Начальник административно хозяйственного отдела. Должность коммерческого директора

Загадочная аббревиатура АХО, расшифровка которой невероятно проста, скрывает в себе весьма полезные функции. Это подразделение присутствует во многих компаниях, штат которых превышает 100 человек.

Называется оно административно-хозяйственный отдел. Его обязанности связаны с техобслуживанием зданий. Это может капитальный ремонт, закупка инвентаря, благоустройство прилегающей территории и прочее.

Расшифровка АХО

При грамотной работе отдела в здании все функционирует корректно, начиная водоснабжением и заканчивая лифтами. Административно-хозяйственный отдел под руководством грамотного специалиста всегда четко выполняет свои обязанности, не допуская простоев, связанных с внезапными поломками.

Специалист АХО в небольшой компании может выполнять обязанности всего отдела. Вся суть должности сводится к тому, чтобы обеспечить сотрудникам достойные условия труда при минимальных затратах.

Однако выполнение этой задачи предполагает целый комплекс мероприятий, начиная закупкой канцтоваров и заканчивая капитальным ремонтом. Работу специалиста АХО точно не назовешь простой.

Она полна сложных заданий и стрессовых ситуаций.

Зачем нужен АХО?

Чтобы предприятие могло нормально функционировать, а внезапные поломки не мешали сотрудникам выполнять свои обязанности, создаются целые отделы. Именно в их обязанности входит контроль технического состояния всех систем и проведение ремонтных или профилактических работ при необходимости.

Чтобы контролировать работу отдела, компания нанимает начальника и нескольких сотрудников. Сплоченная команда может обеспечить бесперебойное и комфортное функционирование предприятия. Если начальник АХО качественно выполняет свои обязанности, можно быть уверенным в безупречной работе всех систем: от водоснабжения до электричества.

Важно отметить, что такие подразделения есть не на каждом предприятии. Обычно это актуально, когда объем административно-хозяйственных работ довольно велик и один специалист справиться с ним не может. АХО обычно создают на крупных предприятиях, в штате которых числится не менее сотни сотрудников.

При таком масштабе важно обеспечить нормальное функционирование здания и комфортные условия для работников. Именно к этой глобальной задаче сводятся все обязанности начальника АХО и его подчиненных. Результат работы зависит от каждого из них. В небольших компаниях административно-хозяйственные функции может выполнять обычный офис-менеджер или даже руководитель.

Нужно сказать, что эта должность существовала и раньше. Однако ее представителей называли завхозами.

Должностные обязанности начальника АХО

Любая работа предполагает ответственность. Особенно это касается тех, кто занимает руководящие позиции.

Например, начальник АХО, должностные обязанности которого прописаны в инструкции, несет материальную ответственность.

Ведь ему приходится распоряжаться немалыми деньгами, которые организация может выделять на закупки. Отчитаться придется за каждую копейку. Вот почему работа начальника АХО считается стрессовой.

Список обязанностей включает:

• контроль использования помещения;
• общение с арендодателем, а также коммунальными службами;
• контроль исправности оборудования;
• заключение договоров;
• руководство другими работниками АХО;
• обустройство территории;
• мероприятия по ремонту помещений.

Что такое ЕКС?

Не каждый работодатель имеет опыт в составлении должностных инструкций. Поэтому есть вероятность, что на начальника АХО могут возложить лишние обязанности.

Проверить это можно, воспользовавшись Единым квалификационным справочником. Именно так расшифровывается ЕКС.

Здесь и сотрудник, и работодатель, составляющий инструкцию, смогут найти общие требования, которые должен исполнять начальник АХО. Обращение к справочнику ЕКС позволит избежать спорный ситуаций.

Однако если какой-либо обязанности в справочнике нет, а в должностной инструкции есть, это не повод ее не исполнять. ЕКС содержит лишь общие положения, которые могут дополняться новыми пунктами на усмотрение работодателя. Главный критерий – они не должны противоречить законодательству.

Какое образование нужно начальнику АХО?

Эта должность относится к руководящим. Поэтому к образованию начальника АХО выдвигаются некоторые требования. Возможны два варианта.

• В первом эту должность может занять специалист, окончивший вуз и отработавший два года в этой сфере.
• Во втором вакансия также доступна претендентам со средне-специальным образованием, но при наличии пятилетнего стажа.
• Среди личных качеств, которые пригодятся начальнику АХО, называют:

• коммуникабельность;
• энергичность;
• организаторские способности;
• задатки лидера.

Важный навык, которым должен владеть будущий начальник АХО, — умение работать с офисными программами.

Обычно на должность начальника АХО претендуют мужчины возраста 35-40 лет. Аналогичные вакансии женщины занимают в небольших учреждениях, работая на позиции офис-менеджера или завхоза.

Чем обоснованы такие требования?

Нужно понимать, что инструкция начальника АХО включает немало пунктов. Если кандидат ранее трудился в указанной сфере, он, скорее, освоит новые обязанности. Обычно работодатели не заинтересованы в том, чтобы тратить время на обучение. Вот почему предпочитают набирать на должность начальника тех специалистов, которые имеют опыт в административно-хозяйственной деятельности.

Сколько зарабатывает начальник АХО?

Любой кандидат, претендующий на эту вакансию, заранее поинтересуется уровнем дохода. Информация вас вряд ли обрадует. Зарплату начальника АХО точно нельзя назвать высокой. Средняя цифра по Москве – 58400 руб. Однако разброс зарплат весьма широк – от 31 до 81 тыс. рублей.

Нужно сказать, что в регионах начальники АХО зарабатывают меньше столичных коллег. Среднее вознаграждение составляет 25-40 тыс. рублей.

Что нужно знать?

В отличие от трудового договора, должностная инструкция совершенно не регулирует отношения между начальником АХО и руководством или подчиненными. Поэтому в нормативных документах не закреплена четкая структура. К инструкции, которая включает должностные обязанности начальника АХО, не предъявляются обязательные требования.

Однако за долгие годы сформировалась общепринятая структура, которая состоит из четырех основных пунктов.

1. Общие положения описывают, кто такой начальник АХО.
2. Должностные обязанности. Из этого пункта можно узнать, исполнения каких функций ожидает руководство.
3. Права. Для исполнения обязанностей начальник должен быть наделен полномочиями. Общие положения перечислены в трудовом законодательстве. Поэтому в этот раздел включают права начальника АХО, характерные для конкретного предприятия.
4. Ответственность. Обычно она отдельно описана в нормативных актах, поэтому должностная инструкция может содержать лишь некоторые отсылки к другим документам. Важно знать, что работодатель не может перекладывать на начальника АХО ответственность, которая не предусмотрена законом. Это позволит отстоять свои права.

Как стать начальником АХО?

Кандидат, претендующий на эту вакансию, должен иметь соответствующий опыт и проявить некоторую активность. Объявления обычно размещают на сайтах поиска работы.

Просматривая такие предложения, будьте внимательны. Особое внимание уделите блоку, в котором описываются требования. Рекрутеры, рассматривающие соискателей на должность начальника АХО, получают десятки резюме. Поэтому важно выделиться среди других.

Начальник – это руководящая должность. Именно от него зависит слаженность всей команды и успешное функционирование АХО. Работодатели предъявляют требования не только к стажу, но и к личным качествам.

Именно на них стоит сделать особый акцент в резюме. Важна стрессоустойчивость, организаторские способности и порядочность. Ведь компания будет доверять начальнику АХО довольно крупные денежные суммы.

Ознакомившись с обязанностями начальника АХО, вы сможете решить, насколько нужна вам эта вакансия.

АХО: что это такое, расшифровка, должностная инструкция и обязанности в 2021 году

Административно-хозяйственная служба — это подразделение компании, основная задача которого — создание условий для работы сотрудников всей организации. В обязанности АХО входит полное обеспечение бесперебойной деятельности компании: от закупки канцелярских товаров до проведения капитального ремонта помещений фирмы.

Понятие

АХО создается во всех компаниях с количеством работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения.

Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации: рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту в помещениях и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест. Бывают следующие подразделения хозяйственного отдела:

• социально-бытовой;
• материально-ресурсный;
• планово-расчетный.

При приеме на работу в отдел АХО приветствуются такие качества, как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность. Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы, поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.

Для чего создается отдел

В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях.

Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда.

Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.

Выделяются следующие функции АХО:

• покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
• ремонт помещений, устранение поломок имущества;
• соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
• материальная ответственность за имущество компании;
• поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
• заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
• обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
• контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
• организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
• контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.

Общие положения

Любое предприятие имеет положение об административном отделе. Оно слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы и ее размеров, но многие положения являются стандартными, они одинаковы во всех компаниях. Вот некоторые из них:

1. Положение определяет структуру отдела, его функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
2. Отдел осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании и решает все материально-технические вопросы.
3. Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
4. Вся работа должна соответствовать законам, актам правительства Российской Федерации, президента РФ, а также конституции РФ.
5. Отдел обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, следить за состоянием технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
6. Требования к квалификации руководителя отдела и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
7. Подразделение в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы (компании, предприятия). Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
8. За несоблюдение должностных инструкций, отсутствие трудовой дисциплины любой сотрудник отвечает перед своим непосредственным руководителем. К такому сотруднику применяются меры, предусмотренные законодательством РФ.
9. У административно-хозяйственного отдела имеется начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.

Подробности представлены на видео.

Должностные обязанности

Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:

1. Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
2. Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
3. Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.

Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет.

Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя.

Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:

• нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
• всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
• нормах и правилах охраны труда;
• всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
• правилах управления командой, организации труда;
• работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
• навыках делового общения, составления договорной документации;
• порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.

Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.

Должностные обязанности начальника АХО:

1. Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, контролирует исполнение всех должностных инструкций.
2. Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
3. Осуществляет контроль над работой технического оборудования — лифтов, системы вентиляции, осветительных приборов.
4. Составляет планы и организует работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформления во время праздников, важных мероприятий.
5. Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Подписывает договоры, ведет материальную отчетность, следит за ее составлением.
6. Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
7. Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
8. Отвечает за обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.

В крупных компаниях, у которых имеется собственный большой имущественный комплекс, работа заместителем по АХО или начальником отдела предполагает ответственность за целые здания.

Он обеспечивает комфорт всех работников компании, предоставляя рабочее место, обеспечивая быстрый доступ к нему, снабжая всем необходимым для эффективного результата, обеспечивая чистоту и порядок во всех помещениях здания, ремонт, яркое освещение, тепло в холодное время года, устранение неисправностей. Инженер, администратор, начальник имеют право:

• запрашивать сведения у других отделов, касающиеся вопросов административно-хозяйственного характера;
• наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом руководству;
• проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
• для соблюдения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
• оценивать качество работы своих подчиненных.

Права, функции и ответственность

В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:

• обеспечение крупных закупок любой техники;
• покупка, распределение канцтоваров;
• снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
• оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
• ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
• уборка, ремонт, оформление помещений;
• благоустройство уличной территории;
• организация питания в компании;
• организация работы корпоративного транспорта;
• устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
• взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
• организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
• соблюдение санитарных, противопожарных норм;
• набор сотрудников, оценка их работы;
• информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.

Все сотрудники имеют ряд обязательств:

• выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
• вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
• быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
• использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
• выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
• вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
• исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

Отдел вправе в любой момент запросить справочную информацию у любого из отделов, предлагать идеи по улучшению работы, участвовать в совещаниях и планерках по всем административно-хозяйственным вопросам.

Сотрудничество с другими отделами

Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый хозяйственник обязан выстроить рабочие связи с коллегами. Самое частое в работе отдела — получение заявок от других структур и взаимодействие с ними:

1. Бухгалтерия. Наиболее тесное сотрудничество с этим отделом обусловлено тем, что хозяйственники обязаны отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
2. Производственный отдел. Он предоставляет оборудование для организации, а хозяйственный отдел осуществляет контроль над техникой.
3. Юридический. Помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следит за соблюдением всех норм, правил законодательства РФ.
4. Отдел закупок. Проводит тендеры, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
5. Планово-экономический. Распределяет заработную плату, начисляет премии, отпускные. Главный хозяйственник организации совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
6. Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

CAO (Chief Administrative Officer) — административный директор — Answr

Специалист, занимающийся решением оперативных вопросов и обеспечивающий слаженную работу разных отделов организации.

В крупных компаниях административный директор, помимо координации работы разных отделов и служб, занимается:

• Оказанием административных услуг — прием лиц, прибывающих в служебные командировки; организация служебных командировок для своих сотрудников; организация тренингов, конференций, клиентских и корпоративных мероприятий; организация архивного хранения, управление делопроизводством и участие в инвентаризации; работа с корреспонденцией, управление курьерской службой и автопарком; составление и управление бюджетом, оптимизация расходов на административно-хозяйственные нужды; организация аттестаций и сертификаций.
• Материально-техническим обеспечением — организация рабочих мест и оснащение работников необходимым оборудованием, мебелью, оргтехникой, хозяйственными товарами и канцелярскими принадлежностями.
• Организацией работ по обслуживанию и эксплуатации зданий — проверка соответствия зданий противопожарным, санитарно-гигиеническим и корпоративным нормам; организация плановых ремонтов, текущих и капитальных ремонтов; организация работ по уборке и благоустройству помещений и прилегающих территорий.
• Организацией социально-бытового обслуживания — проведение праздничных, корпоративных, физкультурно-оздоровительных и культурных мероприятий для сотрудников; организация питания.

Для выполнения своих обязанностей административному директору предоставлен широкий круг полномочий, который позволяет ему:

• от имени организации вести переговоры с арендодателями;
• заключать договоры на поставку оборудования и канцелярских товаров, направлять в бухгалтерию документы для оплаты соответствующих счетов;
• вносить на рассмотрение руководства представления о необходимости наложения дисциплинарных взысканий, принятии на работу или увольнении сотрудников;
• в пределах своей компетенции, издавать распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации.

Ответственность

Административный директор может быть привлечен к следующим видам ответственности:

• дисциплинарной — за неисполнение распоряжений руководства, нарушение трудовой дисциплины и невыполнение своих прямых должностных обязанностей;
• материальной — за причинение вреда имуществу компании или ее сотрудников;
• административной или уголовной — за действие (бездействие) с признаками преступления либо административного правонарушения.

Необходимые навыки

На должность административного директора может претендовать руководитель канцелярии, начальник административно-хозяйственного отдела, со стажем работы на руководящей должности более двух лет, или офис-менеджер со стажем работы более пяти лет. К кандидату на должность предъявляют следующие требования:

• стаж работы и высшее образование;
• опыт работы с основными отделами организации;
• знание специфики заполнения внутренней документации;
• опыт поиска и найма новых сотрудников;
• знание основ трудовой дисциплины;
• опыт управления людьми и умение делегировать полномочия.

Для работы на должности административного директора человек должен обладать следующими личными качествами: инициативность, аналитические способности, стрессоустойчивость, напористость, решительность, ответственность, стратегическое мышление, целеустремленность и креативность.

#CAO #Chief Administrative Officer #административный директор

Статьи на эту тему

• • Кто такие CEO, CFO, CVO, CMO
  • Организации
  • Аббревиатуры для обозначения руководящих должностей на международном рынке.
• 1. CAO (Chief Accounting Officer) — главный бухгалтер
  2. Организации
  3. Специалист отвечающий за учет финансово-хозяйственной деятельности компании, ведение бухгалтерской документации и налоговое планирование.
• C
  • CAO (Chief Analytics Officer) — главный аналитик
  • Организации
  • Специалист руководящий отделом аналитики и предоставляющий руководству всю необходимую информацию о влиянии различных факторов на результаты работы организации.

Отдел АХО: как выбрать руководителя и организовать работу

12.07.2021

Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации.

Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.

Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:

• Исполнительные работники — электрики, энергетики, техники, сантехники, водители, уборщики, секретари.
• Линейные руководители — администраторы, ведущие специалисты, главные инженеры.
• Руководители АХО, технические директора.

Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.

Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.

Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:

• создание комфортных условий труда;
• хозяйственное обслуживание;
• содержание в надлежащем состоянии здания и внутренних помещений.

Как организовать работу отдела АХО в компании

Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.

В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.

Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.

Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату

У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.

Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО.

На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.

Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.

Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:

• нормах ТК РФ и внутреннем распорядке организации, всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
• нормах и правилах охраны труда;
• правилах организации труда и управления командой;
• работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
• порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.

Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.

Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»

Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.

Как служба АХО взаимодействует с другими отделами

Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.

1. Бухгалтерия. АХО отчитывается обо всех расходах и приобретениях. Необходимо предоставлять копии договоров с подрядчиками, поставщиками и арендодателями.
2. Отдел закупок. Необходимо анализировать рынок поставщиков, помогать выбрать наиболее выгодные условия закупок.
3. Производственный отдел. АХО контролирует оборудование организации, предоставленное производственным отделом.
4. Юридический. Документацию АХО нужно пропустить через юридический отдел для обеспечения соблюдения норм и правил законодательства РФ.
5. Планово-экономический. Руководитель АХО взаимодействует с отделом в части распределения зарплат сотрудникам, начисления премий и отпускных.
6. Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.

Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.

С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО

Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе.

Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации.

Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.

Получить полное представление о принципах административно-хозяйственной деятельности, разобрать на практических примерах особенности организации АХО-подразделений, условия оплаты персонала АХО и оценки эффективности их работы вы сможете на курсе «Руководитель АХО» в Учебном центе «Финконт».

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

Оставьте заявку на обратный звонок, и наш специалист свяжется с вами в кратчайшие сроки.

Свяжитесь с нами по телефону: 8800 234 5522

Начальник хозяйственного отдела

1.
Правовые основы работы начальником хозяйственного отдела

2.
Основные обязанности начальника хозяйственного отдела

3.

4.

Основные требования к начальнику хозяйственного отдела

Состояние активов организации, наличие необходимых материально-производственных запасов, а также их бухгалтерский учет во многом зависят от начальника хозяйственного отдела организации. И вот какие требования к его обязанностям, знаниям и квалификации предъявляет закон.

Правовые основы работы начальником хозяйственного отдела

Отдельная должность – начальник хозяйственного отдела – предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Но на практике вакансии начальника хозяйственного отдела могут называться по-разному: начальник административно-хозяйственного отдела/отдела хозяйственного обеспечения/хозяйственно-технического отдела и т. п.

Учтите, что должностная инструкция начальника хозяйственного отдела не должна противоречить указанному документу Минтруда.

А вот профстандарт начальника хозяйственного отдела законодательно не утвержден.

Основные обязанности начальника хозяйственного отдела

Круг должностных обязанностей начальника хозяйственного отдела сводится к следующему:

• обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, учреждения, организации, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.;
• принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов;
• организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ;
• обеспечивает подразделения предприятия, учреждения, организации мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта;
• организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности;
• контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
• организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки;
• руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных;
• организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• выполняет работы по организации табельного учета, рационального питания работников во время обеденных перерывов, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня;
• обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря;
• принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники;
• руководит работниками отдела.

Перечисленное можно использовать при составлении или анализе резюме начальника хозяйственного отдела.

Что должен знать

Выполнение функций начальника хозяйственного отдела невозможно без соответствующего набора знаний. Он должен быть следующим:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
• структура предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
• порядок ведения табельного учета;
• средства связи, вычислительной и организационной техники;
• порядок и сроки составления отчетности;
• средства механизации ручного труда;
• порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
• основы экономики, организации труда, производства и управления;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Основные требования к начальнику хозяйственного отдела

Квалификация должна быть следующей: образование начальника хозяйственного отдела – высшее профессиональное и стаж работы по специальности – не менее 2-х лет. Либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности минимум 5 лет.

Зачем компании отдел АХО и как оценить эффективность его работы?

24.08.2020

Для достижения максимальных показателей деятельности любой компании необходимо наладить работу всех подразделений.

Чтобы обеспечить комфортные условия труда на рабочих местах, фирмы создают специальное административно-хозяйственное подразделение — отдел АХО.

Именно эта структура несет ответственность за результативную работу коллектива, закупая нужные расходные материалы, поддерживая чистоту и порядок в кабинетах, обеспечивая на рабочих местах удобство и комфорт.

В чём заключаются функции АХО?

Фирма, в которой организация труда находится на высшем уровне, обречена на успех. Ведь наравне с профильными вопросами, должны решаться и хозяйственные — не менее важные и нужные. Каждый кабинет следует укомплектовать канцелярскими принадлежностями, помещения подготовить к переговорам, транспортные средства заправить горючим.

«Прикрывает» тылы фирмы руководитель АХО. В его компетенции находится довольно обширный список обязанностей. Это курирование вопросов аренды, взаимодействие с надзорными органами, руководство деятельностью персонала, обслуживающего офисное либо производственное помещение.

В функционал этой службы входит не только обеспечение жизнедеятельности компании, но и закупка мебели, приобретение оргтехники, канцтоваров, хозинвентаря, типографской продукции, необходимых расходных материалов.

Кроме этого, отдел АХО выполняет обязанности по уборке помещений, прилегающих территорий, содержания в чистоте туалетных комнат и умывальников, обеспечение их бесперебойной работы. Работники отвечают за озеленение всей территории, ухаживают за насаждениями, обеспечивают стирку и ремонт гардин, штор, чистку мебели.

Руководитель АХО разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству фирмы предложения по ремонту помещений, санитарных комнат, озеленению и благоустройству, уборке территории.

Каким должен быть руководитель АХО?

Начальник отдела АХО должен быть личностью целеустремленной, стрессоустойчивой, требовательной, коммуникабельной. Также приветствуются навыки лидерства, организационный опыт, оперативность, порядочность.

Руководитель АХО должен найти несколько вариантов оперативного решения возникшего вопроса.

Специалисту следует ознакомиться с Трудовым кодексом, внутренним распорядком организации, изучить структурные подразделения, их взаимодействие, соблюдать требования охраны труда.

Обязательным для сотрудника такого ранга является осведомленность об актах, приказах, распоряжениях, изданных для службы АХО руководством.

Начальнику подразделения необходимо обладать познаниями в области экономики, управления, разбираться в материальной отчетности, знать и соблюдать порядок ее составления и сроки сдачи. Также руководитель должен уметь разбираться в поставщиках и функционале техники.

Так как в подразделении работает целая команда рабочих разных специальностей, то руководитель должен уметь управлять людьми, распределять отпуска, вести табельный учет, определять способы наказания.

Как оценить работу АХО-шника?

Большинство сотрудников фирмы видят проявление деятельности АХО только внешне, в привычной обстановке, в отлаженной «как часы» повседневной жизни компании. Однако за этим кроется большой труд группы сотрудников, которая и составляет отдел АХО.

Эффективность деятельности этого участка, независимо от размеров и структуры, зависит от компетентности руководителя.

KPI специалиста АХО проявляется:

• в своевременном обеспечении офисных и производственных помещений оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
• грамотном планировании затрат;
• снижении затрат на закупки;
• развитии системы бережливого офиса.

Добиться таких результатов может специалист АХО, умеющий адаптироваться к любой ситуации, нацеленный на результат, исполнительный и умеющий работать в команде, ответственный, дисциплинированный, аккуратный.

Помимо этих качеств, специалист должен постоянно обучаться инновационным технологиям ведения деятельности, применяя их в соответствии со спецификой фирмы.

Абсолютно весь коллектив компании пользуется услугами АХО. Поэтому объективную оценку работы начальника и всего отдела могут дать сами сотрудники фирмы.

Функции и обязанности коммерческого директора +должностная инструкция

Статья

Коммерческим директором называют топ-менеджера, руководящего такой деятельностью, как продажа, закупка, логистика и маркетинг предприятия. Иногда он подбирает и обучает новых работников.

Обязанности

Деятельность коммерческого директора вполне разносторонняя. Человек, работающий по этой профессии, обязан решать множество вопросов в экономической, кадровой, технологической, политической и прочих сферах. Как правило, коммерческим директорам достается место главных помощников генерального директора или владельца фирмы.

Согласно инструкции, коммерческий директор должен:

• Разрабатывать коммерческую стратегию компании. Он определяет, какую позицию занимает предприятие, насколько оно ценно, какие имеются цели и как их достигать.
• Организовывать взаимодействие различных блоков в фирме. Каждый работник предприятия должен заниматься продажей. А коммерческий директор обязан сделать так, чтобы абсолютно все сотрудники были задействованы и играли свою роль в успешной работе компании.
• Определять каналы продаж. Директору важно уметь определить и подобрать самые перспективные, а затем заниматься их развитием. Каналов должно быть несколько – это обеспечит стабильные продажи.
• Формировать алгоритмы работы для каждого продающего канала. Чтобы это сделать, коммерческому директору нужно понять бизнес-процессы, определяющие продажу. Каждый алгоритм потребуется прописать и постоянно контролировать, чтобы он работал и приносил пользу.
• Контролировать менеджеров по продажам. Мало только продумать стратегию, коммерческому директору надо следить, чтобы каждый выполнял свою работу для ее успешной реализации.
• Оценивать эффективность работоспособности подразделения и улучшать ее. Для достижения успеха коммерческому директору нужно не просто придумать хорошую систему, но и наблюдать за ней, вносить новые изменения и постоянно двигаться вперед.
• Обучать менеджеров. Как новым работникам, так и существующим нужно постоянно улучшать свои знания. Поэтому коммерческому директору важно обеспечить им обучение.

Работать с поставщиками предприятия. В обязанности коммерческого директора также входит контроль поставок, ведь в продаже товаров значительную роль играет себестоимость.

• Формировать ценовую и скидочную политику. Топ-менеджер должен думать обо всех вопросах, касающихся цен и скидок, и своевременно решать их.
• Координировать маркетинговую активность. Маркетинг в продажах имеет очень большое значение и, бывает, его влияние доходит до 90% в успешности организации. Поэтому коммерческий директор должен уделять ему время.
• Снижать затраты компании. После выхода фирмы на достойное место на рынке у коммерческого директора появляется новая задача – сокращать издержки. Стоит также отметить, что в задачи коммерческого директора входит стремление получать дополнительную прибыль.

Регулярные функции

Как правило, задачи представителя этой должностиразличны в разных фирмах. Все потому, что у каждой компании свои установки, принципы управления и  контролирования рабочих процессов.

Однако из всевозможных функций, требуемых от директоров, можно выделить основные, которые заключаются в следующем:

• в проведении переговоров с поставщиками и клиентами;
• в разработке эффективных стратегий;
• в своевременном решении хозяйственных и финансовых вопросов;
• в определении и расширении каналов сбыта продукции;
• в контролировании всех трат компании;
• в составлении и выполнении политики в сфере маркетинга;
• в руководстве отделом продаж;
• в продумывании мероприятий для сокращения расходов.

Иногда сюда же можно добавить организацию логистики (сохранения, доставки, запаковки готовой продукции) и процессов производства (в случае, если оно не крупное).

Список требуемых навыков, как и список должностных обязанностей, также различается в зависимости от того, как компания устроена. Однако можно выделить самое главное. Согласно должностной инструкции, обычно директору требуется:

• иметь знания о создании стратегических планов для дальнейшего роста компании на рынке;
• понимать каждую мелочь при составлении бюджета;
• уметь контролировать и анализировать то, насколько эффективно используются ресурсы;
• знать, как обращаться со своими сотрудниками, искать новых, обеспечивать их должным обучением и хорошей мотивацией;
• иметь навыки регулирования продвижения товара и на фирме, и за ее пределами;
• уметь вести переговоры;
• обладать знаниями о том, как рекламировать свой товар или услугу;
• понимать, как найти хороший и эффективный канал сбыта.

У коммерческих руководителей также должны иметься определенные личностные качества. Так, например, по инструкции хорошему директору стоит быть:

• коммуникабельными;
• прирожденными лидерами;
• стрессоустойчивыми;
• умеющими ставить реально достижимые задачи.

Кроме этого, отличному коммерческому директору не составит труда взять на себя ответственность за деятельность компании. Такой человек станет соблюдать выполнение своих обязанностей и не оставит без внимания предъявляемые к нему требования.

Зарплата

Зарабатывать коммерческому директору удается довольно разные суммы: от 50 до 500 000 рублей ежемесячно. Все зависит от разнообразных особенностей, к примеру, от объема работы. Директора, выполняющие небольшое количество обязанностей (такие могут оказаться начальником отдела по продажам), получат меньше, чем берущие на себя руководство всем предприятием.

В среднем ежемесячная заработная плата у коммерческих директоров составляет около 100 000 рублей. В дополнение директору достается полная оплата компенсационного пакета, куда входят: содержание служебной машины или траты на бензин, услуги связи, медицинское страхование, отдых, спорт и прочее.

Ответственность и штрафные санкции

Согласно должностной инструкции коммерческого директора, специалист обязан нести ответственность за работу его компании. Таким образом, он в ответе за следующее:

• сохранение абсолютной конфиденциальности всех данных, касающихся того, как компания организована, ее материально-технического обеспечения, совершенных финансовых оборотов и маркетинговых стратегий;
• поддержание трудовой дисциплины;
• предоставление должных условий сотрудникам для их комфортной работы в компании;
• создание системы поставки товара к посреднику или сразу же к покупателю;
• поддержание безопасности на предприятии, соблюдение всех правил пожарной безопасности в подразделениях, принадлежащих ему.

Если коммерческий директор не будет исполнять свои должностные обязанности как положено, то он рискует оказаться под штрафными санкциями, к нему вправе применять взыскания. Такое происходит в ситуациях, когда руководитель:

• не выполняет распоряжения и указания вышестоящего начальства;
• не так, как надо выполняет свои обязанности, либо уклоняется от них;
• подделывает данные и отчеты, предоставляемые своему начальству, либо государственным органам;
• сам по себе нарушает трудовую дисциплину и не поддерживает ее в рабочем коллективе;
• халатно относится к мерам безопасности и подобному, из-за чего подвергает жизни и здоровье работников фирмы большому риску;
• совершает уголовное, административное либо гражданское правонарушение;
• превышает свои служебные полномочия, использует свое положение в личных целях;
• наносит материальный ущерб фирме, нарушая уголовные, административные или гражданские права либо бездействуя в случае возможной или существующей угрозы.

Коммерческий директор – важный кадр в любой организации. Ведь именно от него зависят отношения с покупателем и прибыльность фирмы.

Хотите тоже написать статью для читателей Yagla? Если вам есть что рассказать про маркетинг, аналитику, бизнес, управление, карьеру для новичков, маркетологов и предпринимателей. Тогда заведите себе блог на Yagla прямо сейчас и пишите статьи. Это бесплатно и просто