Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

  • “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
  • Заявление
  • Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
  • Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

  1. В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
  2. “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
  3. Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Читайте также:  Повестка в суд видетелю, как должна оплачиваться?

Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Работаем без приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу перестал был обязательным документом. Его можно полностью заменить трудовым договором. Для небольших компаний это может быть удобно. Но, если численность персонала более 20 человек,  не стоит торопится с отменой приказов, которые помогают систематизировать прием на работу и контролировать сроки сдачи СЗВ-ТД.  

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» скорректировал статью 68 Трудового кодекса РФ. С 22 ноября 2021 года можно не оформлять прием на работу приказом. Достаточно трудового договора.

Новая редакция статьи 68 звучит так: Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Издание приказа о приеме на работу теперь право, а не обязанность работодателя.

На основании федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ, из новой редакции статьи 68 ТК РФ удалена обязанность работодателя, знакомить нового сотрудника с приказом о приеме на работу в течение трех дней с даты выхода на работу.

То, что приказ о приеме на работу перестал быть необходимым документом, не означает, что в компании нужно срочно изменить внутренние правила приема на работу. Вы вправе и дальше оформлять приказы, если считает это удобным и нужным.

Приказ о приеме на работу должен соответствовать условиям трудового договора. Нужно обращать внимание на идентичность дат, наименования должности и размера зарплаты, указанных в обоих документах. Если в одном из документов будет допущена ошибка, достоверным будет считаться трудовой договор.

Что указать в трудовой книжке, если нет приказа

Если компания принимает решение не оформлять больше приказы, возникает вопрос, что  указать в графе 4 трудовой книжки.

Ответ на этот вопрос дал Роструд на своем портале онлайнинспекция.рф.

Роструд рекомендовал использовать трудовой договор, который заменяет приказ о приеме на работу.

В трудовой можно указывать реквизиты трудового договора, в соответствии с которым работник был принят на работу. 

Не забудьте про СЗВ-ТД

В компании, где численность работников более 10 человек, без приказов, которые все-таки упорядочивают работу с кадрами, могут возникнуть сложности с контролем сроков сдачи СЗВ-ТД.

Ведь именно к дате издания приказа «привязаны» сейчас сроки сдачи СЗВ-ТД. Если нет приказа нужно ориентироваться на дату начала трудовой деятельности.

Обычно это дата совпадает с датой подписания трудового договора. 

В редких случаях, компания пописывает трудовой договор за несколько дней до начала трудовой деятельности. Если это так, дату, с которой работник приступает в своим обязанностям нужно четко указать в договоре. А, еще лучше ввести правило, что дата начала трудовой деятельности и дата подписания трудового договора должны совпадать.

После приема на работу нового работника, сведения по форме СЗВ-ТД  в территориальное отделение ПФР нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем:

  • подписания трудового договора, если нет приказа;
  • издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, если компания решила сохранить приказы в кадровом делопроизводстве.

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не было

Работник есть, а трудового договора у вас с ним нет — каковы реальные риски?

Уплата НДФЛ: на руках был подписанный договор приказа о приеме на работу не былоТатьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Фото из личного архива, автор фото — Юлия Бородина.

Трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Но если он не был оформлен, то на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя (ст. 16 ТК РФ).

Это значит, что если вы принимаете работника, но никак его не оформляете и при этом есть признаки трудовых отношений, то считается, что у вас с ним возникли трудовые отношения, как если бы трудовой договор был заключен.

Со всеми вытекающими отсюда последствиями. Но при этом уклонение от заключения трудового договора — уже само по себе нарушение закона.

Закон требует оформить трудовой договор не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Когда не оформлены трудовые отношения, обычно не выполняются и другие обязанности, которые следуют из этих трудовых отношений, — по охране труда, проведению медосмотров (когда они обязательны), составлению обязательной кадровой документации. За все эти нарушения тоже полагаются санкции.

Ну а если расчеты с фактическим работником ведутся вчерную, то это уже отдельная большая «история» — нарушение налогового законодательства (по уплате НДФЛ) и законодательства об уплате обязательных взносов в Пенсионный фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования и на страхование от несчастных случаев на производстве.

Если фактический работник — не гражданин России, то его прием на работу требует соблюдения специальных правил миграционного законодательства. За их нарушение тоже предусмотрена ответственность.

Трудовой кодекс прямо запрещает подменять трудовые договоры договорами гражданско-правового характера (ст. 59 ТК РФ).

Читайте также:  Прописка ребенка: у меня квартира, туда хочу прописать 12 летнего сына. одного

Если вы собираетесь оформить договор подряда или возмездного оказания услуг в том случае, когда надо заключать трудовой договор, это тоже будет нарушение, за которое полагается штраф.

И точно так же, как в случае с полным отсутствием оформления, скорее всего, не будут проведены все остальные кадровые процедуры, обязательные для трудовых отношений, что тоже считается отдельными нарушениями.

Если фактические трудовые отношения не оформлены или оформлены гражданско-правовым договором, работник может обратиться в суд с иском о признании отношений трудовыми. В таком случае все неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений (ст. 19.1 ТК РФ).

А это значит, что суд, скорее всего, вынесет решение о заключении трудового договора и предоставлении работнику всех гарантий, установленных трудовым законодательством. Например, о предоставлении ежегодно оплачиваемого отпуска, отпуска по беременности и родам, оплате больничных листов и так далее.

Помимо суда, признать отношения трудовыми могут инспекторы Государственной инспекции труда (ГИТ) в результате проверки. За нарушение требований трудового законодательства они привлекают к административной ответственности.

За уклонение от оформления трудового договора или за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, индивидуальному предпринимателю грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу — от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Для ИП сумма кажется небольшой. Но помните: за повторное такое же нарушение наказание будет уже ощутимее — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для предпринимателя и штраф от 100 000 до 200 000 рублей для юридического лица. Кроме того, попутно могут насчитать и другие нарушения, вытекающие из неоформленных трудовых отношений.

Поводом для внеплановых проверок ГИТ чаще всего становится жалоба работника. Иными словами, проверку может спровоцировать любой конфликт с работником, если тот в отместку пожалуется на то, что трудовые отношения с ним не были оформлены как положено. От этого риска не застрахован никто.

Кроме того, ничто не мешает работнику пойти в суд и потребовать признать ваши отношения с ним трудовыми. Обычно такое случается, когда фактический работник требует каких-либо гарантий, предоставленных ему трудовым законодательством, а фактический работодатель ему в этом отказывает.

Не стоит обольщаться, что доказать трудовые отношения сложно. Если человек на вас работает, то доказательств у него наверняка наберется немало.

Это могут быть и ваша с ним переписка по электронной почте, и аудио- и видеозаписи, и, например, графики смен и отпусков с его фамилией, какие-то документы вашей хозяйственной деятельности, которые он по роду деятельности заполняет и расписывается в них, — товарные накладные, акты, путевые листы и так далее.

Даже наличие у него постоянного пропуска на рабочую территорию может сыграть роль доказательства трудовых отношений в совокупности с другими. Кто-то может дать и свидетельские показания — например, ваши клиенты, с которыми часто общается ваш работник.

Правильно оформленные трудовые отношения нужны не только работнику, но и работодателю.

Во-первых, официальные трудовые отношения дают работодателю не только обязанности, но и права: например, право требовать соблюдения распорядка трудового дня, возможность заключать договор о полной материальной ответственности, когда сотруднику вверены материальные ценности.

Кроме того, официальные трудовые отношения дают работникам уверенность в их постоянстве, а когда люди настроены на долгую работу, они более мотивированы работать не кое-как, что в конечном итоге положительно повлияет на эффективность вашего бизнеса.

Как быть, если вы уже заключили вместо трудового договора гражданско-правовой или ваш помощник приступил к работе без всякого оформления? Лучший вариант: оформить трудовой договор, не дожидаясь конфликтной ситуации.

○ Трудовой договор или гражданско-правовой? Как выбрать правильный вариант

○ У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

К другим статьям

Работодатель не оформил трудовой договор по просьбе сотрудника: какие последствия

К чему может привести ситуация, при которой трудовые отношения не были оформлены по инициативе работника?

Трудовой кодекс об оформлении трудовых отношений

Трудовыми отношениями признаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст.

15 ТК РФ):

  • о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой сотруднику работы);
  • о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом (ст. 16 ТК РФ). Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.К сведению

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ). Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. 1 ст. 67 ТК РФ):

  • один экземпляр трудового договора передается работнику;
  • другой его экземпляр хранится у работодателя.

Трудовой договор, не составленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).К сведению

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан заключить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Как видим, действующее трудовое законодательство устанавливает два возможных варианта возникновения трудовых отношений между работодателем и работником:

  • либо на основании заключенного в установленном порядке между сторонами трудового договора;
  • либо на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

В любом случае из нормативных положений трудового законодательства следует, что обязанность надлежащего оформления трудовых отношений с работником (заключение в письменной форме трудового договора, издание приказа (распоряжения) о приеме на работу) нормами ТК РФ возлагается на работодателя.

Может ли работник требовать после увольнения документы, если при трудоустройстве сам отказался от их оформления?

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 20.08.2019 по делу № 33-6172/2019 суд высказал мнение, что трудовые отношения нужно оформлять, даже если сотрудник просит этого не делать.

Суть дела заключалась в следующем.

Работник хотел избежать обращения взыскания на зарплату по исполнительному листу. При приеме на работу он попросил не оформлять с ним трудовые отношения официально. Работодатель пошел ему навстречу. Однако после увольнения сотрудник обратился в суд.

  • Изучив материалы дела, суд установил, что согласно штатному расписанию у организации-ответчика были предусмотрены штатные единицы менеджеров по продажам, менеджера по логистике и менеджера по развитию.
  • В обоснование того, что сотрудник работал в организации, он представил доказательства фактического выполнения работы менеджера, в том числе информацию с сайтов организации, где был указан как менеджер.
  • Организация в ходе рассмотрения дела возражала против удовлетворения иска работника, при этом не оспаривала, что он выполнял обозначенную им работу, получал денежное вознаграждение, при этом трудовые отношения с ним не были оформлены по его личной просьбе.
  • В ходе рассмотрения дела истец отрицал, что трудовой договор не был оформлен по его просьбе, ссылался на то, что не был осведомлен о его отсутствии, поскольку каждый месяц своевременно получал заработную плату и выполнял возложенные на него обязанности, претензий к нему не было.
  • Суд первой инстанции пришел к выводу об установлении факта наличия трудовых отношений между работником и работодателем.

Арбитры указали, что работник в связи с его зависимым правовым положением не может нести ответственность за действия работодателя, который на основании прямого указания закона обязан своевременно и надлежащим образом оформлять трудовые отношения (ст. 68 ТК РФ). Более того, именно на работодателе лежит ответственность за последствия, возникшие при привлечении к труду работника без надлежащего оформления трудовых отношений.

В итоге суд обязал организацию выдать сотруднику трудовой договор, копии приказов о приеме и увольнении, а также выплатить ему компенсацию морального вреда.

Читайте также:  Раздел имущества у военнослужащих

Административная ответственность за ненадлежащее оформление трудовых отношений

Частью 4 ст. 5.

27 КоАП РФ предусмотрено, что уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

К сведению

За ненадлежащее оформление трудовых договоров работодатель может быть подвергнут административному наказанию в пределах срока давности привлечения к административной ответственности. Рассматриваемое нарушение не является длящимся, срок исчисляется со дня совершения нарушения, а не со дня, когда его обнаружили проверяющие. Если со дня нарушения прошло более одного года (ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ), привлечь работодателя к ответственности нельзя.

Также следует иметь в виду, что за одно и то же нарушение наложено несколько штрафов: если в протоколе указаны несколько работников, с которыми не заключены трудовые договоры, штрафовать работодателя должны однократно за всех работников, а не по отдельности за каждого (Постановление ВС РФ от 07.03.2018 № 20 АД18-3).

Кроме того, при привлечении к ответственности может быть учтен факт малозначительности нарушения. Так, Хабаровский краевой суд в Решении от 01.11.2016 по делу № 21 965/2016 освободил организацию от штрафа, поскольку посчитал незначительными нарушениями несвоевременное подписание трудового договора и несвоевременное ознакомление работника с приказом о приеме на работу.

Что делать, если не удержали НДФЛ

В общем случае НДФЛ должен быть удержан при выплате дохода и перечислен в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ). Однако есть несколько исключений:

  • пособия по временной нетрудоспособности и отпускные — НДФЛ удержите в день выплаты и перечислите в последний день месяца, в котором выплатили доход;
  • доходы в натуральной форме — удержите НДФЛ в день ближайшей денежной выплаты и перечислите в бюджет на следующий рабочий день.

С аванса удерживать НДФЛ не нужно, так как фактически данная выплата еще не является доходом сотрудника. Датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, за который начисляется доход (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому НДФЛ нужно удержать не позднее дня, следующего за днем выплаты именно зарплаты, а не аванса.

Пример. Заработную плату работникам выплатили 10 июня 2022 года. Уплатить НДФЛ в бюджет нужно на следующий день, но это выходной. В таком случае руководствуемся п. 7 ст. 6.1 НК РФ — срок уплаты переносится на следующий рабочий день, то есть на 13 июня 2022 года.

Налоговый период по НДФЛ — календарный год. Если вы забыли удержать НДФЛ и вспомнили об этом в том же году, то дальнейший порядок действий зависит от того, продолжает ли сотрудник у вас работать.

Сотрудник продолжает работать в организации

Предположим, что с зарплаты за май 2022 года у сотрудника забыли удержать НДФЛ. Бухгалтерия вспомнила об этом только в октябре 2022 года. Сотрудник продолжает работать в организации.

Решение у кейса достаточно простое. Достаточно выполнить несколько действий:

  1. Пересчитать НДФЛ за прошедшее время.
  2. Удержать «забытую» часть из будущих доходов сотрудника — в нашем примере из зарплаты за октябрь или ноябрь.
  3. Подать в ФНС корректирующий отчет 6-НДФЛ — так как забыли про «майский» НДФЛ и вспомнили о нем только в октябре, корректирующих отчетов будет два: за полугодие и за 9 месяцев.

О предстоящих удержаниях необходимо уведомить сотрудника, так как «на руки» в будущие месяцы он получит меньше денег. Также стоит предоставить ему расчет.

Из заработной платы сотрудников нельзя удержать более 50 % дохода, если НДФЛ не был удержан с материальной выгоды или дохода в натуральной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ). В других случаях ограничение составляет 20 % (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма «забытого» налога велика, удерживайте дополнительно НДФЛ в течение нескольких месяцев.

Лимит 20 % или 50 % считают от денежного дохода после удержания текущего НДФЛ. Лимит не применяется в отношении доходов, отличных от доходов в натуральной форме, в виде материальной выгоду, а также в виде оплаты труда (Письмо ФНС России от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@).

Пример. Зарплата сотрудника 50 000 рублей в месяц. С этой суммы работодатель обязан удерживать НДФЛ 13 % — 6 500 рублей в месяц. Допустим, что сотрудник полгода неправомерно получал вычет на единственного ребенка-инвалида — 13 400 рублей. Сумма неудержанного налога составит 10 452 рубля (6 500 × 6 – (50 000 — 13 400) × 13 % × 6).

Рассчитаем ограничение на удержание «забытого» НДФЛ:
(50 000 — 6 500) * 20 % = 8 700 рублей — это максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника в соответствии со ст. 138 ТК РФ.

В нашем примере сумма не удержанного налога составляет 10 452 рубля. Следовательно, удержание будем производить двумя частями:

  • 8 700 рублей в первом месяце;
  • 1 752 рубля (10 452 — 8 700) в следующем месяце.

Сотрудник перестал работать в организации

Предположим, что в мае 2022 года с зарплаты сотрудника забыли удержать НДФЛ. Вспомнили об этом только в октябре, но сотрудник уволился еще раньше — в августе 2022 года. В таком случае у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ, так как организация более не выплачивает бывшему сотруднику доходы. У данного кейса тоже есть решение.

Важно! Уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).

О невозможности удержать НДФЛ организация должна сообщить сотруднику и налоговой (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, организация должна подать в ФНС справку о доходах и суммах налога физического лица, которая входит в состав годового отчета 6-НДФЛ (Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@). 

Образец 6-НДФЛ за 2021 год со справкой о доходах физлица с суммой не удержанного НДФЛ.

Образец уведомления сотрудника о невозможности удержать НДФЛ.

Уведомить бывшего работника можно сообщением в произвольной форме или аналогичной справкой о доходах из приложения № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Передать ее можно сотруднику лично в руки, тогда желательно на своей копии получить расписку сотрудника о получении, или направить письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

После получения справки с информацией о неудержанном налоге, ФНС уведомит сотрудника о том, что он обязан уплатить НДФЛ, который с него не удержали.

Физлицо в такой ситуации должно в срок до 30 апреля предоставить в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК РФ). А неудержанный налог физлицо уплачивает до 15 июля (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Ошибку, связанную с не удержанным НДФЛ, обычно обнаруживают при подготовке отчета 6-НДФЛ за год. Поэтому возникает ситуация, когда налог забыли удержать в прошлом году, а ошибку обнаружили уже в текущем. Порядок действия зависит от того, была ли у налогового агента возможность удержать налог или нет.

Возможности удержать налог не было

Если возможности удержать НДФЛ нет, например, сотрудник уволился и в организации больше зарплату не получал, то налоговый агент должен уведомить физлицо и ФНС о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). 

Для этого организация в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, подает в ФНС годовой отчет 6-НДФЛ с заполненной справкой о доходах сотрудника.

Также организация обязана уведомить своего сотрудника о “неудержанном” НДФЛ. Для этого предоставьте ему справку о доходах лично в руке или отправьте заказным письмом.

Образец уведомления сотрудника о невозможности удержать НДФЛ.

После этого налоговая сама уведомит физлицо о необходимости в срок до 30 апреля сдать декларацию 3-НДФЛ и в срок до 15 апреля уплатить не удержанный НДФЛ.

Возможность удержать налог была, но организация ей не воспользовалась

Если организация могла удержать НДФЛ в течение года, но не стала этого делать, то применять п. 5 ст. 226 НК РФ нельзя. 

В таком случае, «забытый» НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет при выплате текущих доходов (Письмо ФНС РФ от 24.04.2019 № БС-3-11/4119@). Например, если организация не воспользовалась возможностью удержания налога в 2021 году, то его можно и нужно удержать в 2022 году. Кроме того, нужно будет подать корректировку 6-НДФЛ за 2021 год.

Образец корректировки 6-НДФЛ за 2021 год со справкой о доходах физлица с суммой не удержанного НДФЛ.

Штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы не избежать, если о неудержании НДФЛ вас уведомит ФНС (п. 1 ст. 123 НК РФ). Но если налоговый агент найдет ошибку и исправит ее раньше, то штрафа не будет (п. 2 ст. 123 НК РФ).

Кроме того, налоговая может назначить штраф только в том случае, если у организации была возможность удержать и перечислить НДФЛ в бюджет. Если такой возможности не было, то и штраф выписать не могут (п. 21 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).

Кроме штрафов, налогоплательщику могут начислить пени за несвоевременную уплату налога в соответствии со ст. 75 НК РФ. Однако здесь существует две точки зрения:

  1. Начислить пени за несвоевременную уплату НДФЛ можно. Об этом говорит п. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57. Пени взыскиваются с момента, когда налоговый агент должен был удержать НДФЛ, до наступления срока, в котором обязанность по уплате НДФЛ должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно.
  2. Взыскание пени за несвоевременное удержание НДФЛ невозможно. Об этом говорит письмо ФНС России от 04.08.2015 № ЕД-4-2/13600. Поскольку уплата НДФЛ за счет налогового агента не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ), у налоговиков отсутствуют основания для взыскания с налогового агента за его счет сумм НДФЛ, а следовательно отсутствуют и основания для взыскания пени.

В ситуациях, когда письма и разъяснения ФНС противоречат позиции Высшего Арбитражного суда РФ, руководствоваться необходимо позицией ВАС (Письмо Минфина РФ от 07.11.2013 № 03-01-13/01/47571). Поэтому наиболее вероятно, что налоговая начислит пени при несвоевременной уплате НДФЛ за сотрудников. 

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *