Как составить, написать и оформить коммерческое предложение: как ответить согласием, отказом, пример сопроводительного письма, образец

Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно.

Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д.

В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

• презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
• фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
• обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
• автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
• текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
• после основной части текста перечисляются приложения;
• заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

как правильно написать сопроводительное письмо к документам.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Раздел	Краткое описание	Пример
Вступление	Краткое содержание	Коммерческое предложение
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Обращение	Конкретное обращение с указанием ФИО	Уважаемый Иван Иванович!
Основная часть текста	Краткая презентация деятельности компании	Компания ООО «Светлое будущее» – ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке.
Приложения	Перечислить приложения	1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов. 2. Прейскурант — 3 листа. 3. Спецификация и модельный ряд продукции — 8 листов. 4. Фото готовой продукции — 3 листа.
Заключение	Вежливая подпись и контакты ответственного лица	Руководитель ООО «Светлое будущее» Сидорова Мария Ивановна. Исполнитель: менеджер по продажам Павлов Валентин Юрьевич , тел 111-22-33.

Пример сопроводительного письма

Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение«.

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

• Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…
• И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.
• Поэтому давайте продумаем простой план:

1. Здороваемся.
2. Представляемся.
3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
4. Указываем детали коммерческого предложения.
5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

1. Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

2. Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:
3. Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________».

Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе». 

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона». 

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц. 

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________. 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________». 

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %. 

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________. 

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Пишем коммерческое предложение и сопроводительное письмо

Вы научитесь разрабатывать коммерческое предложение, которое точно захотят читать. Расскажем, как подвигнуть клиента к сотрудничеству с вашей компанией. Как выгодно презентовать товар, продукцию или услуги компании в коммерческом предложении. Роль дизайна в коммерческом предложении. Что нужно знать о сопроводительном письме. Читайте.

Что такое коммерческое предложение

КП — это письменное приглашение к сотрудничеству предполагаемых или потенциальных клиентов. КП направляется клиенту с целью привлечения его внимания и расположение его к сотрудничеству с вами. Вся информация в нём описывается кратко, с дополнением весомых преимуществ.

Существует 3 вида предложений:

— Холодное. Данную форму письма направляют холодной аудитории, еще не знакомой с вашим продуктом и компанией. Польза такого письма не высокая. Его читают крайне редко.

— Тёплое. Работа проводится с теми клиентами, кто интересовался вашей продукцией. Это может быть «спящий» клиент, который давно не обращался к вам.

— Горячее. Является персональным. Отправляется один раз конкретному клиенту, который заинтересовался вашим холодным предложением по телефону, либо при персональной встречи.

Способы донесения КП до клиента

Доставить письмо потенциальному получателю можно несколькими способами. По электронной почте. Собираем базу из почтовых адресов предполагаемых клиентов любым удобным для вас способом.

Рассылать можно «в ручную» через Mozilla Thunderbird и Яндекс почту. И другие почтовые сервисы, позволяющие вписать сразу несколько адресов. Или найти программу рассылки email, которая будет доставлять письма большому количеству клиентов одним кликом.

Помните: отклик с холодной рассылки КП очень низкий и не сразу приносит положительные результаты.

Разместить на своем сайте. Сделать в качестве открытого файла к прочтению или в дополнение к акциям.

Провести презентацию во многолюдных аудиториях. При выборе учреждения или компании, где будете проводить презентацию, подумайте — там есть ваша целевая аудитория?

Как написать коммерческое предложение

Первоначальной задачей является выбор аудитории, которой ваше предложение будет интересно.

Если у вас есть возможность провести опрос среди тех отраслей куда будет направляться письмо. Это хороший шанс определить явные потребности. С опросами нужно быть крайне осторожным, чаще всего они могут раздражать людей.

Структура коммерческого письма

Письмо должно отвечать клиенту на ряд вопросов:

• Кто вы? Название вашей фирмы. Информация должна располагаться сверху или внизу предложения.
• Что вы предлагаете? Продукт, товар или услуга.
• Чем ваше предложение отличается от конкурентных КП? Аргументируйте.
• Какая цена? Указывайте цену, либо цену «от». Клиенты могут отказаться от предложения на этапе звонка, узнав реальную стоимость. В итоге, вы потеряете время, на оглашение цены при каждом звонке.
• Какие проблемы решает ваш продукт? В чем его польза?
• Почему выгоднее купить у вас, а не у конкурента? Покажите клиенту реальную выгоду.

Клиент заинтересовался. Что теперь? Оставьте призыв к действию. Поясните, что нужно сделать клиенту, чтобы начать сотрудничать с вами: позвонить, написать, приехать…

Идеально, когда клиенту нужно сделать одно действие, без выбора. Хорошо, когда 2 действия: написать на почту или позвонить по телефону. И перебор, когда список действий превышает 3.

Как оформлять коммерческое предложение

Коммерческое предложение рассылается по почте. Это имеет минимальный отклик. Но, при правильно выбранном дизайне можно расположить к себе клиента и даже подтолкнуть к выполнению целевого действия.

6 правил дизайна коммерческого предложения:

1. Читабельное. Текст должен легко читаться. Используйте стандартный шрифт, без засечек и излишних завитков. Отступы средние, 1,5 строки будет достаточно.
2. Структурированное. Сплошной текст делите на блоки и абзацы. В каждом тезисе выражайте одну мысль. Используйте заголовки и подзаголовки.
3. Контрастное. Используйте контрасты, как акцент для важной информации. Следите, чтобы цвета были не кричащими и едкими для глаз, это отпугивает.
4. Наглядное. Внесите графические элементы: графики, диаграммы, статистики.
5. Именное. Разместите логотип своей компании.
6. Интерактивное. Интерактивная навигация облегчит переход по слайдам. Совет: подготавливая КП в формате pdf, укажите ссылку на сайт или его конкретную страницу.

Заголовок коммерческого предложения

Первый заголовок — это важная часть всего КП. Формула работы заголовка проста: зацепите человека первыми словами и он заинтересуется вами. Эффективно действует заголовок с употреблением цифр, вопросительных заголовков, расстановка акцентов на слова, тайн и интриг.

Существует 2 формы заголовков:

• С прямым предложением. Подсказывает человеку, что ему нужно сделать.
• Интригующий. Призыв, чтобы читатель нашёл ответ на заданный вопрос в тексте.

Первый абзац КП

Абзац должен продолжать мысль заголовка, чтобы сохранить логическую цепочку. Следите за объёмом. Слишком длинный абзац рассеивает внимание клиента.

Уделите внимание проблеме, которую поможете решить клиенту с помощью своего продукта.

Середина КП

Что получит ваш клиент? Опишите, чем ваши условия выгодны. Дайте гарантии. Вызовите доверие к себе.

Аргументируйте высокую стоимость

Если цена высокая, то на это должна быть причина. Например: «Мы продаем телефон марки «незнакомка» за 56 000 руб. Это на 12 000 рублей дороже, чем в других магазинах, потому что эта модель обходится без ремонта на 24 месяца дольше».

Аргументировать цену просто:

• Разделите на составляющие.
• Поясните выгоду и экономию клиента на сроке службы.
• Дайте возможность оплатить в рассрочку.

Проработайте возможные возражения

Вы создали отличное письмо, но у партнёра есть сомнения в принятии решения? Расскажите, сколько клиентов остались довольны вашим сотрудничеством. Покажите реальные отзывы. Они станут весомым подтверждением для клиента начать доверять вам.

Предложите подарок. Если вы занимаетесь продажей авто, то предложите своему клиенту в подарок комплект резины или чехлы для салона. Подарок должен дополнять основную продукцию.

Призываем к действию

Цель вашего коммерческого предложения — это подвести партнёра к сотрудничеству.

Оставьте свои контакты для того, чтобы с вами смогли связаться. Можете употребить пару глаголов. Главное, не будьте навязчивы. Выдерживайте такт.

Типы коммерческих предложений

Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:

• Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
• Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
• Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём. Ему будет приятно читать такое письмо.

Какой объём текста нужен для КП

Пишите кратко и точно. Если вы занимаетесь холодной рассылкой, то желательно уместить предложение в одну страницу формата А4. Процент их просмотров не велик и, скорее всего, люди не будут вдаваться в подробности. Холодные предложения не продают. Они предназначены для привлечения потенциальных клиентов.

Для горячих можно расписать письмо подробнее, так как этому клиенту интересно сотрудничество с вами. Его объём может достигать 10 страниц формата А4.

Не допускайте ошибок

• Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
• Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
• Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
• Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
• Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
• Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
• Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.

Обязательно проверьте текст на ошибки.

Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является дополнением к коммерческому предложению. Несёт ознакомительную роль с принципами предложенного сотрудничества. Побуждает к чтению КП. К сопроводительному письму прилагаются:

1. прайсы с товаром.
2. цены на услугу.
3. листовка с мероприятиями компании.

Как написать сопроводительное письмо

1. Приветствие. Необходимо написать обращение к конкретному человеку, и не забудьте представиться сами.
2. Презентовать компанию. Короткое описание компании.
3. Описать услуги компании
4. Ваши преимущества. В чём отличие ваших услуг от конкурентов.
5. Конец. Ваше письмо должно закончиться уважительной подписью.

При написании текста нужно:

• Писать конкретную информацию. Не стоит писать долгие прилюдии.
• Должно быть кратким.
• Не используйте слова «коммерческое предложение». Это отпугивает клиента.
• Излагать мысли просто и ясно. Не пишите сложные терминологии
• Призыв к действию.

Сопроводительное письмо — это связующая часть между клиентом и коммерческим предложением. Именно от него зависит, затеряется ли ваше предложение среди других писем. Или послужит толчком «открыть КП» для заказчика.

Каждое предложение создаётся индивидуально. И для каждого вида услуги или товара применяются определённые психологические триггеры и уловки.

Будьте уважительны к клиенту, если вам поступил откровенный отказ (иногда с объяснением причины). Не грубите в ответ. Сегодня человек в вас не нуждается, а завтра его мнение может в корне измениться.

Не получается написать коммерческое предложение? Отправленные КП остаются без ответа? Напишите нам — составим правильное КП, которое будет работать.

Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.

Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

• каталоги продукции;
• расценки на услуги;
• сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи.

Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре.

Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:

1. Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
2. Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
3. Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
4. Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
5. Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».

Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.

Пример текста

Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:

Добрый день, уважаемый ______________________! Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.

Мы предлагаем:

• продукцию высочайшего качества;
• лучшие цены;
• скидки и отсрочки;
• оперативную доставку.

Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией. По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.

• С уважением, региональный менеджер ООО _________________
• Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

Заключение

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

1. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 
2. +7 (499) 938-59-45Это быстро и бесплатно!

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Сопроводительное письмо к коммерческому предложению


Основной целью коммерческого предложения является стремление заинтересовать адресанта в сотрудничестве. Однако, как демонстрирует практика, его нередко читают крайне невнимательно, либо не читают вовсе. Решением данной проблемы может стать составление сопроводительного письма, которое обозначит интересы составителя и его серьезные намерения на длительное совместное сотрудничество.

Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению

Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.

К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:

• очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
• краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;

Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:

• каталоги имеющихся товаров;
• прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
• периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.

Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».

Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.

Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.

Структура сопроводительного письма к коммерческому предложению

Законодательство не регламентирует внешний вид и структуру сопроводительных писем к КП. Однако, на практике сопроводительное письмо включает такие пункты:

1. Официальное обращение. Зачастую подразумевают конкретного человека в качестве адресата. Это позволяет придать письму индивидуальности и нивелировать ощущение массовой рассылки. Практически всегда используют обращение: «Уважаемый». После этого представляются.
2. Презентация организации. Подразумевается лаконичное описание преимуществ и успехов компании, а также качеств, которые позволили предприятию достигнуть тех высот, которые имеются на данный момент.
3. Перечень предоставляемых услуг. В случае, когда компания занимается товарами, также уместно приложить каталог или любой иной буклет, позволяющий адресату понять, какой у фирмы ассортимент и возможности.
4. Преимущества компании. В письме крайне важно кратко, но максимально уместно описать собственные преимущества. Стоит заранее изучить рынок и описывать свои преимущества по сравнению с конкурентами. Впрочем, прямое сравнение с ними некорректно. Исполнитель также может обозначить особые условия сотрудничества, которые компания готова предоставить исключительно для данного адресата (например, систему скидок на определенные заказы).
5. Окончание письма. В конце документа должна стоять подпись руководителя, а также приписка: «С уважением».

Раскрытие преимуществ конкретной фирмы является важным пунктом бумаги. Составителю настоятельно рекомендуется уделить этому разделу особое внимание. Практика демонстрирует, что многие составляют его шаблонно, используя стандартные формулировки, например, «Высокое качество продукции» и «Низкие цены». Подобный подход не сыграет компании на руку.

Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению

КП и прилагаемое письмо могут направляться адресату от имени всего предприятия, конкретных должностных субъектов, подразделений и даже работников. В свою очередь, адресатом может также выступать как один субъект, так и группа лиц.

даже если письмо к КП составляется в электронном варианте, его следует оформлять на фирменном бланке.

Так, важно выделить несколько рекомендаций относительно составления сопроводительного письма к КП:

1. Предметность. Уместно писать информацию, касающуюся исключительно КП. Предполагается, что если компания занимается несколькими масштабными проектами, но направляет КП только относительно одного, нет необходимости в упоминании деталей второго. Также неуместно использование излишней эмоциональности.
2. Лаконичность. Практика демонстрирует, что длинные письма читаются гораздо реже, чем краткие. Поэтому стандартное письмо подобного характера не должно занимать более одного листа.
3. Не рекомендуется использование самого выражения «Коммерческое предложение». Это может отпугнуть заказчика, натолкнуть на мысль, что компания ищет исключительно быстрой прибыли, а предоставляемые услуги или продаваемые товары не отличаются высоким качеством.
4. Доступность изложения. Не рекомендуется нагружать текст специфическими терминами и профессионализмами.
5. Стимулирование к активным действиям. Удачным решением является фиксация необходимости что-то сделать в случае, если субъекта заинтересовало предложение. Например, просмотреть дополнительный прикрепленный к письму документ, позвонить по конкретному номеру и т.д. Это обусловлено тем, что заказчики, как демонстрирует практика, не всегда сразу понимают, что именно от них требуется для заключения сотрудничества. Указание алгоритма действий облегчит его задачу.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

• Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению, исходя из практической деятельности, выглядит так:
• Общество с ограниченной ответственностью «Богемская рапсодия»
• ООО «Богемская рапсодия»

1234567 г. Санкт-Петербург, ул. Словацкого, д. 53, оф. 4929

Здравствуйте, уважаемая Лариса Анатольевна!

Вас приветствует компания ООО «Богемская рапсодия», г. Санкт-Петербург. Мы являемся студией креативной полиграфии, в стенах которой Вы сможете заказать любое полиграфическое изделие по самым доступным ценам. Компания осуществляет рассылку по всей территории России.

Мы предлагаем:

• оригинальную полиграфическую продукцию высочайшего качества;
• доступные цены, а также приятную систему лояльности для оптовых заказчиков;
• систему скидок для постоянных клиентов и отсрочки;
• оперативную доставку.

1. Во вложениях к настоящему письму Вы найдете прайс, презентацию оригинальной продукции ООО «Богемская рапсодия», а также более детальные условия работы с нашей компанией.
2. По любым возникшим вопросам звоните по телефону: +79185449929.
3. E-mail: bogema@tipograph.com
4. С уважением,
   главный менеджер ООО «Богемская рапсодия»
5. Швеленко Алиса Дмитриевна

Скачать образец сопроводительного письма к КП можно здесь.

Перед тем, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, уместно изучить цели его составления и предположительную структуру. Грамотно оформленный документ привлечет внимание адресата даже больше, чем само предложение, и позволит установить хорошие деловые связи.

(12

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной и письменной форме: пример, образец отказа от коммерческого предложения

В статье вы найдете рекомендации по написанию письма-отказа.

Содержание

• Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
• Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в письменной форме, в деловом письме: варианты, примеры, образец отказа
• Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа
• Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа
• Как вежливо и грамотно отказаться от участия в мероприятии: варианты, примеры, образец отказа
• Видео: «Как написать письмо, чтобы ответили?»

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры

Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:

• Можно отказать в неактуальных предложениях
• Не согласиться на сотрудничество
• Отказаться от требований
• Отказаться выполнять определенный объем работы
• Отказ в принятии на работу

Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо.

Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо.

Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.

Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.

Важно помнить правила:

• Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
• Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
• Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
• После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
• Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
• Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
• Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
• Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.

Как отказать и сказать нет?

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в письменной форме, в деловом письме: варианты, примеры, образец отказа

Писать письма с отказом – умение далеко не каждого начальника, секретаря, администрации и учреждения. Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации.

ВАЖНО: Содержание и способ подачи важной информации в письме свидетельствуют о том, каким уровнем обладает организация, какой у нее имидж и, конечно же, репутация.

Важно знать:

• Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
• Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
• Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
• Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
• Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.

ВАЖНО: При написании письма нужно не «сразу рубить с плеча», сообщая наинеприятнейшую информацию, а, так сказать, оставить «путь к отступлению» (если это действительно так), давая шанс еще на одну попытку совместного сотрудничества.

Какие есть рекомендации для написания письма-отказа?

Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа

В некоторых ситуациях может потребоваться написание «письма-отказа от сотрудничества».

Рекомендации:

• Начиная писать, вам следует обозначить имя того, кому вы его пишите, адрес и личные данные.
• Обязательно используйте только вежливую и деликатную форму общения.
• Обязательно поблагодарите вашего адресата за проявление интереса к организации.
• Отказывая в чем-то или кому-то, следует обязательно сослаться на обстоятельства или причины (можно прислать дополнительные бумаги).
• Если это возможно, выскажите в письме намек или надежду на то, что в дальнейшем может состояться еще одно сотрудничество.

Пример письма-отказа

Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа

Что должно быть в письме:

• Персональное обращение: вежливое, официальное, полное
• Поблагодарите человека за любое участие или заинтересованность.
• Задайте контекст
• Объясните и покажите, что вы владеете всей и только полной информацией об актуальном вопросе.
• Сообщите о том, что решение принялось, в соответствии с нормами, требованиями.
• Выразите искреннее и деликатное сочувствие
• Не забудьте отметить достоинств человека
• Не грубо и «красиво» откажите человеку
• Предложите возможные альтернативы

Письмо отказ о сотрудничестве

Как вежливо и грамотно отказаться от участия в мероприятии: варианты, примеры, образец отказа

Важные особенности:

• Правила написания письма схожи с теми, которые требуются для других официальных писем.
• Отказ пишется с учетом поступившего предложения участия в любом из мероприятий.
• Обязательно сошлитесь на обстоятельства, которые помешали Вам присутствовать на мероприятии.

Отказ письмом от мероприятия

Видео: «Как написать письмо, чтобы ответили?»