 Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 л. ЭПК (1) (1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
670 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним Пост.
671 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 л. ЭПК
672 Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей 3 г. (1) (1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва 3 г.
674 Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы 5 л. ЭПК
675 Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников 5 л. ЭПК
676 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 л. (1) (1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
677 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 л.
678 Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов Пост.
679 Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов 5 л. (1) ЭПК (1) После урегулирования конфликта
680 Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов Пост.
681 Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими 5 л. ЭПК
682 Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих Пост.
683 Журналы регистрации:

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 л.

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

5 л.

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

Пост.

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

5 л.
684 Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих Пост. (1) (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
685 Списки: (1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост. **

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

Пост. **

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост. **

г) работников

75 л.

д) прошедших аттестацию

5 л.

е) подлежащих воинскому учету

3 г.

ж) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

з) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

и) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

к) работников, ушедших на пенсию

5 л.

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.
686 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г.
687 Переписка об оформлении командировок 5 л. (1) (1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
688 Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации 5 л.
689 Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз 5 л.
690 Переписка по воинскому учету работников 3 г.
691 Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 л.
692 Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 л.
693 Графики предоставления отпусков 1 г.
694 Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 3 г.
695 Книги, журналы, карточки учета: (1) После увольнения
(2) В зарубежные командировки – 10 л.

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений

75 л.

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л.

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 л.

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 л.

е) лиц, подлежащих воинскому учету

3 г. (1)

ж) отпусков

3 г.

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л.(2)

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

к) выдачи командировочных удостоверений

5 л.

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

5 л.
696

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *